信息化條件下如何進一步改進檔案管理工作

摘 要：隨著信息化的到來檔案管理工作的環境也發生了改變，有必要對檔案管理工作的方式措施進行創新改進，這樣才能與時俱進并推動檔案管理的發展，展現檔案安全管理的工作能動性。下面結合信息化發展的趨勢、環境對信息化條件下怎么能更好的做好管理檔案工作進行分析，為我國檔案管理工作做貢獻，促進我國社會發展全面建設。

關鍵詞：信息化；檔案管理；改進與創新

隨著現在科學技術不斷發展，社會發展也擺脫了工業時代的枷鎖，進入了全新的信息化時代，信息技術已成為我們生活中必不可少的一部分 ，與我們的生活息息相關有著非常重要的作用，信息是現在經濟發展的重要資源之一，信息化普及后，要使用信息化模式有效管理好檔案。當今數字化檔案管理在檔案管理中占有很大比例，所以也面臨著很多的挑戰。當前最重要是如何把原始的檔案信息、文字、圖片以信息化的方式展現出來，滿足人們的需求。

一、調整檔案的管理模式

（一）轉變傳統的檔案管理模式

把原有的實體管理轉變成信息化的管理，實體的檔案存儲量大，檔案管理部門做不到對已歸檔的檔案材料進行信息提取加工，所以檔案信息大多數都被浪費閑置。現代科技的進步經濟的發展計算機、光盤、多媒體等多種技術發展已成為現代檔案管理的重要手段，為檔案管理提供了良好的客觀環境，科技的發達促使傳統的管理模式發生轉變。

（二）創建有效信息系統

充分合理的使用電子檔案，在使用電子檔案過程中要時刻注意電子檔案安全性的問題。計算機網絡化發展越來越快，電子檔案傳播范圍越來越廣擴展速度也越來越快，數量也隨之增加，特別是計算機發展快速，然而問題就是如何防止他人侵入、病毒以及黑客的攻擊，來確保電子檔案的安全性。在日常工作當中，因為電子文件從生成到歸檔缺少完整的程序化管理，達不到系統間直接的鏈接。

二、合理運用信息化管理

（一）充分利用大數據技術

大數據的話題正在被全球廣泛傳播，所謂大數據是指無法在可承受的時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉 、管理和處理的數據集合，充分利用大數據技術來掌握龐大的檔案數據信息，將帶有意義的數據信息進行專業化的處理，從而提高檔案數據的安全性，提高對檔案數據加工能力，加工能力的增強會使檔案數據全面增值。

（二）提高檔案管理人員素質

以往傳統的檔案管理工作方式通常為人力整體進行查詢改進，現在通過計算機的應用能夠大大釋放人力物力財力，提高了勞動人員的工作效率，但是不能忽視工作人員的自身素質，因為工作人員的自身素質在管理中起到很大的作用。不但要對工作人員加以管理還要對管理設備進行全面的徹查，檔案管理人員的基本素質是非常重要的，檔案管理隊伍的建設是整個檔案管理信息化的重要關鍵。

三、創建良好的檔案服務

（一）檔案管理服務

檔案管理信息化在創建的過程中還需要仔細思考檔案的管理理論、方法、原則。現代技術的信息發展在檔案管理中普遍應用，很多方法，理論隨之而來，有很多檔案學中弊端備提出來。例如檔案工作體制的變化、檔案管理機構的問題、檔案管理人員的綜合素質問題、檔案工作參與信息化技術等等問題。

（二）推進信息化進程

人們更好的實現信息化的理想目標是建立在穩定的信息基礎設施的前提下，達到信息量的公開和信息最大程度的利用實際對于檔案建設而言，這一目標有非常重要的指引意義。檔案信息化的建設是一個漫長的階段，在這一階段，伴隨著信息技術水平的不斷提高及在檔案管理應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要隨時做出調整，檔案管理理論的創新與發展所面臨的問題業會出現一定的差異。所以，在檔案信息化建設中要有持久之戰，認識長遠立足于根本，仔細看透檔案信息化建設中當前今后會遇到的種種問題，以便日后更好的克服困難。

四、結束語

總而言之，信息時代影響著人們的生活，給人們的生活帶來了巨大的改變，同時也提高了工作的效率帶動了員工的積極性。信息化的時代下，電子檔案已經是檔案管理工作中最重要的部分。從根本的觀念意識出發從而改進檔案管理工作完善不足之處，重視信息化建設的工作才能做好措施進行改進，而且對于工作人員不僅要對自身的觀念進行發展對其自身的素質修養也應該得到提升這樣在今后工作中才能發揮出更大的作用。

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作者簡介：

李 震，山東省德州市環境衛生管理處。