機關事業單位檔案管理問題研究

在機關事業單位眾多的綜合管理中，檔案管理工作看上去不是那么顯眼，不能直接產生成績。但是，機關事業單位檔案是其活動的真實記錄，存儲了許多第一手材料和寶貴的工作經驗，既能夠反映單位的發展歷程，也為單位的改革和管理提供決策依據和經驗參考，是檔案事業發展的重要組成部分。但是，隨著機關事業單位工作的不斷發展和深化，檔案工作中的問題日益暴露出來，不能滿足新時期發展需要。

一、做好機關事業單位檔案管理工作的必要性

1.有利于重新利用歷史陳舊資料，使其發揮更大的作用。機關事業單位的檔案管理紛繁復雜，千頭萬緒，很多單位把檔案放進檔案室就不了了之，很多的珍貴的資料無法發揮其應有的作用。做好機關檔案管理工作，就是對過往歷史資料的再發掘、再認識，有助于單位對檔案資料進行綜合分析，為單位作出決策以及開展今后的工作提供依據。

2.有利于實現單位內部以及跨單位的檔案信息共享，實現檔案資料的綜合規劃和利用。現在的社會就是信息社會，很多單位現在都在互聯互通，信息共享。加強機關事業單位檔案管理，還可以在不同部門之間，基于工作協調統一的需要，實現檔案資料利用的共享，進一步提高檔案的價值。

3.有利于更好地保存檔案資料，并且最大程度地確保其安全性和保密性。通過專業的檔案管理人員以及科學的檔案保存手段，能夠保證檔案資料持久地保持完好，并且方便檔案的查詢、提取和利用。

二、機關事業單位檔案工作中存在的問題

1.工作機制不完善。在一些機關事業單位看來，對檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要，有些領導只是口頭上重視，行動上不重視。具體表現在，一些機關事業單位沒有真正建立起行之有效的檔案工作管理機制，機關事業單位內部沒有成立以單位領導為組長的檔案工作協調小組，科室內部沒有明確檔案工作職責，機關事業單位工作人員也沒有明確檔案工作任務和具體要求，工作中出現了責任不落實、任務不落實和檔案工作相關規定、標準、要求不落實的混亂現象。

2.整理移交不規范。一些機關事業單位在對檔案資料的收集、整理、移交、保管等諸多環節中存在不嚴謹、不規范、不認真的問題。如：在歸檔文件材料的收集過程中出現歸檔文件不齊不全、文件編號重復、文號時間與文件形成時間不符、有的文件只有正文沒有發文卡、有的文件連公章都沒有等等。在整理過程中還發現訂書針等金屬物去除不凈、轉發文和被轉發文前后顛倒。

3.檔案環境不達標。一些單位的檔案庫房、檔案人員辦公室和檔案資料查閱室“三室”不分離，檔案庫房的防盜、防火、防潮、防光、防高溫等“八防”措施落實不到位，有的單位甚至把檔案庫房當成單位的綜合庫房，當成了“雜貨鋪”，什么雜物都能存、都能放，還有的單位將檔案存放在地下室、木質柜、編織袋和紙箱里，單位的檔案管理存在嚴重的安全隱患。

4.檔案管理人員素質亟待提高。在實際工作中，由于機關事業單位檔案管理人員對待自己工作存在意識上的偏差，認為檔案工作繁瑣復雜又不重要，其精力不能夠積極地投入到工作中去，導致了很多不應有的疏漏。與此同時，多數檔案管理人員既不具備完善的專業知識，又不主動學習檔案管理知識，給工作帶來了諸多不便，嚴重影響了檔案管理工作效率。

三、加強機關事業單位檔案工作的措施

1.完善管理機制。根據檔案法律法規的規定，建立和完善單位綜合檔案室，明確工作職責、任務和人員，保障檔案工作經費，確保檔案工作正常開展。進一步落實各科室及所屬各單位檔案工作的具體規定和要求，做到按時歸檔、按時移交和規范管理，從而不斷完善檔案工作目標責任制管理。

2.規范檔案管理。首先，要根據相關規定，制訂本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表，并做好各種文件材料的收集、整理、歸檔、移交工作。檔案人員要對本單位內部所產生的文件材料做到心中有數，了如指掌。對各種文件材料的收集歸檔工作，做到應收盡收、應歸盡歸，不留尾巴、不留死角，確保各種文件材料的齊全完整。其次，規范機關事業單位檔案工作，建立和完善規范的歸檔文件目錄、案卷目錄、移交目錄及移交清冊，建立規范的查（借）檔案登記簿、利用檔案登記簿、利用檔案效果登記簿、檔案庫房溫濕度登記簿等管理臺賬。第三發揮檔案的作用。檔案的價值在于利用。作為機關事業單位在規范化管理的同時，應組織有關人員對所保存檔案資料進行深層的挖掘和研究，編寫檔案利用實例匯編、本單位工作大事記和組織沿革等材料或書籍，真正發揮檔案在機關事業單位各項工作中的積極作用。

3.強化設施建設。機關事業單位應在建立綜合檔案室的基礎上，根據工作需要設立以滿足本單位 10年以上檔案存放量的專門檔案庫房，并設置檔案工作人員辦公室和檔案資料查閱室，按照國家和省有關標準要求，實行“三室”分離。庫房建設要達到防火、防盜、防潮、防光、防高溫等“八防”要求。根據檔案法律法規規定，本單位檔案資料實行集中統一管理。

4.加強學習培訓。檔案工作是一項專業性和業務性較強的工作，機關事業單位檔案工作的規范化、科學化，關鍵看檔案人員素質的高低與優劣。檔案人員業務素質直接影響單位檔案工作的開展。檔案人員要經常參加各級檔案部門舉辦的檔案業務知識培訓，不斷更新和豐實檔案人員業務知識，增強檔案人員對文件材料的收集、整理、歸檔以及各種歸檔文件的分類、組卷、劃定保管期限、填寫封頁、擬寫案卷標題、填寫備考表等實際操作技能。

（作者單位：日照市公共資源交易中心）