商務英語函電中禮貌原則的適用性研究

【摘要】近年來，隨著全球商務交往活動的日益頻繁，使得商務英語函電在國際貿易業務往來交流中的應用變得異常重要，不僅能進行信息溝通和交流，而且還能維持和發展商務關系。但是在商務英語函電中，不可忽視的一個問題就是如何禮貌，所以本文就商務英語函電中，常見的四種類型中的兩種類型的（好消息類和壞消息類）禮貌原則的適用性進行了研究。

【關鍵詞】商務英語函電；禮貌原則；適用性

【作者簡介】苗蓉（1983-），女，吉林大學本科，廣東省民政職業技術學院講師，研究方向：翻譯理論與實踐，商務英語寫作與函電。

商務英語函電中，與一般的函電存在較大的區別就在于語言特征。在具體的寫作中，只有確保禮貌原則得到有效的使用，才能給人一種舒暢的心情，從而建立良好的友誼，并且要做到客氣，這樣才能為貿易達成奠定基礎，即便是拒絕，也需要婉轉，不能傷害情面，才能確保友好貿易關系得到維持。商務信函中主要有四種類型，即好消息、壞消息和拒絕類以及說服類的英語函電，所以商務英語函電中，為避免出現信息傳遞模糊和句型、用詞以及語態等方面的問題，需要我們切實對禮貌原則在商務英語函電中的適用性進行研究。

一、好消息類的商務英語函電中禮貌原則的適用性研究

好消息類的商務英語函電，主要是指傳遞好消息的函電，或者是接受者樂于接受的函電。比如感謝類、邀請類和祝賀類的函電。禮貌原則的適用性主要體現在以下幾個方面：

一是在措辭方面，不管是信函還是致電，都需要在措辭中做到語言積極歡快，傳遞的信息要具體，這樣對方才能一目了然，從而更好地在函電中感受到對其的熱情和關系，進而實現函電之目的。例如：

①Congratulations on your plan being hired.

②Congratulations on your plan being selected by our company.

這兩個句子均出于同一話題中的兩封不同的祝賀函電，①雖然表達了祝賀，但是用詞模糊，并沒有具體的告知被誰錄用，這樣就可能給對方一種漠不關心的感覺，還可能認為是惡作劇。而就根據禮貌原則來看，函電人需要夸大對對方的贊美，而要盡可能地減少對對方的貶損，所以只有被正式錄用才會祝賀，避免對方誤認為是對其的諷刺。而②表達的則具體而又得當，更多的是對對方的祝賀。

二是在句子方面要做到簡潔大方，就是在用詞具體的基礎上，在好消息傳遞過程中，應做到簡潔有效，這樣對方才能更好地看到所要傳達的信息，從而促進對方對函電內容的理解。比如某商務人士在回應外賓對參加某次商務活動的邀請信回信中，若采用下列句子，從①來看，理解十分費力，而②則是簡單明了，所以在句子方面需要做到簡潔大方。（①I am glad to accept your invitation.②I am more than willing to accept your invitation to me.）

三是加強肯定句的應用。在商務英語函電中，對于好消息類的商務英語函電而言，除了做好以上兩點外，還要學會應用肯定句，才能將好的積極的消息及時地表達出來，但是為了營造出友好氣氛，可以在肯定句中適當的夸大對對方的贊揚和支持。例如在下列的案例中，案例①是抱怨對方提供的信息不全而導致無法向對方發貨，這樣就會導致對方的面子有損，與禮貌原則的面子理論相違背，所以不具備適用性。而②中則是通過應用肯定句來強調對方沒有提供規則，在暗示和提醒中確保雙方的關系得到良好的維持。（①We cant fill your order unless you send us your specification；②We will fill your order quickly when we receive your specification.）

