淺談職業學校檔案管理信息化建設

[摘 要] 根據社會發展的戰略決策在不斷的變化情況下，各行各業都需要補充越來越多的新鮮人才，這個時候職業學校的出現就為市場的需求提供了一定的幫助。我們都知道學校的檔案管理是學校運行的基礎，但是當學校師生越來越多，傳統的管理方式已經不能滿足學校的高效運行時，就要尋求一種新的解決方案。隨著經濟的飛速增長，社會進入現代化、信息化、工業化的新時代，現代化建設、信息化工作都會滲入人們的工作生活當中去。這個時候需要嘗試一種新的檔案管理模式那就是信息化檔案的管理，簡單來講就是將傳統的檔案管理模式轉化為具有現代化氣息的信息化檔案管理，使管理起來更加便捷，操作起來更加簡單。

[關 鍵 詞] 職業學校；檔案管理；信息化

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）33-0270-01

一、職業學校檔案管理的重要性

職業學校的興起代表了一個時代所具有的特征，發展職業教育在我國經濟發展、勞動就業等方面具有重要意義。因為從新中國成立初期到現在的社會主義初級階段，我國對技術人才的需求是源源不斷的，這就要求職業學校擔負起他們的責任，努力為國家、為社會培養創新人才。這個時候學校的檔案管理就顯得尤為重要，因為檔案的管理折射出教育教學的方式方法，記錄著學校的歷史和文化，也承載著學校未來發展的希望，是整個學校運行下去的基本載體。學校的檔案記錄著學校的一切行為，是學校建立的憑據，是學校一切實行的體制的基本準則，學校檔案包含了一個學校的文化底蘊和歷史使命。

二、職業學校檔案管理的現狀

就目前而言，學校檔案管理方式比較傳統，大多采用紙質檔案記錄。盡管互聯網發展高速，信息化時代的來臨已經是勢不可擋，但是大多職業學校因為經費問題來源不夠穩定、校內專業設備不齊全、專業人員不夠去填滿各個職位，所以面對學校檔案管理問題很多都是采用比較隨意的處理方式。比如因為人手不夠，就會讓一些并沒有學過相關方面的人去負責整理這一塊，當他管理這些檔案時不能充分地發揮這些檔案的價值，所以說沒有專業的人員去管理檔案對學校的發展也是一種局限。

因為現在的職業學校對學校的檔案管理都不怎么重視，學校關注的都是專業問題、實驗設備問題、招生問題，對這些方面就進行了大量的投入，而對檔案管理問題就比較忽略。同時管理檔案人員流動性比較大，導致檔案管理交接有問題，造成檔案的混亂和增加人員的工作負擔。因為沒有學過專業性知識所以每個人整理檔案、存放檔案的方式都不同，這樣造成的差異會使檔案管理方面存在漏洞。

三、如何進行信息化檔案管理

首先我們應該做的是對檔案管理的現狀就行分析，解決當前的幾大問題。學校經費不足導致管理人員不夠專業化是一個問題，學校的經費都是由政府統一投入，但是因為職業學校的數目較多，所以投入比較分散，每個學校所得到的經費更是不足，在這樣的情況下，我們學校就要通過其他手段獲取資源，比如說與企業簽訂合同，讓企業為學校注資，然后給企業培養人才。這樣也是一項保障，因為職業教育的開辦僅僅靠政府的支持并不能完全解決問題，必須靠社會的力量成長起來。當經費問題解決后，我們就要對檔案管理人員的任職進行正式的培訓，不僅僅是擁有傳統的檔案管理方式的理念，也要對現代網絡技術有一定的了解和操作技能。因為只有將傳統檔案管理模式與信息化方式結合起來，才能實現檔案管理的高效運行。管理人員在經過培訓后也要不斷進行自我學習，因為時代在變化，科技在發展，我們只有不斷地學習，才能為管理工作注入新的活力，才能適應新的變化。

當檔案管理人員專業化時，檔案的具體管理就變得簡單起來，加上現代信息技術的發展和應用為我們提供了很多的便捷。首先制作出一個完善的管理體制，結合網絡技術制作一個檔案存儲系統。將傳統的紙質檔案都錄入電腦管理系統里面去，云計算會進行分析，然后整理分類，我們在需要使用的時候只用搜索就能得到我們想要的數據內容，這樣就實現了對網絡技術的高效利用，也為我們提供了方便、快捷。同時也要加大對硬件設施的投入，檔案管理信息化建設離不開計算機等硬件設備，所以只有雙方面都得到投入，學校的檔案管理信息化建設才能真正地

運行。

我們應該知道學校檔案對學校意味著什么，所以檔案管理系統必須具有非常穩定的安全系數，而且對檔案管理人員也要進行十分規范的管理。可以對檔案管理人員的出入、進出檔案管理部門的人員等多個方面安裝門禁系統，記錄每一個人的行為，提高每一個工作人員的責任意識，這樣才能使檔案管理真正嚴密起來。

對職業學校檔案管理的信息化建設，可以實現管理體制的簡單化，也能充分發揮學校檔案的作用。這是時代發展對我們的要求，信息化時代的來臨就伴隨著改革與創新，傳統模式的使用必然遭到淘汰。我們要發展進步就必須跟隨時代的腳步，使用先進的科學技術，并且不斷提高自身素質，實現更好的服務。

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