電子檔案管理的發展及普及探析

[摘要]很長一段時間，人們都對紙質檔案有很強的依賴性，紙質檔案也因穩定性、可查詢、安全性高而在辦公、工作中備受人們青睞。但是隨著經濟社會的發展，工作節奏變快，信息量加大，紙質檔案越來越不適應現代工作的要求，效率不夠高，不能滿足人們工作的需要。以計算機和信息技術為基礎的電子檔案管理應運而生，憑借易搜索、高效管理、省時省力的優點很好地彌補了紙質檔案的不足，在各單位的工作當中貢獻了不少力量，得到了廣泛的應用。但是目前提高電子檔案管理效率的措施還很有限，不夠高效和科學。就發展和普及電子檔案的必要性、采取的措施進行簡要分析。

[關鍵詞]電子檔案；紙質檔案；檔案管理

[中圖分類號]G271 [文獻標志碼]A [文章編號]2096-0603（2017）27-0228-01

一、電子檔案的概念

電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案與紙質檔案相對應，是將實體檔案信息以字節、比特方式使之在電腦網絡上流動，通過使用正確的軟件，將這些字節定位到用戶所在的網絡終端，以可以被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等形式顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。電子檔案歸檔主要使用磁帶和光盤，隨著云計算時代的來臨，電子檔案還可以采用云存儲的方式，存儲在云端的網絡空間。

二、發展和普及電子檔案管理的必要性

（一）更加便捷，提高檔案管理的效率

紙質檔案管理全靠人工操作，當信息太多、檔案太多時，搜索和查閱就顯得力不從心。耗時耗力不說，還不見得能完成工作和任務。而以信息技術為基礎的電子檔案，隨時可以電腦終端對檔案進行查閱、檢索和修改，統計各種相關的數據和資料，借由信息技術的瞬時性，可以非?？旖莸赝瓿蛇@些工作，不用再去挨個翻閱紙質檔案，節省了大量的時間和精力。電子檔案是自動化辦公的典型特征，順應時代發展的潮流。檔案管理人員只需要將檔案信息通過文字、圖像、聲音等形式輸入檔案數據庫中，并根據已有分類進行分別錄入，進而對各門類進行整理和組卷即可。電子檔案大大提高了檔案管理工作的效率，檔案管理和數據分類更加快捷，科學有效。

（二）不受時間和地點的限制，更加靈活

紙質檔案由于是實物資源，需要有一定的空間來進行存儲。各單位或者部門需要查閱檔案資料時，需要到指定空間進行操作，受空間和時間的限制性比較強。電子檔案則不同，隨著科技的發展，大多數的電子檔案甚至不需要光盤等介質，只需要存儲在云端。大大節省了空間資源，只要有計算機，可以聯網，就能進行檔案管理的操作。電子檔案可以通過相關軟件和系統的設置，向各部門開通相關權限，各部門不需要到檔案部，只需要聯網、進入檔案系統即可查詢、檢索檔案信息。工作不再受時間、地點的限制，檔案信息查閱更加靈活、高效。

三、發展和普及電子檔案管理的措施

（一）完善檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度，制定詳細的電子檔案分類條目，明確各類電子檔案信息的錄入原則和要求，使電子檔案的每類信息都有明確的錄入細則可遵循。錄入檔案信息時，按照統一的規定進行，例如，電子檔案系統內的信息，錄入時都應該有以下字段：編號、檔號、名稱、時間、單位或者部門、提要等，通過這些關鍵詞，使將來的索引目錄更加方便。另外，在對電子檔案整理的過程中，最好將其拷貝到耐久性載體中進行備份，3套即可。將電子檔案納入信息管理程序中，確保檔案管理有科學的歸檔制度，才能確保電子檔案的真實性和完整性，為部門的工作提供科學有效的檔案信息。

（二）加強電子檔案的技術處理

電子檔案的操作對計算機硬件設備以及電子軟件處理的依賴性比較高，為了保證電子檔案的安全和順利使用，應該對電子檔案的技術處理不斷進行升級和維護。例如，可以通過加密、防寫等技術處理，把電子檔案信息設置成只能讀取不能修改、刪除的格式，這樣可以有效地保護電子檔案的安全，對原始信息進行加密保護，確保電子檔案信息的可靠性和正確性。

（三）按時對檔案管理員進行業務培訓

由于電子檔案管理的基礎是以計算機為核心的信息技術，科技含量高，需要管理人員具備較為專業的相關技能和科技素質。因此，為了提高電子檔案的管理水平，應該有計劃地對檔案管理人員進行培訓，聘請專業的講師進行授課，提高他們的業務水平和各方面的綜合素質，且要增加他們的實際操作鍛煉，不斷更新電子檔案管理人員的業務知識，提高他們的業務操作能力，更有效地完成電子檔案管理工作。

（四）采用雙軌制檔案管理

電子檔案管理由于對電子信息技術的依賴性比較大，電子檔案還存在著一些不穩定性和易修改性，對重要的檔案信息，可能做不到萬無一失。因此，為了更好地發揮電子檔案管理的優勢，同時確保檔案的萬無一失，應該對擁有憑證作用以及法律效力的檔案文件，進行紙質形式的保存。電子檔案、紙質檔案雙軌制管理，對重要性比較高的檔案信息進行拷貝和存檔，確保信息和數據的安全。