淺談企業檔案工作的現狀及對策

張連枝

摘 要：企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性工作，是企業管理的重要環節，企業檔案工作強化企業內部控制、防范企業經營風險，在企業發展中起著極其重要的作用。本文分析企業檔案工作的現狀，并提出相應的管理對策，以便更好的發揮檔案工作在企業發展中的作用。

關鍵詞：企業檔案；工作；重要性；現狀；對策

企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理等活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，是企業不可或缺的信息資源和重要資產，是企業國有資產的重要組成部分。企業檔案工作是企業管理的重要組成部分，企業檔案工作本身雖不產生經濟效益，但與企業生產經營及其他業務活動有緊密的聯系，習近平同志對檔案工作非常重視，他指出，“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項工作得以推進，都離不開檔案工作。在推進全面建設小康社會的進程中，檔案工作顯得越來越重要”。科學規范的管理檔案是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。

一、檔案工作的重要性

1.檔案收集工作豐富室藏，同時綿延了企業的歷史。檔案的收集，小到一封信函，大到一個工程項目，承載著企業員工勤勞智慧的結晶，都有它存在的價值意義。檔案收集豐富室藏的同時，延續了企業的歷史發展，更為企業的生產經營提供了堅不可摧的后盾作用。收集的每一份檔案悉心整理，不忽視任何細小的環節，因為不論是現在還是未來，檔案對企業的都著舉足輕重的憑證參考作用。

2.檔案的利用發揮了檔案基本的服務作用。檔案利用，為借閱人員提供憑證參考，是檔案價值最基本最直接的體現。檔案人員通過閱覽、出借、復制、編研等方式為使用者提供服務，一份合同既能解決員工的困難，也同時避免一場糾紛案件，一份圖紙能解決工程的維修善后工作等等，檔案在服務企業發展、維護員工利益起著至關重要的作用。通過利用者對企業檔案信息的吸收、借鑒，來促進企業生產經營及其他各項工作的順利進行，促進企業的發展。

二、企業檔案工作現狀分析

中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，指出：當前，面對新形勢新任務新要求，檔案工作還存在一些不適應的地方，主要是：一些地區和部門不夠重視檔案工作，檔案事業發展的保障條件需要進一步完善，檔案的收集模式、管理手段、服務機制需要進一步創新，檔案干部隊伍素質需要進一步提高。企業檔案工作的現在主要表現在以下幾個方面：

1.全員檔案意識薄弱。企業檔案工作主要是主管領導負責，檔案部門統一管理，全員參與的的管理體制，檔案工作需要企業各個部門每個崗位工作人員共同參與，只憑檔案部門一己之力很難解決問題，檔案工作也難以從根本上做好。在不少企業，檔案工作僅是檔案工作崗位的責任，被認為是一個能擠就擠掉的事務性工作崗位，工作內容僅是狹窄的庫房保管，崗位任職資格較低，崗位任職人員流動大，做不到全過程性和全員性的保障，使得大量的檔案流失。

2.檔案收集歸檔有待完善。檔案人員有著等待檔案歸檔的慣性思維，坐等文件材料歸檔，工作方式被動，缺少對各部門各崗位文件材料的歸檔情況監管，沒有做好前端控制，使得很多文件資料應歸未歸，或者造成有價值的文件材料流失，很大程度降低了檔案的歸檔率。

3.檔案信息化管理水平不高。隨著信息技術深入廣泛的應用，電子檔案大量產生的時代，管理技術、方法、體制、流程全面挑戰傳統檔案管理制度，電子文件快速增長，但它的歸檔和長期保存成為現在企業檔案工作面臨的最大難題，傳統的檔案工作管理模式已經不適應高速發展的形勢，很多企業檔案信息化滯后，沒有把檔案信息化建設納入到企業信息化建設規劃，沒有開展系統性檔案信息化建設，導致檔案信息化工作停滯不前，嚴重影響企業的整體運營發展。

4.檔案資源利用未能深層挖掘。目前，檔案利用還停留在你借我查，流于日常的一些事務性的工作，檔案深層次的信息未能得到挖掘，檔案編研成果很少，檔案與企業文化相結合少，隱形知識未能顯現，可公開的檔案未能達到企業共享，沒有把死檔案變活，據相關調查表明，占企業知識46%的企業檔案，被很好的利用并發揮作用的僅僅12%，所有檔案沒能做到真正意義上為企業服務。

