人力資源管理中人事檔案管理的作用

莫小玲

摘 要：人事檔案管理以信息載體的角色，在人員信息組織中占據關鍵地位。即妥善且適宜的人事檔案管理，不僅可加快企事業人力資源的開發、利用，還可維持企事業持續發展的目標。鑒于此，本文首先對人事檔案管理的重要性予以探討，結合人力資源管理中人事檔案管理積極作用及消極作用的闡述，提出相關整改措施，意在促進企事業人力資源管理水平的提升。

關鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；作用

無論是國家機構，還是社會組織，于人事管理中均會存在人事檔案，即通過對職工個人經歷、工作表現及德能勤績等信息的記錄，以便更好為企業事業人力資源管理奠定基礎。在此過程中，人事檔案作為信息儲存載體，是人才識別和選拔的前提，借助和人事資源管理工作，以相互影響及相互促進的優勢，對企事業經營管理實施嚴格管控。

1 人力資源管理中人事檔案管理的重要性

（一）概念

人力資源管理：以科學方法為基準，融合企事業經營戰略思想，將人力資源戰略、規劃及職位等實施剖析，用以做好資源調配、開發培訓、激勵考核和凝集整合等工作，繼而切實職工價值、企業目標。目前，企事業人力資源管理工作，往往涉及人力資源規劃、招聘培訓和績效管理、薪酬福利管理、勞動管理等內容。

人事檔案管理：是指在人事活動中呈現的職工個人經歷、工作情況和家庭情況等信息，主要用于對職工品德、工作表現和才能的記錄和反映，屬于企事業文件資料。其在實體管理中，往往包含檔案收集和鑒定、保管及登記、統計與檢索等工作。

（二）重要性

關于人事檔案管理在人力資源管理中的重要性，筆者建議可從以下三點予以說明：其一，人事檔案通過對職工動態軌跡的記錄，便于企事業領導對職工過去、現在的資歷予以審查，以供預測職業規劃的執行。同時，人事檔案借助價值信息的呈現，加快人才挖掘，在人力資源管理中起到揚長避短效果的同時，彰顯人才管理的效力。其二，結合人事檔案對職工信息的深入剖析，繼而強化對內企事業內部職工的管控。即利用人事檔案管理中信息共享的優勢，融合資源優化配置工作的思考，按照職工能力及特點的差異，遵循“人才有序、合理流動”的原則，用以在彰顯人才優勢的背景下，切實企事業持續發展的目標。其三，企事業組織部作為影響人力資源的關鍵點，只有做好人力資源檔案管理工作，方可在明確人才需求的同時，擬定適宜的人才選拔方案。

2 人力資源管理中人事檔案管理的積極作用及消極作用

（一）積極作用

首先，提供可靠數據。借助人事檔案管理工作的開展，企事業領導能夠全面對職工業績、表現、發展動態予以掌握，且還可依據職工個人經歷，便于人力資源調配工作的施行。在此過程中，人事檔案主要通過價值性信息的儲存，有助于人力資源管理中對人才的挖掘，提高企事業經營效益。此外，人事檔案還可依據職工動態，對其職業能力予以考核，擬定相應的職業規劃，避免人才埋沒、人才壓制等現象。

其次，便于資源優化。科學且適宜的人事檔案，能夠在信息共享的前提下，結合人力資源管理的方式，對人才予以管理及利用，以此達到資源優化的目標。然而，若要在人力資源優化期間，存在人才優勢、特長等方面的差異性問題，則可通過問題解析的方式，采用“因人而異、因事選人”的原理，既是彰顯人才優勢的前提，又可保證人才流動的合理性，為企事業經濟效益的提高夯實基礎。

再次，合理預測企事業人事變化。企事業內部組織，作為生成及影響人力資源管理工作的致因，需通過人事檔案管理的方式，對人事需求和發展予以全方位考究，繼而有利于人才篩選工作的開展，以便能夠在滿足企事業發展的前提下，對人事需求、人事變化等問題加以預測。