四是注意主語動態。語態涉及了語法知識，所以主要彰顯的是主語與謂語以及動詞之中的主動關系和被動關系的一種動詞形式。一般而言，如果主語為施動者，那么隨之而來的動詞就需要采取主動語態。而主語為受動者時，那么隨之而來的動詞就需要采取被動語言。在好消息類的商務函電中，由于其信息是雙方均能直接接受，因此可以直接表達，不要拐彎抹角，不要給對方去費力揣摩所要表達的信息，這樣對方在信息理解中也就不會變的那么費力。例如在下列的回信中，②是采用的被動語態，使得對方對其的理解難度較大，而①中則能很好的表達，②中沒有明確是誰的回信，也沒有告知是誰接受的這一邀請，同時對對方也是不尊重的表現，需要在函電中引起重視。（①Im glad to accept the invitation.②Your invitation is accepted.）

二、壞消息類的商務英語函電中禮貌原則的適用性研究

這類商務英語函電，剛好與好消息類的商務英語函電中所表達的內容相反，主要表達的是消極的內容，為對方不愿意接受和看見又不得不告知對方的消息，比如投訴、拒絕、吊唁類的函電。根據禮貌原則，此類商務英語函電，其在語言上需要做到更加委婉和間接，且句式往往較為復雜。比如在對對方提供經的產品質量存在質疑時，若問題不嚴重，則需要這樣表達出來：“There are some problems about the quality of your products.”在這樣的表達中，雖然對質量問題只是輕描淡寫的提出來，但是主要是為了表明存在質量問題，雙方可以在協商下進行解決，或者是下次需要注意對質量問題的控制，這樣的表達方式，就顯得較為委婉，希望下次能確保質量。而如果是存在的質量問題較為嚴重，需要對對方提出指責或者表達自己的建議時，就可以采取這樣的方式表達出來：“We are sorry to have to complain of the quality of…，We regret to say that a part of the goods have lost a good deal of their quality by…”其中的sorry和regret在表達對對方不滿時變得更加委婉和見解，這樣既能達到表達自己的意見的同時，又能通過表達讓對方覺得的包容心、同情心和友善的感覺，這樣就能更好地促進問題的處理，最終實現雙方良好的合作和發展。

三、禮貌原則在商務英語函電中應用中的虛擬結構用法分析

上述我們從兩個方面對商務英語函電中禮貌原則的適用性進行了研究，得出的基本結論是禮貌對待、誠信表達、簡潔大方、委婉含蓄。但是在具體的表達中，還要學會掌握其句法特征，才能更好地確保禮貌原則得到嚴格遵守，以下筆者以虛擬結構用法為例，也是在實際應用中的重難點。

一般而言，由于虛擬語氣這種動詞形式較為特殊，主要是表示說話人所表達的并非事實，反而是一個愿景、架設、猜想、建議或者是回憶等。而在商務英語函電中采用虛擬結構，旨在把對方態度作為請求或者是對某種觀點確認之前的先決條件，暗示著對方不愿意也沒有關系，這里就涉及到禮貌原則中的寬容準則，對方拒絕的余地較大，請求的強加性得到了削弱，在確保雙方面子得到維護的同時又能進行很好地合作。例如在采用動詞“suggest，propose，advice”時，其后面往往是接續賓語從句后得出的虛擬結構。而當采用“if”，或者是省略“if”的條件下，從句結構也可以表達出虛擬的語氣。但是直接陳述的語氣和虛擬語氣在混合應用時，主要是為了表達出某一種愿望。

但是需要注意的是，除了虛擬結構用法外，還可以采用否定用法、引導用法等方面的句型，所以在實際商務英語函電中，為確保禮貌原則得到有效的遵循，需要我們切實掌握好其適用性，才能更好地把握禮貌的應用尺度。

四、結語

綜上所述，在商務英語函電中，禮貌原則的應用需要切實注意其適用性，并在實際應用中掌握相關語法和語態知識，結合實際針對性的進行優化和完善，才能更好地達到函電的作用和目的，實現雙方友好的合作與發展。

參考文獻：

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