貨幣資金內(nèi)部控制制度探析

【摘要】：貨幣資金是單位流動(dòng)性最強(qiáng)、控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資產(chǎn)，是單位生存與發(fā)展的基礎(chǔ)。但貨幣資金具有極易發(fā)生丟失、短缺和被盜竊等現(xiàn)象，最容易被侵吞、挪用和產(chǎn)生其他舞弊行為的特點(diǎn)，存在較高的控制風(fēng)險(xiǎn)。大多數(shù)的貪污、挪用公款等違法亂紀(jì)的行為都與貨幣資金有關(guān)，建立完善而有效的貨幣資金內(nèi)部控制制度，對(duì)加強(qiáng)單位經(jīng)營(yíng)管理、保護(hù)單位財(cái)產(chǎn)安全、保證單位會(huì)計(jì)信息真實(shí)、完整等具有積極的促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】：貨幣資金；內(nèi)部控制

一、貨幣資金與貨幣資金內(nèi)部控制的概念

貨幣資金是以貨幣形態(tài)存在的資產(chǎn)。貨幣資金按其存放地點(diǎn)和用途不用，分為現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。貨幣資金是單位資產(chǎn)的重要組成部分，在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，貨幣資金起著非常重要的作用。從會(huì)計(jì)核算方面來(lái)講，貨幣資金核算并不復(fù)雜，但因其本身所具有高度流動(dòng)性，并且貨幣資金本身是一種可以充當(dāng)一般等級(jí)價(jià)物的特殊商品，具有極易發(fā)生丟失、短缺和被盜竊等現(xiàn)象，最容易被侵吞、挪用和產(chǎn)生其他舞弊行為的特點(diǎn)，存在較高的控制風(fēng)險(xiǎn)。大多數(shù)的貪污、挪用公款等違法亂紀(jì)的行為都與貨幣資金有關(guān)。建立健全的貨幣資金的內(nèi)部控制制度，就是對(duì)貨幣資金管理工作、核算過(guò)程建立健全的相互牽制、相互監(jiān)督的內(nèi)部控制制度，有效防止被貪污、挪用，防止意外事件或損失的發(fā)生，保障單位的資產(chǎn)安全完整，保證單位會(huì)計(jì)信息真實(shí)、完整。

二、當(dāng)前貨幣資金內(nèi)部控制制度的現(xiàn)狀

很多單位在實(shí)踐中總結(jié)了一些行之有效的貨幣資金內(nèi)部控制制度，但是由于缺乏對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制制度的總體研究，并沒(méi)有建立健全的貨幣資金內(nèi)部控制制度，貨幣資金內(nèi)部控制機(jī)制和制度并不很完善，忽視了貨幣資金內(nèi)部控制的關(guān)健點(diǎn)，總有一些單位出現(xiàn)會(huì)計(jì)人員、或其他經(jīng)辦人員或有關(guān)人員相互串通一氣，利用工作或職務(wù)上的便利侵吞或竊取相應(yīng)貨幣資金，損害了單位的利益，有的甚至損害了國(guó)家的利益。

缺乏有效的貨幣資金內(nèi)部控制的單位將會(huì)出現(xiàn)如下風(fēng)險(xiǎn)：1、出納或收款人員開(kāi)票時(shí)利用套寫或假?gòu)?fù)寫的方法，使發(fā)票聯(lián)與記賬聯(lián)不一致，侵吞其差額部分，有的干脆在收入現(xiàn)金時(shí)既不給付款方開(kāi)具正式收據(jù)或發(fā)票，也不報(bào)賬和記賬，有的甚至撕毀收入現(xiàn)金的票據(jù)，從而將現(xiàn)金占為已有；2、采用涂改憑證、收款不開(kāi)憑據(jù)、銷毀票據(jù)、盜用發(fā)票、虛開(kāi)發(fā)票、少列收入或多少列支出等方法，侵吞貨幣資金；3、會(huì)計(jì)人員或出納人員擅自簽發(fā)現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票套購(gòu)物品，不留存根，不記賬，將公款及實(shí)物據(jù)為已有或挪用貨幣資金，有的出納人員私自提現(xiàn)后涂改銀行對(duì)賬單上的交易金額，使其與銀行存款日記賬上的金額相符，以掩蓋銀行存款減少的事實(shí)，達(dá)到挪用的目的；4、私自背書轉(zhuǎn)讓、出借支票，出借銀行賬戶，私設(shè)戶頭從中謀取私利。

三、貨幣資金內(nèi)部控制目標(biāo)

