新形勢下提升企業檔案管理水平的有效措施

譚俏梅

摘 要：檔案管理是企業發展中重要的組成部分，對于企業的現狀以及未來發展都具有一定的意義。但是在目前的企業檔案管理中仍然存在著許多問題，導致檔案文件失效或者消失等，困擾著企業的工作人員同時也給許多工作帶來不必要的麻煩。因此，在新形勢下企業應該努力提升企業檔案管理水平，本文就關于該內容進行分析并提出幾點建議。

關鍵詞：新形式；提升；企業檔案管理；措施

新形勢下企業之間的競爭日益激烈，高層人員應當從各個方面考慮，著實提高企業的競爭優勢。而企業的檔案管理水平與企業的未來發展有著密切的聯系，企業的一切歷史活動與工作內容都保存于檔案中，可以為日后的計劃提供參考，同時企業的檔案也是企業價值的參考工具。因此，有效提高企業檔案的管理水平，提高資料的完整性是企業的一項重要任務。

1 當前企業檔案管理中存在的問題

（一）企業對檔案管理缺乏重視

許多企業高層人員認為企業檔案管理只不過是一項簡單的整理工作，并沒有在檔案管理上投入適當的資金，導致企業經常聘用非專業的兼職檔案管理人員進行相關工作。這些兼職人員對企業內容了解不足又缺乏專業的管理知識，在檔案管理中也只是將類似的文件擺放在一起，并且沒有達到理想的檔案管理工作，同時兼職人員缺乏一定的責任意識，將一些難以處理的內容拋在一邊，嚴重影響檔案資料的再利用，延誤企業的發展。此外，企業對檔案管理人員缺乏定期的培訓工作，導致檔案管理人員無法及時更新專業技能以及提高檔案管理能力。

（二）缺少科學統一的檔案管理方法

科學的檔案管理方法對于檔案的收集和管理工作具有一定的影響。當前許多企業的檔案管理方法相對落后，在很大程度上需要更大的技術革新與發展。在缺乏高效的檔案管理方法情況下，檔案管理工作人員通常會采用最為簡便的方法進行檔案管理便于自身的工作，但是由于每一位檔案管理人員的想法不同就會產生不同的檔案管理方法，導致檔案管理工作出現各種差異，對于日后的檔案查詢具有很大的消極影響。此外，缺少科學統一的檔案管理方法會導致日后檔案管理人員工作的交接存在問題，對企業的未來發展存在不利影響。

（三）企業檔案管理信息化程度低

隨著互聯網事業的快速發展，許多先進企業已經采用新型的信息化檔案管理方法，在檔案管理工作中引入了先進的科學技術，促進檔案管理水平和效率的提高。但是經過調查，許多企業檔案管理信息化程度低，企業內部的信息化管理技術不夠成熟和完善，導致新型的檔案管理方法沒有達到預期的水平和效果，同時也耗費了企業管理的部分資金。許多檔案管理人員依舊支持傳統的檔案管理方法，由于他們的計算機能力水平低，采用先進的檔案管理技術只會延誤原本的工作，導致其在工作中出現消極態度，檔案管理水平沒有得到進一步提升。并且企業對于該問題沒有提高重視，沒有采取實際的行動提高管理人員的操作水平，導致企業檔案的管理水平一直處于慢速降低狀態。

2 提高企業檔案管理水平的有效措施

（一）提高企業對檔案管理的重視程度

只有提高對某項任務的重視程度，人們才會更加積極地參與和完成。企業的檔案管理工作也是如此，只有企業提高對該工作的重視有關工作人員才會提高警惕，進一步加強檔案管理水平，促進企業的良好發展。對此，企業的有關人員需要采取一些合理的措施，提高檔案工作人員的工作意識，讓他們意識到檔案管理工作對企業的意義。企業可以定期舉辦檔案知識教育工作，聘請檔案管理專家對檔案管理工作進行講解，同時教授工作人員恰當的檔案管理方法。同時企業也應該舉辦檔案管理知識測試，提高檔案管理人員的管理知識，時刻提醒工作人員要加強自身管理能力。

（二）聘用專業的檔案管理人才

從上文可知，許多企業由于管理資金的缺乏經常性聘用非專業的檔案管理兼職人員，而這些兼職人員對企業內容情況不了解，缺乏一定的工作責任意識，對檔案管理工作處于松懈狀態，導致企業檔案管理水平不高，對企業的發展產生消極影響。因此，企業應該升級檔案管理工作人員，由原來的兼職人員改為專業檔案管理人才。專業的檔案管理必定是經過了正規的檔案管理知識教育，在檔案管理方法以及檔案管理效率上都具有自我的看法和做法，可以在很大程度上促進企業檔案管理水平的提高。同時專業的檔案管理人員具有更好的責任意識、耐心和細心，對于檔案管理工作必當會盡職盡責，做好每一項任務。此外，在檔案管理人員正式工作之前，企業需要對其進行專業的培訓，讓其采用企業專用的檔案管理方法，配合其他企業人員的工作。同時企業也需著力提高檔案管理人才的素質道德水平，讓其意識到檔案管理工作對企業發展的重要性，有助于檔案管理水平的進一步提高。

（三）引進先進的檔案管理儀器，提高檔案管理信息化水平

在新形勢背景下，企業引進先進的檔案管理儀器，提高檔案管理信息化水平有助于增加企業的競爭優勢。傳統的檔案管理工作在于利用人工將恰當的文件放置在一起，便于日后的查詢作用，但是紙質的檔案文件容易受潮、損壞和丟失，直接影響了日后對文檔的利用。因此，運用現代化技術將各類文檔存儲于計算機中是提高檔案管理水平的重要措施。利用計算機存儲企業檔案文件不僅可以保障文檔的安全性和質量，也方便日后的查詢。在當代檔案管理查詢儀器中，只需工作人才輸入關鍵詞或者文檔的名字就可以快速查找到相關文件，省去了傳統方法下的查詢工作。同時檔案管理信息化節省了檔案的存放空間，解決了由于辦公面積小而無法存放所有檔案資料的問題。所以，企業為有效提高檔案的管理水平應該引進先進的檔案管理儀器，同時企業可以借鑒國外企業的檔案管理方法和技術，優化自身的檔案管理水平。

（四）設立專門的檔案管理部門，完成檔案管理一體化

在傳統的檔案管理中，通常是由各個部門管理自身的檔案內容，不利于各部門之間的檔案信息參考，導致復雜的檔案查詢工作。因此，企業應該對該問題提高重視，設置專門的檔案管理部門，完成檔案管理工作的一體化，有效提高檔案管理水平。企業可以為管理人員開設專門的工作室，要求企業的檔案管理內容全部在其中進行，檔案管理人員應該將各部門的檔案內容進行分類，設置具有部門針對性的檔案管理文件。同時檔案管理人員需要詳細了解檔案一體化的工作流程，提高自身的工作效率。

3 結束語

新形勢下，企業的檔案管理工作越來越受到關注和重視。但是就目前的企業檔案管理工作而言存在著許多不足之處，不利于企業未來的發展。因此，企業應該利用各種方法加強檔案管理水平，引進先進的管理技術，有效解決檔案管理工作中存在的問題。

參考文獻

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