大數據時代企業檔案信息化建設初探

方愛明

[摘要]信息技術的快速發展，帶來了社會信息化水平的提升，大數據是這個高科技時代的產物。而隨著企業經營規模的不斷擴大，企業在發展過程中產生的檔案數據越來越多，傳統的檔案管理辦法已經不能適應呈指數級上漲的檔案信息的管理工作，因此，檔案的信息化建設成為現代企業檔案管理的唯一出路。本文針對大數據時代的企業檔案信息化建設進行研究與討論。

[關鍵詞]大數據時代；企業檔案；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.096

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0154-02

在當今社會信息化水平飛速提高的發展階段，大數據時代已成為人們討論的熱點。隨著智能化信息終端的普及，企業在生產經營中產生的大數據迫切需要進行合理、有效的收集、整合、分析與處理，這就是企業所面臨的大數據時代。在這樣的時代，企業需要轉變傳統的檔案管理模式，將信息化建設應用到檔案管理工作中，實現信息與數據的統一整合并進行集中的分析、處理，從而提高企業的經營效率與經濟效益。

1企業檔案信息化建設的必要性

1.1檔案信息規模急劇擴張

企業檔案管理工作中，傳統的紙質檔案管理方法已無法適應企業信息化發展的需要，不能及時有效地對企業的經營決策提供參考作用。企業信息化管理中大量產生的電子文件已成為企業生產運營數據的體現，此類電子文件的數據量大、格式多樣，包含文檔文本、圖片圖像、音頻視頻等，如何從價值密度低的這些文件中快速檢索，實現價值的提純，僅僅依靠傳統的檔案系統是無法滿足的，因此，為了實現檔案數據信息的參考作用，企業只能運用云計算等新型信息化技術進行檔案管理工作。

1.2辦公自動化改變了檔案管理的工作環境

科技的發展導致辦公自動化逐漸取代了傳統的企業辦公方式，改變了原本的工作環境。現階段，企業可以運用數字化、信息化技術實現OA系統與檔案系統的對接，自動歸檔電子文件，能夠通過互聯網技術實時傳遞和存儲數據信息，實現檔案數據信息采集、處理、分析及整合的動態工作模式。

1.3檔案信息資源的重要性不斷提高

傳統的檔案管理環節，包括取閱、證明、整理、編研等，檔案管理與應用費時耗力，已無法滿足現代企業不斷加快的工作節奏，不能實現檔案信息資源利用即時、高效、集成、共享的工作需要。信息化的檔案管理模式，能夠實現檔案信息的高效整合，能夠實現海量數據的分析應用和資源共享。

2現階段企業檔案信息化建設過程中存在的問題

2.1企業檔案信息化建設成本較高

要實現企業檔案的信息化管理，企業就需要采購相關的計算機等電子設備、選聘專業化的檔案人才、開發檔案信息管理系統，還要將原本的紙質檔案進行數字化加工，形成多種格式的電子檔案，從而建立數據庫。整個過程中所消耗的資金成本、時間成本以及人力資源成本，對于規模較小、實力較弱的企業來說，是一筆很大的負擔。

2.2管理觀念與管理方法過于陳舊

現有的檔案管理工作，依然過度依賴紙質檔案的管理，他們認為數字化的檔案無法長久保存，沒有認識到數字化檔案數據庫的重要作用，無法認清檔案管理信息化建設的必要性和必然性。部分企業的管理者認為，檔案管理的信息化建設就是開發檔案信息管理系統，只是在一定程度上實現了檔案信息化管理工具的應用。然而大數據時代檔案服務的挑戰，不再是檔案信息的匱乏，而是檔案信息的泛濫，單純地靠檔案管理工具是無法實現數據的深度挖掘。

2.3檔案信息化建設整體規劃不完善

部分企業盲目追求現代化建設，過度標榜所謂的“信息化辦公”，在進行檔案信息化管理時，沒有依據企業發展的實際情況，合理開發檔案信息管理系統，檔案管理工作沒有在前端進行管控，檔案管理系統無法對接各項業務系統，從而無法實現對檔案收集的全流程管控，導致檔案管理的信息化建設虛有其表，并不能起到其應有的作用。這種情況下，也會降低企業的工作效率，為企業帶來一定的經濟損失。

2.4忽視檔案信息資源的安全性

企業的檔案信息中往往包含大量的公司機密和保密性檔案，這些檔案一旦流出將導致企業經營信息泄露，為企業帶來安全隱患和財產損失。現階段，有部分企業檔案管理人員的安全意識較差，沒能做到對檔案信息的安全管理，致使檔案管理系統受到不法分子的惡意盜取，造成信息泄露，這對企業而言是個重大打擊。

3大數據時代企業檔案信息化建設方法

3.1轉變現有的檔案管理觀念及管理方法

現有的檔案管理工作，其工作重點在于對檔案及信息的收集和存儲，認為“有一天能用得上”，忽略了檔案信息分析與處理給企業帶來的巨大作用。在大數據時代，企業領導者和檔案管理人員急需轉變管理觀念和管理方法，制定相關的檔案管理規章制度，充分實現檔案信息的合理利用，通過大數據處理技術，對企業人事、設備、資產、工作、項目、業績等相關數據進行分析，從而為企業的決策與經營服務，提高企業的經濟效益。

3.2科學建設檔案信息管理系統

首先，企業應盡快實現原有紙質檔案的數字化，并按照統計學原理進行分類和存儲。

其次，企業應開發適合本企業發展的檔案信息管理系統，通過先進的技術處理手段，使檔案信息管理系統能融入企業各項業務系統中，對檔案的收集進行有效的前端管控，確保檔案數據收集的完整性和及時性，并通過云計算技術，實現對檔案數據的分析與處理。

最后，合理應用橫縱分析和動態管理方法，在對檔案數據沿時間線進行縱向比對的同時，也同其他行業、行業中的其他企業、企業中的其他部門進行對比，及時整理相關信息，剔除無效信息，從而提高數據信息的真實性與準確性。

在檔案信息管理系統的建設工作中，企業需要注意以下幾點：①進行檔案信息錄入工作時，應當盡可能詳盡，保證數據信息的完整性；②由專門的檔案管理人員進行數據更新和檔案信息管理系統的維護工作，保證數據信息的準確性；③合理運用大數據技術，實現數據信息的快速刪除、整理、分析和比對，保證數據信息的有效性。

3.3加強企業的整體網絡系統建設

企業的整體網絡建設越完善，越能實現企業檔案管理信息化的優化與發展。企業需要引進更加專業的設備和人才，完善整體網絡建設，通過現代的信息化技術與工作方式，實現檔案的信息化建設，幫助企業提高經營效率和經濟效益。

3.4提高安全意識，加強安全管理

為了保障企業檔案管理工作的安全性能，企業應當對檔案資料與數據信息的訪問權限進行嚴格控制，禁止無關的移動存儲工具與相關設備連接，定期進行殺毒軟件的更新與升級，對企業檔案管理系統進行定期維護與更新，降低被不法分子趁乘而入的可能性，并建立企業內部網絡，與互聯網進行隔離，從而保障檔案資料信息的安全性。

4結語

大數據時代，對企業的檔案信息進行信息化建設，是符合時代發展規律及發展水平的。檔案管理人員要轉變傳統的檔案管理理念，企業應科學建設檔案信息管理系統，朝著信息服務的方向發展，凸顯檔案管理在企業經營中的作用，從而提高企業的經濟效益。endprint