多校合并后的高校檔案保護——以南充職業技術學院為例

文/楊玲

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多校合并后的高校檔案保護——以南充職業技術學院為例

文/楊玲

南充職業技術學院辦公室

高校合并是現在高等教育體制改革的熱點，學科優勢互補，提高辦學質量，實現資源共享是高校合并的主要宗旨。多校合并后在高校檔案管理的日常工作中，研究并實踐如何保護檔案，讓檔案發揮其最大價值具有十分重要的意義。

多校合并；高校檔案；檔案保護；實踐體會；措施

高校檔案是高校在教學、科研、管理等一系列活動中形成的。作為多校合并前后高校發展歷史的主要記錄形式，真實地記載了學校的創業歷程，蘊含著豐富的教育資源，是學校精神文明成果的真實體現。能夠反映學校各個時期的教學科研、辦學條件、基礎設施、人文環境等諸多方面的情況。隨著高校開放辦學，高校信息公開等工作的開展以及社會檔案意識的提高，人們利用高校檔案的意愿和要求也隨之提高，所以有效地保護高校檔案，延長檔案的壽命顯得尤其重要。下面就我院多校合并后現存檔案進行有效保護的實踐，談談自己的體會。

1 面臨的問題

我院是2003年經四川省政府批準由四所學校合并組建而成的一所高職專科學校。學院檔案主要有三大類，一類是以紙張為載體;二類是以膠片、磁帶、光盤等磁性材料為載體；三類是獎章、錦旗等實物。原四校檔案情況比較復雜，有的檔案還以資料的形式保存，未整理；有的則整理得相當好；檔案整理的標準不同，檔案的情況不盡相同；2003年及以后形成的檔案保存完好?？偟母爬ㄆ饋碛幸韵绿攸c：

1.1紙質檔案方面

我院原四校部分檔案歷史悠久，如農校的檔案，因農校的辦學歷史比較悠久，有近百年的歷史。再加上這些檔案反復搬遷、復制、查閱利用后，有少部分紙質檔案有蟲蛀、霉爛、字跡擴散模糊不清、機械磨損等現象，急需采取有效措施保護處理。原四校部分檔案還未整理。這部分檔案還以資料的形式保存。在平時查閱利用中十分麻煩，有時為查找一份檔案要翻閱幾大堆資料。這樣做對檔案也是幾大的傷害。原四校部分檔案案卷號存在混亂現象，在平時查閱利用中不利于查找，極其影響工作效率。

1.2聲像檔案方面

由于磁帶、光盤這類檔案是由感光材料制成的，它們比一般紙質檔案保護條件要求更高。再者原四校都有一定歷史，所以這類檔案的問題更加嚴峻。照片出現霉斑、摩擦痕跡、變黃斑、粘連、溶化等問題，磁帶、光盤也有粘連與生霉現象。

1.3實物檔案方面

部分實物檔案存放不合理，造成實物檔案得不到很好的保護。原四所學校每年都會獲得大量的獎章、錦旗、證書等實物，由于量多，東西存放雜亂，互相擠壓，造成部分實物檔案已經變形，損壞。

2 有效保護檔案的防護措施

檔案保護工作主要是最大限度地減少或阻止外界因素對檔案資料的破壞和影響，從而實現對檔案資料的保存與利用。隨著學院的發展，檔案的保護條件相對以前有了較大改善。原四校的檔案于2011年搬遷到新校區，學院的綜合檔案室在辦公樓四樓，改善了以前庫房低矮潮濕的現狀，由于學校還處于發展時期，經費比較緊，所以檔案室庫房的基礎設施還有待完善，針對本院部分檔案出現的蟲蛀、霉爛、字跡擴散模糊不清、機械磨損等現象，以及目前檔案室的條件，我們采取如下措施：

2.1轉變觀念，提高認識

各級領導的重視和支持是做好檔案工作的前提。在實際工作中，變被動為主動，我們及時向領導請示匯報學校檔案現狀，得到了領導的高度重視和更大力度的支持。在工作中結合學院階段性工作目標開展自己工作，如借助學院創示范的契機，完善了學院建設、建校史館的大量資料；在迎檢工作中體現了學校檔案的應有價值。