貨幣資金內(nèi)部控制目標(biāo)是單位建立健全貨幣資金內(nèi)部控制的根本出發(fā)點(diǎn)。貨幣資金內(nèi)部控制目標(biāo)就是確保貨幣資金的完整、合法、效益、安全四個(gè)方面：1、確保貨幣資金的完整性。單位發(fā)生各項(xiàng)貨幣資金收支業(yè)務(wù)，包括各種收入及支出業(yè)務(wù)，都必須按規(guī)定記入有關(guān)賬戶。2、確保貨幣資金的合法性。貨幣資金收支業(yè)務(wù)必須符合國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)，手續(xù)必須齊備。3、確保貨幣資金的安全性。貨幣資金是唯一能轉(zhuǎn)化成任何類型的資產(chǎn)，是一切商品的媒介，最容易產(chǎn)生被侵吞、挪用、盜竊和其他舞弊行為。嚴(yán)格的貨幣資金內(nèi)部控制制度可以確保單位庫(kù)存現(xiàn)金安全，預(yù)防被侵吞、挪用和盜竊，防止貨幣資金損失。

四、貨幣資金內(nèi)部控制方法

1、加強(qiáng)職業(yè)道德教育，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

貨幣資金是由人來(lái)管理的，貨幣資金內(nèi)部控制制度的實(shí)施也是由人來(lái)執(zhí)行的，發(fā)揮內(nèi)部控制制度的作用也離不開(kāi)人員素質(zhì)的保證。單位在辦理貨幣資金業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)配備合格的人員，這些人員應(yīng)當(dāng)具有良好的職業(yè)道德，遵紀(jì)守法，廉潔奉公，忠于職守，客觀公正。同時(shí)單位對(duì)這些人員要進(jìn)行經(jīng)常性的廉政教育，增強(qiáng)從業(yè)人員遵紀(jì)守法意識(shí)，防微杜漸。培養(yǎng)會(huì)計(jì)從業(yè)人員擁有崇高的職業(yè)道德素養(yǎng)，如果沒(méi)有好的職業(yè)道德素養(yǎng)，再好的內(nèi)部控制也有可能被污辱，仍有可能出現(xiàn)違法違紀(jì)行為，仍有可能存在侵吞、挪用等違法使用貨幣資金的情況。組織各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，實(shí)行優(yōu)勝劣汰的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，任用政治思想好、職業(yè)道德高尚、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的人員從事貨幣資金業(yè)務(wù)工作，同時(shí)，要建立定期輪崗制度，避免一人長(zhǎng)期在同一個(gè)崗位上工作。這樣既可使會(huì)計(jì)從業(yè)人員能學(xué)到新業(yè)務(wù)、新知識(shí)，進(jìn)一步提高綜合工作能力，還可能使一些違法犯罪活動(dòng)因工作交接而揭示出來(lái)，收到良好的預(yù)防效果。在貨幣資金內(nèi)部控制每個(gè)環(huán)節(jié)中，各崗位都處于相互牽制的制約中，如果任何一個(gè)崗位的工作出現(xiàn)疏忽大意，均可以導(dǎo)致某項(xiàng)控制失效。

2、加強(qiáng)現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)和銀行存款收支業(yè)務(wù)的管理

現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)和銀行存款收支業(yè)務(wù)是貨幣資金內(nèi)部控制的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，要確保單位貨幣資金的完整、合法、效益、安全，重點(diǎn)要控制現(xiàn)金和銀行存款的收支業(yè)務(wù)。

現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)控制方面。現(xiàn)金支付要嚴(yán)格按照國(guó)家現(xiàn)金管理暫行規(guī)定執(zhí)行。只在支付現(xiàn)金規(guī)定范圍內(nèi)支付現(xiàn)金，超出規(guī)定范圍的，只能通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬的形式進(jìn)行結(jié)算國(guó)。嚴(yán)格執(zhí)行銀行核定的日常庫(kù)存現(xiàn)金限額，不能坐收坐支，超過(guò)庫(kù)存現(xiàn)金限額外的現(xiàn)金應(yīng)及時(shí)送存銀行，做到日清月結(jié)。單位應(yīng)當(dāng)定期和不定期地進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn)，確保現(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫(kù)存相符。發(fā)現(xiàn)不符，及時(shí)查明原因，做出處理。對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金要由有關(guān)科室組成專人小組進(jìn)行定期或不不定期的盤點(diǎn)，防止白條抵庫(kù)及挪用現(xiàn)金的現(xiàn)象發(fā)生。

對(duì)已經(jīng)取得的貨幣資金必須及時(shí)入賬，不得私設(shè)小金庫(kù)，不得賬外設(shè)賬，嚴(yán)禁收款不入賬，要經(jīng)常核對(duì)收到的貨幣資金與發(fā)票、收據(jù)入賬金額與存根聯(lián)是否一致，以確保收到的貨幣資金全部入賬。必須加強(qiáng)發(fā)票、收據(jù)的購(gòu)買、領(lǐng)用、保存的管理，專人負(fù)責(zé)存根聯(lián)與記賬聯(lián)定期或不定期的抽查核對(duì)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的錯(cuò)弊。

