基于信息時代背景下檔案管理工作創新路徑分析

文/劉亞軍

基于信息時代背景下檔案管理工作創新路徑分析

文/劉亞軍

天津市公路處

信息時代的到來，使得社會公眾的生活面臨著同以往截然不同的變化。在信息時代背景之下，如欲切實提升檔案管理工作的質量與水平，則要求每一個檔案管理工作者應當在日常工作中注重發揮信息資源的共享和交流功能，以此提升檔案信息資源的價值和作用，同時，檔案管理部門應當注重引進具備較高職業素養與專業水平的檔案管理人才，對傳統檔案管理方式加以大膽創新，如此方可適應時代發展的潮流。

信息時代；檔案管理；創新

1 信息時代對于檔案信息資源管理的影響概述

現今，人類社會的經濟與技術水平取得長足長進。特別是在互聯網技術演進為物聯網技術之后，已然實現了物和物、物和人以及人和人之間的高效聯系。公眾依托云計算、智能手機、電腦和分布在世界各地的傳感器，從而使得大數據的出現與發展成為現實。因此可以說，信息時代最為顯著的特質便是大數據這一全新概念的提出。舍恩伯格與庫克耶所編撰的《大數據時代》一書中，最早拋出了“大數據”一詞的概念。所謂的“大數據”，乃是指依托全部數據實現信息資源的高效分析處理，而非簡單地采用部分數據進行隨機分析或抽樣調查。從大數據的特質來看，其表現出“4V”性，即“Vol-ume”、“Velocity”、“Variety”、“Value”。具體而言：（1）大數據的數據體量巨大，其級別已經從TB發展到了PB。（2）大數據的種類繁多，涵蓋了視頻與圖片、網絡日志，以及醫療記錄、學習筆記、軍事記錄和大容量的檔案不一而足等。（3）大數據具有高效的信息處理速率，在大數據中有“1秒處理”的定律，也就是說，在1秒之內能夠通過各個數據庫獲得最多、最有價值的信息。

在當今社會公眾的生活中，遍地都可以見到大數據的存在與影響。以智能手機為例，無論打開哪一款APP，如登錄微博關注時事、登錄微信同他人交流等，均直接或者間接地參與到了大數據的運用行列之中。

作為檔案信息資源而言，其乃是是記錄文化傳統與歷史長河中人與物之間發生的各類事件的“收藏器”。依托對檔案信息資源的保管和利用，公眾能夠查詢其所需要的各類信息資源。同時，公眾能夠通過對檔案信息資源的開發與利用，學習各類優秀文化成果，由此，將檔案稱為人類智慧的物態結晶這一說法是毫不為過的。

檔案的存在，使得記錄人文地理、發展人類傳統、留住歷史故事的想法成為現實。不過，對于檔案信息資源而言，其需要被妥善地管理。唯有被妥善管理的檔案，方才能夠發揮出其最大的價值與功用。傳統檔案管理方法通常采用文字記載的形式，此種形式的檔案極易發生損毀或散佚，而且所保存的檔案數量也通常受到各種限制。通過對大數據技術的應用，便能夠借助此種數據所具備的技術優勢，實現對檔案信息資源的最佳保管，并為后續的開發與利用奠定了良好的條件。

2 信息時代背景下檔案管理工作所迎來的發展機遇

2.1 實現對檔案管理工作的優化配置

在信息時代背景之下，檔案管理工作必須抓住發展的機遇，唯有如此，方可適應時代發展的潮流。依托大數據技術實現檔案管理，能夠最大程度地提升檔案管理質量與水平，優化檔案管理機制，降低檔案管理成本。

2.2 實現對檔案保存水平的切實提升

傳統紙質檔案往往在管理層面存在著諸多的不便，檔案保存的水平比較落后，尤其紙質檔案應對風險的能力非常弱，如若發生火災、水災等情形，則會對檔案的存放安全產生較大的威脅，同時，隨著時間推移，紙質檔案還會出現字跡模糊等問題，通過對大數據技術的應用，能夠有力地規避前述問題的發生，進而延長檔案的使用壽命。

3 信息時代背景下檔案管理暴露出的相關問題

3.1 檔案管理者的專業素養較為欠缺

現階段，制約檔案管理工作發展的主要問題，便是表現為相當一部分檔案管理工作者的專業素養欠缺。這些檔案管理工作者的管理理念落后，無法適應全新的檔案管理模式。

3.2 信息安全隱患

在信息時代背景下，檔案的安全管理十分重要，不過公眾普遍缺乏信息風險意識，因而造成現今的信息存在較大的安全隱患。信息時代背景下，檔案信息資源更為透明化，因此，黑客極易侵入檔案管理系統，如此便會造成檔案信息資源發生泄露。

4 信息時代背景下檔案管理工作創新的應對策略

4.1 創設規范化的檔案管理機制

在信息時代背景下，基于能夠更好地推動檔案管理工作的順利進行，因此應對借助大數據技術的優勢，創設嚴謹的檔案管理機制，依托制度的約束力，推動檔案管理工作的有序發展。有鑒于此，在現階段的檔案管理工作中，應對從實際出發，依托各類現代化信息技術手段，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進行刻錄存檔，如此能夠實現檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。同時，必須優化管理結構，控制管理人員的比例，提升管理效率，并構建管理平臺，實現動態管理。

4.2 提升檔案管理工作者的專業素養

信息時代的到來，對檔案管理工作者提出了更高的要求，為了能夠勝任工作，廣大檔案管理工作者應對努力提升自身專業水平。有鑒于此，檔案管理部門應當借助宣傳教育等方式，使檔案管理工作者意識到在信息時代背景下必須掌握各類信息技術；同時，檔案管理部門應當對檔案管理工作者進行系統的培訓，并建立常態培訓機制，以此培養其良好的檔案管理意識和專業水平。

4.3 加大軟硬件建設力度

信息時代背景下開展檔案管理工作，必須具備足夠的軟硬件支持，因此，檔案管理部門應當切實做好硬件設施的建設工作，加大資金的投入，購買必要的硬件設備和軟件設備，為檔案管理工作的有序推進奠定堅實的基礎。。

5 結語

信息時代背景之下，給檔案管理工作帶來了全新的機遇與挑戰，怎樣依托和發揮各類信息技術優勢，提升檔案管理工作水平，是現階段檔案工作者應考慮的重點問題。

[1]鐘素英；淺析企業檔案管理信息化[J]；蘭臺世界；2012年S1期。

劉亞軍（1977-2—）男，籍貫：河北省，學歷：大學本科，職稱：館員，研究方向：文書檔案管理。