對科研單位聘用人員檔案管理的思考

文/劉子瑗

對科研單位聘用人員檔案管理的思考

文/劉子瑗

廣西壯族自治區(qū)林業(yè)科學(xué)研究院

隨著科研單位規(guī)模的擴(kuò)大，工作量也越來越大，科研單位面臨著聘用人員的不斷增加和管理的規(guī)范化。本文從檔案管理的角度闡述了管理聘用人員過程中遇到的問題以及解決的方法，通過不斷的思考更好地促進(jìn)人事檔案工作的順利開展。

科研單位；聘用人員；檔案管理

人事檔案是每個(gè)人真實(shí)的歷史記錄，可以全面反映一個(gè)人的成長過程，里面詳細(xì)記錄了個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲、職稱、入團(tuán)入黨材料、政審情況、考核情況、任免材料、聘用材料等。在人事工作中，檔案是作為原始依據(jù)來考查一個(gè)干部的基礎(chǔ)，在干部的聘用、入編、提拔、考核、調(diào)動(dòng)等工作中都具有不可替代的作用。隨著科研業(yè)務(wù)的深入開展，科研單位每年新增的聘用人員數(shù)量可觀，聘用人員的檔案對于個(gè)人和組織也同樣具有重要作用。但是聘用人員的檔案管理難度更大，遇到的問題更多，這是我們要積極改進(jìn)的地方。

1 現(xiàn)階段科研單位聘用人員檔案管理存在的不足

1、管理意識不足。近幾年自上而下的檔案核查工作讓很多科研單位逐漸開始關(guān)注檔案管理和建設(shè)的重要性，但是關(guān)注的重心還是側(cè)重于領(lǐng)導(dǎo)干部以及學(xué)歷高、職稱高的在編科研人員。一是因?yàn)槿耸聶n案很多時(shí)候還停留在應(yīng)對檢查的層面，上級部門對于領(lǐng)導(dǎo)干部的核查工作較多，就加大力度整理領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案。對于聘用人員的人事檔案，大多數(shù)科研單位都未能認(rèn)清其重要價(jià)值，未能在其檔案建設(shè)和管理工作中給予相關(guān)支持；二是因?yàn)楹芏嗫蒲袉挝徊]有專職的檔案管理人員，兼職管理檔案的工作人員缺乏專業(yè)性和時(shí)間，在人員有限精力有限的情況下，就會(huì)將工作重點(diǎn)側(cè)重于在編人員的檔案和急件。

2、管理制度缺乏。盡管國家及各級主管部門先后出臺了《檔案法》、《勞動(dòng)合同法》、《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》等一系列制度，但由于這些制度沒有針對性，不成體系，到目前為止還是沒有專門針對聘用人員的檔案法律法規(guī)來規(guī)范相關(guān)工作。編外人員的檔案管理具有很大的隨意性，各地各部門各單位會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣做法進(jìn)行收集整理，這種隨意性導(dǎo)致了聘用人員的檔案內(nèi)容不全，托管困難，查詢不易，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。

3、管理經(jīng)費(fèi)欠缺。根據(jù)檔案室建設(shè)分類，一級標(biāo)準(zhǔn)的檔案室需要三室分離，專職人員管理，配備電腦、加濕器、抽濕機(jī)、溫濕度計(jì)等一系列專業(yè)設(shè)備。但是檔案管理的經(jīng)費(fèi)是有限的，很多科研單位的檔案室都難以做到三室標(biāo)準(zhǔn)，有些單位由于地方有限甚至只能共享檔案室。在現(xiàn)實(shí)情況下，能保障在編人員檔案的妥善保管是首要工作，日益增多的編外人員檔案的建立和管理，就會(huì)被忽略。

2 提高科研單位聘用人員檔案管理水平的有效辦法

1、增強(qiáng)檔案管理意識，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。在提高管理意識方面，要從領(lǐng)導(dǎo)做起，有效地提升大家對檔案的重視程度。在人員安排方面，盡可能配備專職人員專項(xiàng)管理，便于加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，集中精力做好檔案的分類、整理、補(bǔ)充、保存、借閱、電子化管理等工作，同時(shí)將聘用人員的檔案納入單位的檔案管理系統(tǒng)，做到對聘用人員有全面的了解，為聘用人員提供檔案托管服務(wù)，為組織提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

2、收集聘用人員材料，完善檔案管理制度。在國家及有關(guān)部門沒有出臺聘用人員檔案管理制度之前，科研單位可以參考相關(guān)政策，制定符合本系統(tǒng)、本單位的制度。檔案管理人員應(yīng)收集聘用人員的檔案材料進(jìn)行整理、分辯和歸檔，并與在編人員一樣，及時(shí)補(bǔ)充年度考核、職稱變動(dòng)、獎(jiǎng)懲信息、入黨材料等檔案材料，保證聘用人員的檔案信息完整準(zhǔn)確，預(yù)防和阻止不真實(shí)信息進(jìn)入檔案中影響檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

3、重視檔案室建設(shè)，關(guān)注信息化建設(shè)?？蒲袉挝坏臋n案室應(yīng)該盡可能參照一級標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，有關(guān)部門和單位要提高對檔案價(jià)值的認(rèn)同，提高對檔案工作的關(guān)注，加大對檔案建設(shè)的投資，在有容量、有制度、有體系的檔案建設(shè)基礎(chǔ)上才能做好聘用人員檔案建設(shè)，才是服務(wù)廣大職工的體現(xiàn)。同時(shí)在信息化時(shí)代，大部分的工作都是依靠電腦完成，很多單位及體系都建立了自己的管理系統(tǒng)、網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等等，極大程度地方便了大家查閱資料、交流信息、更新資訊、完成業(yè)務(wù)。檔案管理也應(yīng)該及早進(jìn)行信息化平臺的建設(shè)，從全國范圍來說，如果能建立聘用人員的數(shù)據(jù)平臺，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，注重統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)聘用人員檔案資源共享，讓檔案更好地發(fā)揮作用。從單位自身來說，加強(qiáng)檔案室建設(shè)，納聘用人員也納入信息化管理系統(tǒng)，可以為聘用人員提供穩(wěn)定的托管服務(wù)，單位對于聘用人員的三齡兩歷、人才培養(yǎng)、培訓(xùn)教育都有更準(zhǔn)確的了解，便于檔案工作順利開展。

3 結(jié)語

隨著科研單位實(shí)施聘用制以來，新增了大量聘用人員，在單位職工總數(shù)中占比日益增大。對于檔案管理工作來說，增加了更多的工作量和管理方式的變更。一方面要從硬件設(shè)置上改善檔案室建設(shè)，將聘用人員的檔案納入管理范圍，與在編人員“同工同利”；另一方面要重視聘用人員檔案管理工作，完善制度、提高關(guān)注，加大培訓(xùn)，提高人事檔案的管理質(zhì)量和效率。

【1】馬英杰.實(shí)行人員聘用制后事業(yè)單位人事檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].才智.2016(21):260-260.

【2】彭兆偉高亮薛曉明.事業(yè)單位聘用人員人事檔案的管理研究[J].城建檔案.2015(09):71-72.