最后，促進管理水平的提升。人事檔案管理作為人力資源管理的核心部位，以不可分割和同步發展的優勢，成為企事業經營管理的重中之重。即無論是人事檔案的輸出，還是輸入工作，均為人力資源提供服務，以便提高人力資源使用率，降低企事業管理成本。

（二）消極作用

虛假性：真實性、完整性作為人事檔案的基本特性，若因真實性價值的缺失，則人事檔案將喪失利用價值。例如：假年齡、假學歷、假工齡等問題的出現，不僅無法為人力資源評估奠定基礎，還會對人員補充、配置及退休、解聘等工作計劃造成影響。

分散性：從理論上來講，人事檔案需要對企事業職工歷史信息、真實“面貌”予以全面且客觀展現。但是，由于各類因素的存在，致使人事檔案呈現抽象化、單一化現狀，喪失職工信息完整化和個性化體現的價值，甚至于某種程度上無法為人才選拔提供依據，繼而增加企事業效益損失。

滯后性：對于企業事業人事檔案管理工作而言，其主要是對職工歷史信息的記錄，然而因二次審核力度的缺失，導致人事檔案過于程式化，更談不上對職工近況的反映，無法為人力資源管理提供價值信息。再者，企事業職工流動問題，也為人事檔案管理工作帶來難度，不僅降低自身工作效率，還會造成時間、人力等資源的浪費。

3 關于人事檔案管理優化策略

（一）側重管理人員專業技能的強化

企事業若要將人事檔案管理的重要性、作用落實于實處，則應做好管理人員專業技能強化工作。即通過專業人員聘請的方式，對現有人事檔案管理人員實施專業培訓，通過知識汲取的方式，確保人事檔案持續發展，滿足現代化企事業發展的需求。同時，還應加強人事檔案管理部門和各部門間的工作銜接，以便能夠在隨時掌握職工動態的前提下，做好人事檔案信息更新工作，使其為人力資源管理提供更為優質的服務。

（二）制定健全化管理機制

針對企事業人事檔案管理工作，若因新政策、新形勢下規章制度的限制，出現不適應和不合理等問題，則應立即通過完善優化的方式，制定健全化管理機制，以便彰顯人事檔案管理標準化及制度化的價值。例如：在檔案材料收集階段，則應遵循完整性、及時性的原則；資料鑒定應滿足去偽存真的標準，以此保證信息的真實性；信息歸檔處理中，應預先做好分類工作，以便達到整齊裝訂、便于查閱的效果；檔案傳遞時，需嚴格按照規定章程辦事；他人在傳閱或查閱人事檔案信息時，應保持熱情的原則，但需謹記本分，時刻對檔案的安全性、保密性予以嚴控。

（三）構建多元化服務平臺

目前，雖然諸多企事業已構建現代化人事管理體系，且滿足信息化管理的目標，但由于人事檔案管理不允許連接公共網絡，只能通過部門數據共享的方式，達到人事檔案查閱的目的。同時，排除人事檔案管理部門、人員，企事業其它部門及職工尚未具備人事檔案信息體系訪問權限，致使該項工作演變為“信息孤島”，不利于企事業各項工作的開展。鑒于此，若要改變此現狀，筆者建議企事業領導，應側重人事檔案管理向服務型、網絡型和運用型角色的轉變，即以信息網絡化為基準，實現數據庫、管理體系的雙向構建，有利于人力資源管理工作的全面施行。

4 結束語

綜上所述，人事檔案以關鍵性的角色，在企事業人力資源管理中占據核心地位。即人事檔案管理作為人才聘用、選拔的依據，工作質量是決定人力資源管理是否成功的關鍵。對此，筆者建議企事業人事檔案管理部門，應側重人事優化調配工作，通過對其工作價值及作用的彰顯，為職工發展提供條件，繼而促進企事業整體經濟效益的提高。

參考文獻

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