信息時代文秘工作與檔案管理的關聯性研究

【摘要】在信息時代的文秘工作以及檔案管理工作開展過程中，要基于實際開展，對二者內在的關聯性進行探究，了解二者存在的內在聯系，再通過各種信息手段對其進行系統的管理，只有這樣才可以有效地提升檔案工作以及文秘工作的整體質量。本文主要探究了信息時代文秘工作以及檔案管理工作的內在聯系，希望可以為相關研究提供參考。

【關鍵詞】信息時代；文秘工作；檔案管理；關聯性

【中圖分類號】G277 【文獻標識碼】A

文秘工作在開展過程中與檔案管理有著一定的內在關系，二者具有一定的關聯性，如何在信息時代探究二者的關聯性，提升其整體工作效率與質量，是本文主要探究的問題。

一、文秘工作與檔案管理工作的聯系

現階段我國企業的經營管理模式逐漸呈現國際化的發展趨勢，在進行文秘崗位設置的過程中，主要是將其作為單位管理以及基層執行的中間者，文秘工作對于整個單位相關決策的傳達以及文件檔案的管理有著重要的作用。檔案管理在實踐中，主要就是對相關部門的文件以及資料進行存檔管理以及維護，在工作內容上來說，檔案管理與文秘工作有著一定的內在聯系，優質的檔案管理工作對于今后相關工作的開展可以起到一定的積極作用。因此，在信息時代要將文秘工作與檔案管理工作融合起來，通過二者的共同發展，提升企業單位人力資源等相關內容的過多投入，降低企業相關資金的支出費用，同時可以有效提升整體的工作質量以及效率。

二、基于信息時代下提高文秘工作與檔案管理的一些建議

文秘工作與檔案管理的一體化發展雖然可以有效提升整體的工作質量與效率，但是在實踐中，企業單位在進行文檔一體化執行過程中還是存在一定的弊端，在實踐過程中缺乏基本的科學性、客觀性以及合理性，導致各種工作問題頻發。對此下面我們針對存在的問題，提出了幾點可行性建議。

（一）提高信息時代文秘人員自身的整體思想意識

大部分文秘工作人員認為其工作內容與檔案管理并沒有關系，其工作范圍就是各種公文的整理以及管理等。對此企業要轉變文秘人員自身的思想觀念，要明確文秘工作與檔案管理的內在聯系，對文秘工作的具體范圍進行明確，使工作人員形成一個自覺的管理意識；在對相關工作文件進行處理的過程中，要遵循既定的工作規定，對公文或者檔案進行存檔的過程中要依據科學的方式與手段，在根本上做好檔案的管理工作，進而為今后檔案的管理工作開展奠定

基礎。

（二）提高信息時代文秘人員自身的工作技能

文秘工作在操作過程中具有一定的綜合性以及繁瑣性，其工作范圍相對較廣，工作內容相對較為冗雜，對此文秘工作在進行檔案管理中，要對相關文件的具體內容以及類別進行區分，要避免遺漏、重復等問題的出現，根據檔案的價值與利用率對其進行系統的甄別，要提升文秘工作人員的檔案管理技巧以及能力。

（1）建立完善的電子檔案資料自動化管理

企業要基于信息時代背景，構建系統的電子檔案管理系統，通過文秘人員的自動化管理，實現各種文件以及檔案的自動化管理，可以將各種檔案進行系統的整理，對其進行上傳、收集以及整理，避免各種資料以及檔案的混亂以及缺失問題的出現。

（2）構建系統的網絡服務平臺

在信息時代，企業可以通過構建系統的網絡服務平臺，提升對檔案的使用以及管理，通過信息資源共享的形式，提升檔案的利用率，避免各種重要信息的丟失以及無法使用，提升檔案資源的整體利用率。

（3）開展各種文秘工作人員的技術培訓

在信息時代背景下，信息具有更新性以及發展性，對此企業要對秘書工作人員進行崗位培訓，提升其信息技術的掌握能力以及應用能力，進而為檔案管理以及文秘工作的開展提供各種技術支持。

（三）提高檔案管理軟件的安全性

在信息時代，各種網絡技術給文秘工作的檔案管理工作開展帶來一定的便捷性，但是各種網絡安全問題的頻發，給企業的檔案管理工作帶來了一定的安全隱患。例如，相關秘書工作人員在進行計算機的使用過程中，會因為電腦病毒的感染、操作不規范等問題，導致相關檔案資料的泄密，這給企業帶來了一定的損失，對此，企業要通過各種方式手段，提升企業檔案管理軟件的整體安全性。具體可以做到以下幾點：

第一，在相關文秘人員工作過程中，要提升對計算機安全問題的重視，盡量通過各種安全性軟件操作，這樣才可以提升其整體的安全性；第二，相關文秘工作人員在開展檔案管理工作過程中，要避免與外網進行鏈接，避免各種安全問題的出現，降低黑客的入侵，提升整體的工作安全性。第三，在開展相關檔案管理工作的過程中，要明確具體的使用權限，要根據具體的工作內容劃分使用范圍，對于其他工作使用要通過正規的程序進行申請。

三、結語

綜上所述，在信息時代開展文秘工作與檔案管理，要明確二者內在的關聯性，通過各種基礎問題開展，提升相關工作人員自身的安全意識能力，進而保障信息技術使用的安全性，提升整體工作的質量與效率，為企業的核心競爭能力提升與發展奠定基礎。

參考文獻

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作者簡介：王磊，1971年生，山東濟南人，本科學歷，副研究館員，研究方向：檔案文秘。

（編輯：龍賢東）