三、對企業檔案工作的對策建議

做好新形勢下企業檔案工作，從而推動企業發展具有重要的意義，根據企業檔案工作的現狀，筆者對檔案工作提出以下幾點建議：

1.轉變觀念，加大宣傳，提高企業全員檔案意識。檔案工作人員加大檔案工作的宣傳力度，創新工作思路，檔案工作跟上時代的步伐，利用“互聯網+”這個平臺，大力宣傳檔案的用途，使企業全員關注檔案，了解檔案，離不開檔案，重視檔案和檔案工作，把檔案工作看作是不可或缺的基礎性工作，營造企業良好的檔案工作氛圍，推動企業檔案工作的順利發展。

2.完善檔案收集歸檔制度，做到應歸盡歸。從檔案源頭抓起，做好前端控制，明確各部門兼職檔案員的職責，確保有價值的文件材料準確無誤、準時、保證質量的歸入檔案室，檔案人員改變過去守攤的工作模式，加大檔案歸檔的督辦力度，確保檔案收集齊全，做到應歸盡歸，豐富室藏，推動檔案資源科學配置和高效利用，對未及時歸檔或者丟失應歸文件的人員，追究其責任，并采取相應的補救措施。

3.推動檔案信息化建設，以信息化引領檔案工作。在信息化高速發展的時代，檔案的數字化、信息化逐漸占據主導地位，為加強檔案信息化建設，提升檔案工作現代化水平，企業要將檔案信息化建設納入企業信息化工作中，統一部署，同步實施。實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接，確保檔案部門對電子文件的形成、積累和歸檔的全過程監控。探索信息安全的方法，制訂技術規范、操作章程，實現從檔案管理到知識管理的轉變。同時做好檔案數字化工作，加快存量檔案數字化進程，使傳統檔案室向數字檔案室轉變。

4.加強檔案開發利用，提高檔案服務水平。目前，傳統的檔案借閱已經不能滿足企業的發展需求，檔案工作人員要改變過去“你查我看”的服務方式，創新工作思路，強化檔案的利用功能，提高服務質量，讓檔案得到高效的利用，抓住企業信息需求量大的特點，主動為企業各部門服務。采用各種方式提供檔案利用，例如，開展在線服務、遠程服務，舉辦展覽陳列、媒體報道、開發編研室存檔案等等，使蘊藏在企業檔案中的靜態信息與生產力相結合，為企業決策管理提供參考，更為企業創造更多的經濟效益。

5.加大培訓力度，提高檔案人員業務素質。隨著信息時代的發展，新形勢下的檔案管理，充滿了挑戰，檔案管理人員做為檔案管理的實施者和實現檔案信息化的中堅力量，在檔案工作中有著舉足輕重的作用，檔案人員的業務素質和責任意識是檔案工作的重要保障。而檔案信息化對檔案人員的素質提出了更高的要求，需要即懂檔案又有相關信息化方面的專業人才，因此檔案工作人員只有通過不斷學習，才能更好的適應檔案工作的需求。同時企業注重強化檔案業務培訓，讓檔案人員走出去，借鑒好的檔案工作經驗和方法，學習先進的管理技術及業務技能，從而為做好檔案工作打下堅實的基礎。

6.加強檔案工作投入力度，保證檔案工作順利開展。隨著檔案工作內容的不斷增加，對檔案載體的保管條件提出了越來越多的要求，因此需要加大對檔案管理資金的投入，除了滿足基本的辦公室、閱覽室和庫房“三室”分開及相應的保護設施，還需配備數字化檔案管理設備及相應的軟件設施，使檔案管理硬件設施滿足新形勢下檔案管理的資金需求。

四、結語

綜上所述，企業檔案工作在企業發展的過程中起著舉足輕重的作用，檔案人員要堅持不懈的做好檔案管理工作，讓檔案服務于企業、造福于全員。

參考文獻：

[1]中國檔案，2016（3）.

[2]關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見.