中小企業檔案管理信息化建設思考

葉俊聰

摘要：檔案是企業在經營和生產中形成的重要資源，其對促進中小企業的穩定發展具有積極作用，新時期下，隨著我國科學技術的蓬勃發展，實現檔案管理信息化已經成為其發展的必然趨勢。本文主要針對中小企業檔案管理信息化建設進行分析和研究，希望給予我國相關企業以參考和借鑒。

關鍵詞：中小企業；檔案管理；信息化建設；分析

一、中小企業開展檔案管理信息化建設的積極意義

1.提升工作成本和效率

實現檔案信息化，可以節約檔案信息查詢的時間和成本，提升檔案資源的共享程度，為使用者提供更加便捷的服務，節約企業在檔案管理方面的成本，有效提升工作效率。

2.促進企業穩定發展

實現檔案信息化能夠為企業與客戶的有效溝通提供幫助，促使企業掌握客戶的消費意向、消費能力以及消費習慣，為企業開展產品宣傳提供平臺，提升中小企業的社會影響力。

二、當前中小企業檔案管理在信息化建設中存在的幾點問題

1.缺乏足夠重視

當前，很多中小企業對檔案工作缺乏足夠的重視，甚至一些企業在實行扁平化管理的過程中，通過精簡檔案機構、分流檔案人員的方式，降低企業的管理成本，在這種思維模式下，對檔案信息化帶來了一定程度的負面影響。

2.缺乏硬件設施

檔案管理實現信息化需要相關軟件和硬件設施的支撐，但是很多中小企業經濟實力有限，更愿意將有限的資金應用于市場拓展和產品開發中，檔案信息化建設作為新生事物，沒有得到中小企業的普遍重視和認可，企業領導和大部分員工也對其缺乏足夠的熱情，沒有給予信息化建設以資金方面的支持，在缺乏硬件設施的前提下，導致相關工作難以開展。

3.安全性較差

檔案安全是信息化建設的關鍵環節，企業需要配備入侵檢測、防火墻以及網關等安全設施，進而保證檔案安全、系統安全以及網絡安全。但是當前，由于中小企業沒有配備相關安全設施，導致檔案信息化存在一定的安全隱患。

4.管理人員能力匱乏

當前，很多中小企業對于檔案管理缺乏正確認識，管理人員的薪酬也要低于其他崗位員工，而在這種較低的薪酬工資下，難以吸引到高素質的專業化人才。同時，企業對現有的檔案管理人員缺乏培訓和激勵，導致其能力和素質難以滿足信息化建設的需求。

三、實現中小企業檔案管理信息化建設的相關途徑

1.提升員工的檔案信息化意識

首先，中小企業要結合自身的具體情況，在企業內部加大檔案信息化的宣傳，為員工普及有關檔案信息化的內容與知識，提升員工對檔案管理的重視程度，充分認識檔案信息化的意義和價值；其次，中小企業領導要給予檔案信息化以高度重視，認識到檔案不僅是對企業發展歷程的記載，更是推動企業發展的原始資料，對企業競爭力的提升具有積極作用；最后，企業要針對檔案管理人員開展系統的培訓，提升管理人員的信息化水平和業務能力。

2.更新信息化管理設備

信息化檔案與紙質檔案相比較，其需要硬件設備作為支撐，因此，中小企業要結合自身具體情況，更新信息化管理設備。首先，企業要為檔案部門配備復印機、掃描儀以及計算機等現代化硬件設施；其次，企業要在遵循“高效、節約、可靠、通用”的原則下，配備檔案管理所需要的軟件設備，保證系統具有較強的安全性、兼容性以及開放性；最后，企業要結合信息化建設的經驗和成果，完善數據庫系統以及計算機網絡，提升信息建設的覆蓋面積，引入符合企業需求的管理軟件。

3.加強管理人才團隊建設

實現檔案信息化建設需要以現代化的人才作為支撐，在信息時代下，檔案管理者不僅需要具備較強的檔案管理技能和知識，同時還要掌握信息設備的操作技術，例如信息化工作以及計算機應用等技能，因此，中小企業要加強管理人才團隊建設。首先，企業要對現有檔案管理人員進行綜合考評，對無法勝任崗位的員工進行分流安排，招聘具有較強專業能力的管理人員，提升管理團隊的整體素質；其次，企業要對管理人員定期開展新技能、新知識的系統性培訓，提升管理人員的技術能力、業務水平以及職業道德；最后，企業要建立以及完善績效考核制度，對管理人員的工作量、工作態度、專業技能以及工作內容進行全面而綜合的考評，并且將其作為員工薪酬調整和崗位晉升的重要依據。

4.完善檔案安全系統

企業檔案具有傳承性、唯一性以及原始性，其具有廣泛的利用價值和社會參考價值，因此，企業需要對檔案進行科學的保管，檔案內容不僅要可讀、有效、完整以及真實，同時還要確保檔案不被泄漏或者竊取，保證檔案的歷史痕跡和原貌，因此，企業在開展信息化建設的過程中，要完善檔案安全系統。首先，企業要建立檔案風險評價體系，通過有效科學的措施和方法，預測檔案可能出現的風險，制定有效的預防措施，確保檔案的安全性以及可靠性；其次，隨著信息技術的發展，黑客、病毒以及流氓軟件的攻擊能力更強，企業想要確保信息檔案的安全，需要提升自身的免疫力，采用生物識別以及防偷竊等硬性措施，確保儲存、傳輸的檔案信息有效、完整、真實。

5.規范信息化管理流程

科學的制度以及完善的程序是實現檔案信息化管理的重要舉措，因此，中小企業要針對應用操作、數據管理、網絡系統等方面科學制定相關規范和制度。首先，企業要結合自身具體情況，在遵循系統性、開放性、兼容性以及前瞻性原則的同時，健全相關制度體系，包括檔案查閱、數據保存、檔案儲存、檔案鑒別以及檔案定義等方面，通過規范的制度保證檔案信息化的有序進行；其次，企業要根據檔案信息的保密程度和安全級別，制定不同的規范制度，明確檔案數據的存儲和組織方案；最后，企業要進一步規范檔案操作，例如制定主機房、服務器、交換器以及網絡設備的操作規范和管理制度等。

四、結語

總而言之，檔案資源是中小企業的寶貴經驗和理念傳承，其對企業的穩定發展具有積極作用，因此，企業一定要給予檔案管理信息化建設以高度重視，通過各種措施和途徑提升檔案管理工作的效率和信息化程度，進而企業發展提供更加優質的服務。