如何提高城市軌道交通運營企業物資采購到貨效率

文/宋國棟

如何提高城市軌道交通運營企業物資采購到貨效率

文/宋國棟

蘇州市軌道交通集團有限公司運營分公司

采購到貨效率是影響物資成本管理的關鍵因素，同時也是物資管理水平的重要體現。本文主要通過從物資條線隊伍建設、采購組織、合同執行等方面闡述，探討如何提高城市軌道交通運營企業的物資采購到貨效率。

物資管理；采購；到貨效率

物料采購是物資管理的重要環節，由于城市軌道交通運營行業的特殊性，生產物料不足或缺失所產生的缺貨損失要遠遠高于存貨持有成本，所以采購到貨效率是影響物資成本管理的關鍵因素，同時也是軌道交通運營企業物資管理水平的重要體現。為保證現場需求供應及時，節約運營成本，提升物資管理工作質量，本文主要研究如何提高軌道交通運營企業的物資的采購到貨效率。

1 隊伍建設方面

在采購工作中，經常出現中心、車間、班組物料需求提報人員對物料需求計劃的提報不準確的情況，例如：物資名稱、規格型號或品牌不對應，按既有設備上填報的物資早已停產，物料描述較粗不能具體到某一產品，物料描述不完全未能包含全部現場需求等。這類提報不準確的情況隨機分散在年度需求計劃中很難被發現，往往是在采購計劃執行階段，有的甚至到入庫驗收階段才被發現，有可能會造成驗收受阻、退換貨等情況，甚至導致物料需求在物流系統中反復多次，且容易產生推諉扯皮現象，浪費了大量的時間，成為影響物資采購效率的一個重要因素。

物資采購工作是一項涉及面廣、專業水平較高的工作，物資條線人員的業務素質和能力直接影響采購到貨效率。因此，一方面，要加強物資條線人員培訓，逐步提升條塊人員業務素質和能力，要求采購人員不僅要熟悉計劃、采購、合同、物流管理信息化系統等方面知識，更要熟悉相關專業設備情況，鼓勵采購人員深入一線了解現場實際需求，增加采購人員現場跟崗學習的頻率和深度；同時也要要求相關中心、車間、班組需求提報人員熟悉采購管理的相關要求，進一步提高物料需求提報的一次性準確率，從源頭控制抓起，確保物料需求的準確性。另一方面，要進一步提升考核管理的針對性和有效性，充分利用好公司現有的考核管理體系，更好地引導和督促相關人員高效完成采購任務，促使物資采購到貨效率的全方位提升，逐步造就一批懂業務、懂管理、職業素養優良的物資條線管理人才隊伍。

2 采購組織方面

（1）推動年度采購計劃執行

軌道交通運營企業的物資采購主要是執行年度采購計劃，對于其中的主要環節節點完成時間，在執行過程中常常會出現一些標段啟動后偏離較大的情況，甚至出現不能按照計劃要求到貨的情況，直接影響采購到貨效率。究其原因，一方面是年度采購計劃設定的啟動時間和到貨時間不合理，沒能預留合理的采購時間；另一方面是采購計劃執行不嚴格，在執行過程中遇到問題或困難采購人員沒能及時推進解決，出現采購進度遲緩甚至是停滯的情況。對于上述情況，建議結合對歷史采購過程中主要環節用時的統計分析，分別對采用公開招標、競爭性談判、比選、單一來源等幾種主要采購方式的標段，按實施審批、評審完成、到貨計劃等在年度采購計劃中合理設定節點要求。對于需求部門要求到貨比較早的現場急需物資，采用優先打包備案提前采購的方式，為采購預留合理的時間。在采購實施過程中實時統計分析采購進度情況，按年度采購計劃節點要求嚴格控制和推進采購進度，確保采購人員及時完成標段采購和物資到貨，保證采購到貨效率。

（2）推進框架協議采購

對于單一來源備件、勞保用品、油脂、化工類產品等每年都有一定需求數量的物資，如按照傳統的年度采購方式，則存在重復采購次數多年年采年年談的情況，因此，對于每一年度都需要重復采購的物資，結合市場情況優先考慮采用框架協議采購，即將一定周期（如3-5年）的物資需求集合起來，形成批量，集中采購，提前鎖定采購價格，簽訂長期供貨框架協議，后續按采購訂單逐年分批供貨的模式。采用這種模式，一方面可以集中多年需求數量，形成批量優勢，實施規模化采購，有利于降低采購成本；另一方面可以避免采購人員整天忙于機械性、重復性的具體業務流程，減小采購人員的工作量，同時由于一次采購多年有效，后續年度的供貨周期不再包含采購過程用時，有效提高供貨速度，極大地提升采購到貨效率。

（3）推行年度保證金

對于非招標采購項目，有的供應商報價前準備不充分，沒有很好地了解市場情況，報價較大偏離市場行情，低價中選后在實際組織供貨時不能較好地執行中選結果或者以各種理由推脫不簽訂合同，而且部分這類供應商可能在發生類似事件后，也不打算再次參與后續的采購活動，所以就采用消極的方式應對，導致采購項目停滯、久拖不決，以致無法按時完成供貨，影響采購到貨效率。針對這種消極應對的情況，收取參選保證金能夠起到一定的約束作用。但由于非招標采購項目預算金額較小，年度標段數量較多，如果采購傳統的一個標段收一次保證金的方式，就會不斷重復來回收取和退還保證金，重復性工作量較大，而且對于年度內參與多個標段采購的應商也覺得比較繁瑣，如果按年度收取保證金可以有效解決上述問題。

3 合同執行方面

在采購合同執行過程中，有的供應商在簽訂合同后，實際組織供貨時不能較好地履行采購合同，常常發生逾期供貨、驗收過程中退換貨拖沓等情況，導致物資供應速度緩慢，甚至無法滿足生產需要，進而影響了整個采購工作的到貨效率。針對個別供應商在合同執行階段存在的問題，主要從以下幾個方面著手加強管控：首先，充分發揮物資部門的橋梁與紐帶作用，積極協調供應商及時供貨，按照合同約定組織驗收并進行貨款結算，保障合同順利執行完畢。其次，強化供應商評價管理，對無正當理由不能及時完成合同供貨的，視不同情況采取警示、考評扣分、限期整改、暫停報價、納入黑名單等管理制度措施，確保合同執行進度。第三，加大優質供應商開發力度，開發邀請專業技術能力強、信譽良好綜合實力強的優質供應商充實完善公司的供應商庫。

綜上所述，提高城市軌道交通運營企業物資采購到貨效率是一項復雜的系統性工作，同時各個城市軌道交通運營管理企業所處的區位環境、市場狀況、政策法規等也都存在差異，在行業內很難直接搬用其他單位的先進做法，只有通過在實際工作不斷努力創新、探索，才能總結出一套適合自身發展需要的物資管理體系。

[1]劉寶紅《采購與供應鏈管理:一個實踐者的角度》[M] 北京：機械工業出版社，2015.

[2]宮迅偉《如何專業做采購》[M] 北京：機械工業出版社，2015.