控制非法和不合理的現(xiàn)金流出，支出程序是否合法、合理。必須執(zhí)行嚴(yán)格的審核批準(zhǔn)程序，嚴(yán)禁擅自挪用、借出貨幣資金，首先要審核支付申請(qǐng)，看是否有理有據(jù)；其次要審核支付程序，看審批程序、權(quán)限是否正確，審批手續(xù)是否完備；最后審核資金支付辦理，看是否按審批意見(jiàn)和規(guī)定程序、途徑辦理，出納人員是否及時(shí)登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬，不屬于現(xiàn)金開(kāi)支范圍或超過(guò)現(xiàn)金開(kāi)支限額的業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)通過(guò)銀行辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算，嚴(yán)格控制大額貨幣資金支出。出納人員應(yīng)做到庫(kù)存現(xiàn)金日清月結(jié)，主管部門或負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金定期或不定期地盤點(diǎn)，確保現(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫(kù)存相符。一般月末必須對(duì)現(xiàn)金進(jìn)行盤點(diǎn)，同時(shí)也要進(jìn)行不定期的盤點(diǎn)，參與盤點(diǎn)人至少要三人以上，以保證盤點(diǎn)結(jié)論客觀公正。

銀行存款收支業(yè)務(wù)控制方面。嚴(yán)格按照支付結(jié)算辦法等國(guó)家有關(guān)規(guī)定，開(kāi)立賬戶、辦理存取款和結(jié)算業(yè)務(wù)。不能在同一銀行同一營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)開(kāi)立幾個(gè)賬戶，或者同時(shí)跨行開(kāi)戶、多頭開(kāi)戶、隨意開(kāi)戶，也不能將單位公款以個(gè)人名義私存。單位與銀行之間的對(duì)賬，每用至少核對(duì)一次。定期編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，查看單位銀行存款余額與銀行對(duì)賬單是否相符。出納人員不得同時(shí)從事銀行對(duì)賬單的獲取、銀行存款余額調(diào)節(jié)表的編制等工作。要按排其他人員負(fù)責(zé)銀行對(duì)賬單稽核和管理，每用終了，將銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，如查不符，要及時(shí)查明未達(dá)賬項(xiàng)發(fā)生的原因，發(fā)現(xiàn)其是否存在錯(cuò)弊，及時(shí)予以處理。負(fù)責(zé)銀行對(duì)賬單調(diào)節(jié)表編制人員，不能同時(shí)負(fù)責(zé)現(xiàn)金收支或編制收付款憑證。

嚴(yán)格遵守銀行結(jié)算紀(jì)律，不得簽發(fā)沒(méi)有資金保證的票據(jù)或遠(yuǎn)期支票，套取銀行信用，不得簽發(fā)、取得和轉(zhuǎn)讓沒(méi)有真實(shí)交易和債權(quán)債務(wù)的票據(jù)，不得無(wú)理由拒絕付款，任意占用他人資金。加強(qiáng)異地和同城單位之間往來(lái)款項(xiàng)的核對(duì)，確保貨幣資金支付合理，回收及時(shí)。

3、加強(qiáng)票據(jù)及印章的保管

要加強(qiáng)與貨幣資金有關(guān)票據(jù)的管理工作，明確各種票據(jù)購(gòu)買、保管、使用、背書轉(zhuǎn)讓及注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序，并專設(shè)備查簿登記，防止空白票據(jù)的遺失和盜用，設(shè)立專門的賬薄對(duì)票據(jù)的轉(zhuǎn)交進(jìn)行登記。對(duì)收取的重要票據(jù)，應(yīng)留有復(fù)印件并妥善保管。不得跳號(hào)開(kāi)具票據(jù)，不得隨意開(kāi)具印章齊全的空白支票。因填寫、開(kāi)具失誤或者其他原因?qū)е伦鲝U的法定票據(jù)，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以保存，不得隨意處置或銷毀。對(duì)超過(guò)法定保管期限，可以銷毀的票據(jù)，應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)后進(jìn)行銷毀，同時(shí)建立銷毀清冊(cè)并由授權(quán)人員監(jiān)銷。另外還要加強(qiáng)銀行預(yù)留印章的管理，應(yīng)二人以上分開(kāi)保管印章，嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需要的全部印章，不得擅自將自己保管的印章交給他人保管，也不得私自接受他人保管的印章。各類印章應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定的范圍和批準(zhǔn)程序使用，不得亂用、錯(cuò)用。印章保管人應(yīng)負(fù)起監(jiān)印責(zé)任，在監(jiān)印中應(yīng)嚴(yán)格審查，注意內(nèi)容，防止出現(xiàn)漏洞。各類印章平時(shí)不用時(shí)應(yīng)放在不同的保險(xiǎn)箱內(nèi)，做到人走章走，如果將不同人保管的印章放在同一保險(xiǎn)箱，必須由雙人持不同鑰匙同時(shí)開(kāi)啟才可以打開(kāi)，要用嚴(yán)格的管理制度來(lái)約束人、管理人，防止出現(xiàn)錯(cuò)弊。

