試析Office辦公軟件的Word表格應用與文檔安全

崔凱

【摘要】Office辦公軟件中的Word應用在辦公中是不可缺少的一部分，同時也是學習其他應用軟件的基礎。Word應用中的表格應用與文檔安全是運用過程中需要非常重視的方面，本文將主要論述Word表格運用中的表格調整、斜線表頭的制作、數據的排序和求和等，以及Word文檔安全中的自動加密、隱藏記錄、病毒防范和突發狀況下文檔的保護問題等。

【關鍵詞】Word表格 應用 文檔安全

計算機是人類的一項偉大發明，Office應用軟件中的Word表格應用在計算機文字處理中更是具有重要的地位，同時文檔的安全保護方法也是計算機使用者需要特別重視的。本文將介紹Word表格制作的一些技巧和Word文檔的安全保護措施。

一、Word表格制作的技巧

Word表格應用看似是一個簡單枯燥的軟件，但是如果在運用中能夠巧妙的使用一些技巧，可以發現有很多的特殊應用，具體介紹如下。

1. 表格中公式的巧妙運用

眾所周知，Word應用軟件具有很強的四則運算和函數運算功能，想要充分利用這些功能，還需要借助表格來實現，通過公式的巧妙運用實現四則運算和函數運算，具體操作如下：

（1）將插入點定位于記錄結果的單元格中，之后用鼠標單擊“表格”下拉菜單中的“公式”選項，在出現的對話框中，在等號后邊輸入運算公式或者運算函數。

（2）一般的運算公式可以直接引用單元格的形式，比如表格中用A、B、C、D表示列數，1、2、3、4表示行數時，某一個單元格等于（A4+B3）×2，它表示第一列的第四行加第二列的第三行，然后乘2。

2. 靈活地調整表格的屬性

在Word應用軟件中，可以對表格進行靈活、隨意的調整。（1）在對表格進行放大或者縮小的調整時，最簡單的方法是將鼠標移動到表格的右下方，在出現一個雙向箭頭時按住鼠標的左鍵，進行上下左右或者向右下方、左下方移動。（2）在調整表格某一行的高度或者某一列的寬度時，可以先將表格選定，然后單擊鼠標右鍵，選擇“表格屬性”，就可以對“行”和“列”進行個別的調整了。（3）在對表格的行數或列數進行增加或減少的調整時，需先將位置確定，然后鼠標單擊“表格”菜單中的“插入”或“刪除”選項，在下一級的選項中就可以對表格的行數和列數進行調整。

3. 斜線表頭的巧妙處理

在表格材料的處理過程中，經常會遇到表格第一行第一列是斜線表頭的單元格，制作這種斜線表頭表格的具體方法如下：（1）用拖動行線和列線的方法將第一行第一列的單元格設置到足夠大，同時將插入點定位在這個單元格中。（2）鼠標單擊“表格”菜單中的“繪制斜線表頭”，在出現的對話框中，依據自己的需要對“表頭樣式”進行選擇。（3）接著填入“行標題”、“列標題”“數據標題”和“字體大小”等信息。（4）要刪除斜線表頭時，先用鼠標選中要刪除的斜線表頭，選定部分周圍出現選定標識時，按下“Del”鍵就可以刪除了。

4. 表格數據的排序求和

巧妙地運用一些表格的技巧，可以對表格中的大量數據進行快速的排序和求和操作。

（1）Word軟件提供了列數據的排序功能，包括升序和降序兩種，排序操作首先要將鼠標定位于要進行排序的數列上，然后單擊對應菜單上的排序命令；需注意的是，行數據不能進行橫向排序，以及首行數據不能進行排序。

（2）表格中數據的求和操作，可以直接單擊“表格和邊框”工具欄上的“自動求和”，對每一行每一列的數據進行匯總。特別注意的是，當進行一列的數據求和時，鼠標要定位在這列數據的最下端的單元格上；一行數據求和時，鼠標要定位在這行數據的最右端；如果求和單元格的左方或者上方表格中都有數據，那么會優先進行列求和。

二、Word文檔的安全保護措施

計算機用戶對文字進行處理是工作中非常重要的部分，但是處于某些原因，用戶需要對文檔進行安全的保護，這種保護既包括文檔信息不被其他未授權的用戶查閱到，還包括避免病毒、失誤操作等對文檔的損害，保證其完整性。下面具體介紹幾點保護Word文檔安全的方法和措施。

1、文檔記錄的隱藏。通常情況下，我們在打開Word時，單擊“文件”菜單，就會默認顯示出最近使用的四個文件，我們打開過的文檔就完全暴露出來，很容易被別人發現。為了保密，我們不希望最近編輯過的文件被別人查閱，那就可以在“工具”→“選項”→“常規”中取消“列出最近所用文檔”的選項。然而在Windows的“開始”菜單中，“文檔”子菜單會展示出用戶最近使用過的所有文件，因此需要對其進行及時的清除。頻繁的清除操作過于繁瑣，我們可以通過注冊表中刪除“開始”菜單中的“文檔”來實現。

2. 為文檔設置密碼。文檔如果僅想授權給部分用戶，那么可以為其設置密碼，選擇“文件”→“另存為”→“工具”中的“常規選項”，在密碼框中輸入密碼，之后進行確認即可。在Word軟件中提供了“打開權限密碼”和“修改權限密碼”這兩種類型的密碼用于保護文檔。

3. 宏病毒防范。Word軟件中提供了對宏病毒的警告和保護，用戶可以在“工具”→“宏”→“安全性”中的對話框里設置安全的級別，建議將其設置為“高”或者“中”。還要注意的是，Word只能在一定程度上起到預防宏病毒的作用而不能殺毒，因此要真正杜絕宏病毒，需要安裝防病毒的軟件。

4. 突發事件的文檔保護。一些突發事件，比如停電、死機等，會導致文檔沒能保存，這就需要我們充分利用“自動保存”的功能，在“工具”→“選項”→“保存”中設置“自動保存的間隔時間”。之后再遇到突發事件，Word會在再次使用時自動打開恢復的文件。

三、小結

Word表格在文檔的制作過程中應用的很廣泛，需要用戶熟練掌握表格制作的方法和技巧，提升文檔處理的質量和效率。當然，在實際工作過程中，還會發現有很多Word表格的應用技巧和文檔的安全保護方法，這就要我們在具體的操作中不斷去探索和學習，認真進行總結和積累，讓軟件應用地更安全，更好地為我們服務。

參考文獻：

[1]周佩娟. Office辦公軟件的Word表格應用與文檔安全

[J].電腦迷，2016，（10）：185.