2.2建立庫房內外四季溫濕度記錄，加強對檔案庫房溫濕度管理

在影響檔案壽命的眾多因素中，檔案庫房的溫度和濕度具有十分重要的作用。國家檔案局規定檔案庫房的溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-60%。每晝夜波動幅度不得大±2℃相對濕度不得大于±5％。我院位于四川省南充市嘉陵江畔，南充市屬于中亞熱帶溫潤季風氣候，四季特點分明：冬暖、春早、夏長、秋短、霜雪少。而我院檔案庫房又安排在頂樓。根據南充當地天氣狀況和庫房的位置，庫房內溫度、濕度控制顯得尤為重要，尤其是冬夏兩季。為此我們反復向學院申請購置了空調，、除濕機等設施，將庫房溫濕度規定值內，因為一般霉菌繁殖的臨界溫濕度為 22℃和 75％RH ：害蟲繁殖的最低適宜溫濕度為 25℃和70％RH 。在正常情況下，只要檔案庫房把相對濕度控制在60％RH 以下，溫度控制在 24℃以內，庫內生霉長蟲的可能性就很小，基本上能做到無霉無害蟲。所以在庫房內設置精確、可靠的溫濕度測試儀，隨時測量并記錄庫房溫濕度的具體指標，才能更好的保護檔案。

2.3對檔案資料進行殺蟲處理，有效防治檔案害蟲

為了有效防治檔案害蟲，除了控制檔案庫房溫濕度外，還有一種有效的方法就是對檔案資料進行殺蟲處理。殺蟲的方法很多，我們選擇的是最簡單投放法。對那些有嚴重蟲蛀、出現霉斑的檔案抽出來并做好記錄，將它們單獨保管，以免蟲害在其他檔案中繁衍、生殖、傳播。

2.4不同類型檔案分類保管

將以膠片、磁帶、光盤等磁性材料為載體的聲像檔案叢紙質檔案庫房中分出來單獨保管。不同載體的檔案對庫房溫濕度等有不同要求，如存照片的溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-60%。而收藏底片的溫度為13℃-15℃，相對濕度為35%-45%。溫度過高，底片中明膠溶化，易發生粘合。濕度太高容易發生霉變，濕度太低容易斷裂、開裂。不同載體的檔案存儲應選用專門的柜架，照片選用金屬柜架，錄音、錄像選用木制柜架或者非磁性材料制成的柜架。根據它們各自的特點分別保管，對于這類檔案定期檢查和修復，從而有效防止這類檔案損壞。

2.5對破損檔案進行裝裱、修復，對未整理文件資料及時歸檔整理

對檔案進行保護，除了不同載體的檔案采取不同的保護措施外，還要對檔案進行修復。如我們把破損的檔案進行修補和托裱，對于發黃、變脆、字跡模糊的檔案用化學方法處理等，而聲像檔案做法是去污、防塵、恢復影像，對于受損的照片翻拍，獎章、獎牌等實物檔案拍成了照片，存為電子檔案以延長他們的壽命。對那些未整理文件資料，抓緊時間歸檔整理。

2.6對利用頻率高的檔案復制、編研開發

我們保護檔案的最終目的是為了利用檔案，但是經常借閱和利用檔案會損壞檔案，會縮短檔案的壽命。從2012年到2016年期間，由于以前歷史遺留問題有許多實踐生、定崗生畢業后工作未解決。十幾年后，他們迎來新工作。為此，許多學生回來提取檔案，此時檔案的歷史憑證作用發揮得淋漓盡致，許多學生在拿到檔案時激動得哭了。同時他們反復地查閱、復印新生錄取名冊、畢業生名冊、學籍表、成績單，這部分檔案會嚴重受損。我們及時向領導匯報情況，征得領導同意后將這部分檔案進行復制，以便學生們查閱利用。同時也對一些檔案進行有效的編研制定成冊，這樣既能夠保護檔案也能夠充分發揮其作用。

2.7加強庫房的日常管理

庫房做好八防工作、適度的自然通風是很有必要的。同時做好庫房的清潔衛生，嚴禁在庫房堆放雜物。把獎章、獎牌等實物擺放整齊，避免互相擠壓。檔案室還沒有窗簾，為防光、隔熱，我們也及時給領導反映情況并改進，在檔案室采用遮光窗簾或者遮陽板，最大限度的避免陽光直射量。

2.8努力學習檔案保護技術相關知識，提高自身專業素養

隨著檔案事業的不斷發展，辦公自動化的普及，檔案的載體已呈現出多樣化的趨勢，對檔案工作人員的專業知識不斷提出新要求。為了能更好的適應信息技術和檔案事業的發展。作為檔案工作人員，我必須隨時補充、更新知識。除做好日常的檔案保護工作，還加以歸納總結，以勝任這份工作。

總之，在多校合并后的檔案管理工作中總結檔案保護的方法與措施，力求更好的保存好現有檔案是我們的目的。根據學校實際，我們通過上述方法和措施來實踐保護學院合并前后所有檔案，基本達到了預期的效果。在以后，將在實踐中改進和增添更有效措施，讓并校前后的檔案發揮其最大價值。

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[2]馬桂榮.對高校檔案館保護問題的思考[J].武漢紡織大學學報，2012（02）.

[3]曹春峰.淺談如何在雨季做好檔案保護工作[J].辦公室業務，2016（21）.