淺談學(xué)校辦公室工作的實(shí)踐與思考

周景斌

學(xué)校辦公室是在校長領(lǐng)導(dǎo)下的一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，它承辦著學(xué)校大量的日常事務(wù)管理。對(duì)外而言，它是上級(jí)與學(xué)校之間的一座“橋梁”，對(duì)內(nèi)則是校長與教師之間的另一座“橋梁”。因此，溝通與服務(wù)成了這個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)最為顯著的特點(diǎn)。

一、樹立全局觀，增強(qiáng)行政執(zhí)行力

當(dāng)前，深圳正實(shí)施“東進(jìn)”大戰(zhàn)略，著眼于未來發(fā)展藍(lán)圖。坪山新區(qū)上下鼓足了干勁，趁此東風(fēng)大力推動(dòng)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展，“執(zhí)行力”一時(shí)間成為了新區(qū)發(fā)展最突出的“字眼”。

學(xué)校理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)行政執(zhí)行力。辦公室更要順勢而為，在校長的指導(dǎo)下，站在學(xué)校發(fā)展的全局上考量工作，衡量利弊，處理事務(wù)拿得準(zhǔn)輕重緩急，在本職范圍內(nèi)全力推進(jìn)學(xué)校發(fā)展總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。辦公室還應(yīng)該以身作則營造健康的工作環(huán)境，認(rèn)真貫徹落實(shí)校長管理理念，自覺維護(hù)辦公室的良好形象。做好辦公室與各行政部門、年級(jí)組、教研組、工會(huì)、婦委會(huì)等的協(xié)調(diào)，牢固樹立全局觀念，不斷強(qiáng)化任務(wù)執(zhí)行力，促使學(xué)校行政部門工作協(xié)調(diào)有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、規(guī)范化做事，夯實(shí)工作之基礎(chǔ)

“沒有規(guī)矩，不成方圓。”規(guī)范化做事最關(guān)鍵的就是有章可循。辦公室事務(wù)雖然繁雜，但往往會(huì)通過學(xué)校制定的各項(xiàng)規(guī)章制度來落實(shí)。

比方說收發(fā)文，現(xiàn)在的做法已經(jīng)更為便捷，上級(jí)部門使用OA系統(tǒng)直接發(fā)文，這個(gè)系統(tǒng)包含了各項(xiàng)信息：發(fā)文人、發(fā)文時(shí)間、文件內(nèi)容、接收人，接收單位的處理狀況等各項(xiàng)要素，如果哪個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)，信息不能及時(shí)的上傳下達(dá)，往往會(huì)導(dǎo)致學(xué)校工作陷入被動(dòng)局面。因此，執(zhí)行文件收發(fā)務(wù)必做到規(guī)范有序，全力保障學(xué)校執(zhí)行上級(jí)要求的渠道暢通。

再如職員績效工資項(xiàng)目管理，辦公室必須嚴(yán)格依據(jù)學(xué)校制定的績效管理制度處理，政策上如有調(diào)整則毫無保留地執(zhí)行，哪些項(xiàng)目該增加，哪些項(xiàng)目要減少，工作必須很細(xì)致，因?yàn)檫@事關(guān)單位職員的績效工資發(fā)放問題，涉及群眾利益，所以做這項(xiàng)工作得有根有據(jù)，馬虎不得。

校園網(wǎng)絡(luò)管理需要規(guī)范，會(huì)務(wù)管理需要規(guī)范，人員信息填報(bào)需要規(guī)范，人事系統(tǒng)業(yè)務(wù)辦理需要規(guī)范，檔案管理需要規(guī)范，固定資產(chǎn)調(diào)撥登記需要規(guī)范，教師年度考核工作需要透明規(guī)范……，凡涉及的辦公室工作內(nèi)容如能按章辦事，則可大大地提高工作效率，從而為工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”在繁雜的辦公室事務(wù)中，離不開規(guī)范化流程，它是事前之“預(yù)”，有了它，才有了做事的思想準(zhǔn)備。

三、精細(xì)化管理，提升工作之效能

精細(xì)化管理在教育中是“用心工作、愛心育人、真心服務(wù)”的教育思想在管理中的具體體現(xiàn)，其重要性是把大家平時(shí)看似簡單、很容易做的事情用心、盡心地做好，認(rèn)真履行各自的崗位職責(zé)。充分體現(xiàn)人人都管理，處處有管理，事事見管理的局面。

首先，應(yīng)建立工作目標(biāo)計(jì)劃體系，滲透精細(xì)化管理理念。從大處著眼小處入手，細(xì)化目標(biāo)，分解成各工作要素，使管理做到把小事做細(xì)，把細(xì)事做透，做到“精、細(xì)、實(shí)、嚴(yán)”。全面滲透、落實(shí)和執(zhí)行精細(xì)化管理理念。

其次，實(shí)施層塊管理，明確職責(zé)，責(zé)任到人。精細(xì)化管理要求任務(wù)個(gè)個(gè)擔(dān)，責(zé)任人人負(fù)。辦公室在校長帶領(lǐng)下，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門工作，各部門就需要明確職責(zé)，責(zé)任到人，實(shí)行“誰分管誰負(fù)責(zé)”“誰的崗位誰負(fù)責(zé)”的崗位責(zé)任制，激發(fā)工作積極主動(dòng)性和責(zé)任心，提高工作效率，增強(qiáng)管理的透明度與可信度，使學(xué)校與教職工融為一個(gè)整體。惟有這樣，才能確保各項(xiàng)管理工作落到實(shí)處，才能獲得學(xué)校精細(xì)化管理的最佳效能，才能更好地服務(wù)師生。

第三，實(shí)施精細(xì)化管理必須從領(lǐng)導(dǎo)班子成員抓起，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)和黨員表率工程，確立“一位領(lǐng)導(dǎo)，一面旗幟；一名黨員，一個(gè)榜樣”的思想，樹立以“心系學(xué)校，真誠待人，踏實(shí)辦事”的榜樣，“以務(wù)實(shí)的作風(fēng)帶動(dòng)人，以民主的管理調(diào)動(dòng)人，以真摯的感情溫暖人，以嚴(yán)明的紀(jì)律規(guī)范人”的管理理念，自覺做到自己工作到位，相互工作補(bǔ)位，時(shí)時(shí)嚴(yán)格自律，處處以身作則，提升規(guī)章制度的執(zhí)行力，為精細(xì)化管理實(shí)施保駕護(hù)航。

四、人性化服務(wù)，促進(jìn)人與事和諧

管理工作固然強(qiáng)調(diào)規(guī)范、精細(xì)，但人的思想是復(fù)雜的，人的需求又是多層次的，因此，把管理工作落到實(shí)處，歸根到底要以人為本。尊重人、理解人、關(guān)心人、培養(yǎng)人、教育人，共同營造平等和諧的工作氛圍，才能促使人與人相處融洽，從而提高工作的成效。學(xué)校管理推行人性化服務(wù)，是規(guī)范化做事，精細(xì)化管理的有益補(bǔ)充，在某種意義上說，它可以起到更好的溝通作用。

責(zé)任編輯 龍建剛endprint