4、加強(qiáng)不相容職務(wù)控制制度

不相容職務(wù)是指那些如果一個(gè)人或一個(gè)部門擔(dān)任，既可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為，也可能掩蓋其錯(cuò)誤和舞弊行為的職務(wù)。加強(qiáng)不相容職務(wù)控制制度就是對(duì)不相容職務(wù)進(jìn)行相互分離控制、實(shí)行授權(quán)批準(zhǔn)控制和內(nèi)部報(bào)告控制制度。對(duì)不相容職務(wù)明確規(guī)定各自職責(zé)權(quán)限，使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制約機(jī)制。貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位包括：貨幣資金支付的審批與執(zhí)行；貨幣資金的保管與盤點(diǎn)清查；貨幣資金的會(huì)計(jì)記錄與審計(jì)監(jiān)督。同時(shí)出納人員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。建立貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

授權(quán)批準(zhǔn)是批單位在辦理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)過(guò)規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)。建立貨幣資金授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù)。授權(quán)批準(zhǔn)有一般授權(quán)和特定授權(quán)兩種形式。授權(quán)批準(zhǔn)要求單位明確規(guī)定涉及會(huì)計(jì)及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等級(jí)內(nèi)容，單位內(nèi)部的各級(jí)管理者必須在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。單位有關(guān)部門或個(gè)人用款時(shí)，應(yīng)當(dāng)提前向經(jīng)授權(quán)的審批人員提交貨幣資金支付申請(qǐng)，注明款項(xiàng)的用途、金額、預(yù)算、限額、支付方式等內(nèi)容，并附相關(guān)的經(jīng)濟(jì)合同、原始單據(jù)或相關(guān)證明。審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限和相應(yīng)程序?qū)χЦ渡暾?qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)不符合規(guī)定的貨幣資金支付申請(qǐng)，審批人員應(yīng)當(dāng)拒絕批準(zhǔn)，金額重大的，還應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門。復(fù)核人員應(yīng)當(dāng)對(duì)批準(zhǔn)后的貨幣資金支付申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核貨幣資金支付申請(qǐng)的批準(zhǔn)范圍、權(quán)限、程序是否正確，手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備，金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，支付方式、支付對(duì)象是否妥當(dāng)。復(fù)核無(wú)誤后，交由出納人員等相關(guān)負(fù)責(zé)人員辦理支付手續(xù)。經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)按照審批意見(jiàn)辦理業(yè)務(wù)，對(duì)于審批人超越權(quán)限審批的貨幣資金業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理并及明向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告。出納人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)復(fù)核無(wú)誤的支付申請(qǐng)，按規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù)，及時(shí)登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

5、加強(qiáng)監(jiān)督檢查

各單位應(yīng)建立健全對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員權(quán)限，進(jìn)行定期或不定期的檢查。監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容是：相關(guān)崗位和人員的設(shè)置是否存在不相容職務(wù)混崗現(xiàn)象；授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行是否存在越權(quán)審批行為；銀行預(yù)留印章的保管是否存在全部由一人保管現(xiàn)象；票據(jù)的保管是否存在管理漏洞。對(duì)監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)積極采取有效措施，加以糾正和完善。

總之，貨幣資金的內(nèi)部控制制度是單位整個(gè)資金管理的重點(diǎn)，貨幣資金收支業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制是建立整個(gè)內(nèi)部控制制度的關(guān)鍵。建立完善而有效的貨幣資金內(nèi)部控制制度，對(duì)加強(qiáng)單位經(jīng)營(yíng)管理、保護(hù)單位財(cái)產(chǎn)安全、保證單位會(huì)計(jì)信息真實(shí)、完整，減少工作差錯(cuò)，加強(qiáng)工作人員責(zé)任心，維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律，防止或抑制違法違紀(jì)行為的發(fā)生等具有積極作用。

作者簡(jiǎn)介：施振忠（1971.02—），男，江蘇省啟東人，學(xué)歷：本科，單位：江蘇省啟東市人民檢察院。