基層檔案管理安全性策略

【摘要】：基層檔案管理由于各種原因導致安全保密程度不夠，基層檔案的相關文檔不僅是本轄區內信息的重要組成部分，也是國家檔案體系的一部分。因此，加強基層檔案室管理，提升檔案資源安全， 不僅是規范基層單位管理的重要手段，也是為國家檔案館輸送量多質優的資料信息的必然要求

【關鍵詞】：檔案管理；重要問題；安全策略

基層檔案管理是指基層工作人員根據檔案形成的特點，利用科學的方法對檔案進行收集、整理和保管，以保證檔案的完整性、安全性和有效性，基層檔案室，如鄉鎮檔案室，是我國檔案體系的重要組成部分，加強基層檔案管理，提升基層檔案安全是完善我國檔案管理體系的重要內容。

一、檔案資源安全的重要性

（一）檔案的唯一性

檔案文件不同于其他信息資源，它對于事件、人員等信息的記錄具有唯一性，這種唯一性表現在兩個方面：其一，排他性，即檔案對于事實的記錄只能有一個版本，因為任何事件發生的真相只能有一個，所以對其進行記錄的檔案也只能有一個，這既是保證檔案可用性的重要手段，也是尊重事件真相的必然要求；其二，不可替代性，即由于受到檔案保存條件的限制，一些檔案文件的復本數量有限，同時其對于事件真相的再現起著決定性的作用。因此，檔案工作者應當采取一切有效措施維護檔案的壽命，以確保館藏檔案的安全。

（二）檔案的可用性

有效途徑檔案文件就是憑據，它記錄著一件事情發生的時間、地點、起因、經過以及結果，記錄著一個人的出生、學習、工作等各種身份信息。因此，在某種意義上講，人們在利用檔案的過程就是一個“回顧”的過程，而這一過程對于檔案應用的效果主要體現在兩個方面：其一，檔案的可用性可以讓使用人員理順事件發生的詳情；其二，通過對現有檔案資料的查詢、使用，相關部門可以通過分析總結，預見事件發展的路徑，并對后續事務的開展提供必要的指導。因此，從這兩方面來講，事件的詳情對檔案文件的依賴性要求檔案的內容必須是完整且真實的，否則就會對相關人員的檔案利用造成不可挽回的后果。

二、當前基層檔案管理中存在的問題

（一）管理意識淡薄

管理意識決定著管理態度，在當前的一些基層檔案管理中， 由于管理人員的管理意識淡薄， 導致檔案的形成、收集不及時，且由于收集渠道不夠暢通，使檔案管理中存在一些死角漏洞；而且某些基層單位檔案人員對新的檔案業務規范學習、掌握不及時，使檔案業務工作不夠規范，這也導致了基層檔案資料的缺失。

（二）管理體制不一

隨著我國機構改革的深化，各級基層組織變化頻繁，而經歷多次的機構改革后，各級基層單位檔案工作管理體制也出現了多元化的趨勢，如各基層單位中就存在著檔案館、檔案處、檔案科、檔案室等多種體制，而且由于各體制檔案的管理原則和方式不一，導致了基層檔案管理工作的困難

（三）工作發展不平衡

隨著我國經濟體制、政治體制改革的進一步深化，許多基層單位檔案工作的水平也實現了大幅度提升，但是在發展過程中，仍然有一些單位由于缺乏對檔案資源重要性的充分認識，導致其檔案管理工作停滯不前，甚至出現了裁撤、強制合并檔案管理機構，減少對檔案工作的人員和資金投入的現象，而這樣的管理失衡嚴重降低了我國基層檔案管理工作的整體水平。

（四）信息技術應用不當

隨著數字化技術的發展，檔案資料的保存方式已經突破了紙質載體的限制，實現了電子存檔，而數字化檔案有效地彌補了紙質檔案在保存中的種種弊端，但是數字化技術也不是萬能的，在當前由于一些基層單位對信息技術了解甚少、使用不當，導致文件材料的載體不一，電子文件與紙質文件的沖突，這不僅增加了檔案的整理、保管難度，還增加了檔案資源失、泄密的風險。

三、加強基層檔案管理的有效策略

（一）加強宣傳，增強基層工作人員的檔案管理意識

相關部門在加強檔案工作宣傳的過程中應從以下幾點入手：一是加強對檔案法規的宣傳；二是加強對檔案的定義、種類、載體形式等檔案基礎知識的宣傳；三是加強對檔案利用效益以及利用方法的宣傳；四是加強對檔案工作的“統一領導，分級管理”這一基本原則的宣傳；五是加強對檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等基本內容的宣傳。通過宣傳使管理人員認識到檔案的形成與個人工作的關系，以增強其管理意識。

（二）建立基層檔案管理網絡和規章制度基層檔案管理部門應建立并完善檔案管理網絡，建立本單位的檔案管理規章制度，并統一內部的檔案管理方法，以實現檔案的科學管理和有效利用。除此之外，相關部門還要加強對檔案室設施的安全管理，搭建計算機管理文件平臺，以實現資料的實時歸檔、雙重鑒定、信息保護和原始數據應用，從而確保檔案資源的安全。

（三）疏通檔案收集渠道，保證資料收集的完整度和準確度

暢通的資料收集渠道是保證檔案完整、準確的基礎，在疏通收集渠道的過程中，管理部門首先要貫徹集中統一管理的原則，避免資料分散在不同業務部門或個人手中；其次要規范收集工作的方法，形成以按制度接收，定向、定內容接受為核心的信息收集體系；再次，要把握好收集工作的細節，做到歸檔與現場收集相結合、隨時收集與集中收集相結合、收集工作與計劃管理相結合、對內收集和對外收集相結合，以保證收集工作落實到位；最后，確定收集工作的責任，并確定收集工作的原則和范圍，以保證文件材料的完整、準確。

總之，提高基層檔案管理水平不論是對于提高基層單位的信息管理，還是對于提高國家檔案管理組織體系的重要性都是不言而喻的。因此，基層檔案管理人員應該積極面對當前管理中存在的問題，利用科學的管理方法和現代化的檔案保存手段，提高檔案管理的安全性，以保證基層檔案的價值。