行政辦公系統工作體系研究

顧嫣修

[摘? ? 要] 行政辦公系統是企業管理體系的有機組成部分，新形勢、新任務、新要求給行政辦公系統帶來了新挑戰和新問題。本文嘗試通過對行政辦公系統工作進行體系評價，在戰略引領和文化建設的背景下，形成一份用于研究行政辦公評價體系效果的報告，促使行政辦公系統工作在后續的體系建設過程中適應企業管理體系要求，從而實現現有管理和未來要求的有效銜接和順利過渡。

[關鍵詞] 行政辦公系統;企業管理;未來要求

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 21. 041

[中圖分類號] F272.9? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2018）21- 0102- 02

1? ? ? 研究背景

行政辦公系統作為企業管理體系的核心組成部分，是這個大系統中最具活力、最有戰斗力的子系統，既從屬于企業管理體系，又服務于企業管理體系，同時它自身作為一個有機整體，又具備相對獨立和明確的功能，通過與企業其他職能系統相互作用，共同確保公司有效運行，在企業發展建設中發揮重要的綜合樞紐、服務窗口和參謀助手作用。因此，行政辦公系統應該是公司戰略的堅定執行者，改革創新的先行者，這需要行政辦公人員以系統的思維方式去思考、用系統的工作方式去推進，以企業戰略為引領，以管理政策為指導，以產品實現為主線，以過程管理為核心，以管理工具為抓手，開展體系建設，從職能管理為主向服務保障為主轉變，建成上下一體的行政辦公系統。

2? ? ? 研究目標

在行政辦公系統戰略引領和文化建設的背景下，利用行政辦公系統評價體系，將行政辦公系統工作從理念、文化、制度和管理等四個方面進行提升，使得行政辦公系統轉變工作方式，適應企業管理體系要求。

通過對辦公系統文化、使命、愿景及戰略的定位，細化各項管理指標，提升評價體系的科學性。通過完善指標體系具體解決以下幾方面問題：一是明確行政辦公系統的總體設計，提升總體把控能力，解決行政辦公系統結構性問題。二是強化行政辦公系統核心能力，促進各要素之間的協同力，解決行政辦公系統功能性問題。三是豐富行政辦公系統管理工具，創新管理方法，解決行政辦公系統效率和一致性問題。

3? ? ? 行政辦公系統評價體系的構成

為適應現代企業管理要求，行政辦公系統必須具有“一致性、高效性、有效性、安全性”的特性，而現實中，行政辦公系統在運轉體系和管理體系方面仍無法完全達到上述“四性”的要求，主要原因在于：一是行政辦公系統職能戰略不夠清晰;二是業務條線的建設和管理尚有差距;三是還未形成一套系統、先進的工具方法;四是辦公系統團隊建設尚有差距;五是行政辦公效率還有提升空間;六是還未形成較為系統、引導性較強、具有辦公系統特色的文化。

因此，行政辦公系統必須著力提升“謀劃能力、溝通能力、執行能力、應變能力”四大能力，扎實開展“組織建設、業務建設、隊伍建設、文化建設”四大建設，有效發揮“統籌協調、參謀助手、服務保障”三大功能。

行政辦公系統評價體系也必須在上述戰略與文化的背景下進行建設，進一步突出指標的可操作性和可考核性，優化評價結構，完善評價方法，做好評價激勵。

3.1? ?優化綜合評價結構

在綜合評價的整體框架內，簡化業務條線評價維度，優化條線設置，針對企業職能設置的實際情況，設置類似督辦工作、接待辦會、信訪工作、公文管理、檔案工作、外事工作、信息工作、保密工作、值班工作、治安保衛、公務用車等多個行政辦公業務條線。

3.2? ?完善綜合評價方法

一是加大對企業行政辦公系統“一致性、高效性、有效性、安全性”建設的支持力度和推進程度的評價。二是在評價指標設置、權重分配中充分考慮任務承擔工作量和完成質量等因素，引導行政辦公系統將工作重心轉變到建立能力、完成任務上來。三是充分量化指標，避免模糊性表達及指標設定，以便各業務條線在推行及自檢過程中有據可依。四是嘗試在部分條線推廣交叉復核機制的運用，在評價過程中促進行政辦公業務條線相互學習和借鑒。

3.3? ?突出評價的激勵作用

一是充分平衡各業務條線的重要性，按照業務條線平均分配先進名額。二是充分考慮行政辦公人員團隊內部的競爭力度，按照權重分數比例分配先進個人額度。 三是設置先進集體獎項，引導集團公司和各類所屬單位均衡行政辦公系統發展，打破條線間壁壘及行政工作界限，便于行政辦公系統強化條線合作的掌控，從而深化行政辦公系統人員“集體意識、服務意識、客戶意識”。

4? ? ? 行政辦公系統評價體系運行方法

4.1? ?提升思想意識，推動行政辦公系統一致性建設

引導企業集團及各所屬機構積極對照評價指標，統一管理政策、統一管理方法、統一管理工具，形成條線工作合力，在為公司做好服務保障的同時，增強對行政辦公系統職能的體系管理意識。

集團公司應引導各所屬機構按照行政辦公系統評價指標的有關要求，明確各自的管理要求、管理流程和聯系人，從而使得行政辦公的管理更加規范化。

4.2? ?利用多元信息化手段，提升行政辦公系統高效性運作

為更好地發揮行政辦公系統行政樞紐的作用，確保公司事務性工作有序運轉，行政辦公人員應積極開拓工作方法，利用多種信息化手段，保障信息流轉的暢通。

一方面，可以建立統一的公文管理、督查督辦、外事管理等信息化系統模塊，通過擴大辦公信息化覆蓋范圍，盡量將每項辦公業務處理過程信息化，實現行政辦公管理方法的統一、管理平臺的統一和管理信息的互聯互通。另一方面，各行政業務條線應以工作任務為出發點，利用短信群、微信群等移動平臺，建立多個工作團隊，使得信息發布可以第一時間到達所有相關人員，不受場地及電腦設備的限制，極大提高信息傳輸的效率，提升各業務條線的凝聚力。

4.3? ?加強調研和反饋，確保行政辦公系統工作的有效性

為更好地做好頂層設計，保障行政辦公系統工作的效果，一方面，應加強調研，學習相關經驗，為評價體系研究提供框架，為辦公系統工作的統籌策劃提供依據。另一方面，企業應將集團公司及各所屬機構的行政人員組成聯合團隊，相互學習，通過共性問題的借鑒、個性問題的討論，及時交流條線工作評價情況，共同推動辦公系統職能作用的發揮。

4.4? ?規范標準和流程，強化辦公系統工作安全性

行政辦公系統應梳理、制定條線工作規章制度，形成職能條線頂層制度與操作細則相匹配的兩級文件體系，從而使得行政辦公系統工作根據國家有關要求及企業發展現狀，有章可循、有據可依。

通過行政辦公評價體系的推行，使得行政辦公系統均受益匪淺，成果顯著。作為行政服務保障樞紐，行政辦公系統據此一方面可以全面有效提升自身能力，發揮好支撐和保障作用;另一方面可以優化管理流程、組織機構和工具平臺，持續提高了行政辦公效率。從而使得行政辦公的工作圍繞核心業務，持續推進制度化、流程化、標準化、信息化，實現行政辦公系統業務的規范高效運行。