淺析法院檔案數字化管理

楊進霞

2015年11月，最高人民法院下發《關于推進人民法院檔案數字化工作的通知》，要求地方各級人民法院加快推進庫藏檔案數字化工作，其中高級人民法院應于2016年底前完成全部檔案的數字化掃描，各中基層人民法院于2017年底前完成全部檔案的數字化掃描工作。2017年，筆者所在法院根據最高法院的要求，結合綜合檔案室實際情況，采取館藏紙質檔案整體外包給專業紙質檔案數字化制作公司完成的形式，歷時6個月時間，對臨沭縣人民法院綜合檔案室的檔案進行了數字化處理。

一、人民法院檔案數字化管理的含義及實現方式

人民法院訴訟檔案是國家重要的專業檔案，既是人民法院審判活動的記錄，又是做好審判工作的依據和必要條件。數字化管理是指利用互聯網、計算機、通信等技術，通過統計、分類技術量化管理對象與管理行為，實現研發、計劃、組織、協調、服務、創新等職能的管理活動和方法。人民法院訴訟檔案的數字化管理主要是指通過數字化電子掃描技術將訴訟當事人和法院審判活動中形成的紙質案卷材料加工成圖像形式儲存起來，以電子文檔的形式實現網上資源共享，提供便捷利用服務。

訴訟檔案數字化，主要包括外包和自行掃描兩種方式。我院檔案采取整體外包的形式，外包掃描具有一定的優勢。一是專業掃描公司對數字化人員有著一套嚴格的管理制度，如保密制度、安全措施、質量控制制度等，根據工序的安排和任務量合理配置人力資源，工作效率得到了最大提高。二是掃描人員熟悉各項數字化質量標準，能夠迅速地通過去污、去雜質、糾偏等方式處理掃描圖像，使之更符合標準。三是專業掃描公司員工水平高，掃描人員經過保密知識、檔案知識的培訓，有豐富的工作經驗，在工作中磨練了技能，操作水平高。

二、實現法院檔案數字化是信息化社會的必然要求

人民法院的檔案是國家檔案的重要組成部分。它是審判工作和其他各項工作的記錄，又是進行這些活動的重要依據和必要條件。它對檢查人民法院執行黨和國家政策、法律、法令的情況，總結經驗，改進工作，對國家立法、科學研究、編纂文獻，促進社會主義兩個文明的建設，都具有重要作用。近年來，全國各級法院的檔案管理工作不僅全部達到了標準化、規范化的管理目標，而且充分實現了為司法活動及時、準確提供檔案資料的服務功能。隨著“互聯網+”和數字化時代的到來，當前人民法院審判執行工作不可避免地會遇到信息技術的挑戰，訴訟檔案作為人民法院司法為民、公正司法的重要載體，其管理模式也經受著科技力量的巨大沖擊。因此，在數字化新背景下，加快信息化建設進程、開發相關信息管理系統、實現數字化規范管理已成為大多數法院的工作重點和當務之急。法院推行檔案管理數字化建設是適應社會數字化潮流、服務審判管理信息化的必然要求，也是人民法院進一步提高法院信息傳遞速度、節約訴訟資源、方便群眾訴訟的重要手段。

三、實現法院檔案數字化的重要意義

一是能夠極大地節約空間資源，順利地實現長期保存。法院的檔案保管期限分永久保存、長期保存、短期保存，后兩者稱為定期保存。因此，傳統紙質訴訟檔案需要有較大的存放空間，而且對保存環境也有較高的要求，需要經常除濕、保持恒溫、排風、殺蟲等，因此，傳統紙質化管理存在諸多浪費資源的弊端。我院檔案包括1949年至今以來形成的訴訟檔案和文書檔案，共計15萬余卷，占用庫存空間較多，隨著經濟社會的發展，每年都會新增大量的案卷，導致庫存十分緊張。檔案管理數字化后，就可以直接借助電子存儲設備做到實時存儲，也可以及時銷毀超保存期限的檔案，極大地節省了空間資源。同時，對于需要銷毀的檔案，即便紙質版被銷毀了，但電子版仍在，一旦出現特殊情況需要溯源和查詢時，能立即被調取出來以供查閱，真正實現訴訟檔案持續累積、長久保存、科學管理的目標。

二是實現檔案數字化管理是提高效率、方便訴訟的重要手段。與其他類型檔案相比，法院的訴訟檔案利用率非常高，不光是政法系統各部門頻繁調閱檔案案卷、當事人頻繁查閱檔案信息，還有本法院執行人員對審理卷的調閱、恢復執行人員對原執行卷的調閱更是大量的、經常的、每時每刻的。以本院為例，每年需接待近2000人次的檔案利用，工作量很大。訴訟檔案實現數字化后，可以專門設置電子閱覽室，當事人、律師、公安局、檢察院等如果需要查閱卷宗，檔案員不需要調出紙質卷宗，只需要閱卷人通過內網提出申請，檔案員審批并網上授權后，閱卷人按照指定權限范圍調取電子卷宗，需要復印卷宗內容的，可以打印后加蓋檔案室的公章。實現檔案數字化管理后，可以有效地提高法院在審判過程中檔案管理的檢索成效，推動法院工作進一步提高工作效率。根據最高法院部署，各中基層人民法院完成紙質版檔案掃描后，將依托人民法院統一的電子訴訟檔案查閱服務平臺，實現四級法院網上調閱電子案卷，法官可以在線實現本地、異地調閱案卷，了解案件原審情況，或者查閱參考關聯案件信息，不僅大大提高了審判效率，還解決了調卷難問題。

三是檔案數字化能有效地保護檔案原件。在傳統的檔案借閱模式中，辦案人員、當事人、律師等查閱卷宗時需要頻繁到檔案室調取，時間久了，舊存的紙質檔案的完好保存成為重大問題，紙質檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復，這些舊檔案一旦丟失或者損壞將造成不可估量的損失，檔案數字化管理后，能很大程度上減輕對原始紙質檔案的損壞，加強對原件的保護，避免人為因素對檔案的破壞，而且數字檔案具有容易備份的特點，可以通過保留多份備份文件來避免檔案受損。

四、法院檔案數字化管理存在的問題

不可否認，法院檔案數字化管理也存在一定的弊端，一是訴訟檔案管理的安全性有待加強。人民法院的訴訟檔案涉及到國家機密、商業機密、個人隱私等，一旦遭到泄露，將造成不可估量的損失，當前，隨著黑客竊取手段不斷翻新，檔案數字化管理的不安全性也隨之增加，如何保證電子化檔案的安全問題，成為制約法院檔案電子化管理的一大瓶頸。二是數字化檔案在數據庫中以數據的形式存在，因而存在數字化檔案容易被更改的缺陷，使數字化管理的權威性大打折扣。

法院檔案數字化管理就像一把雙刃劍，有利也有弊，但立足長遠還是利大于弊，隨著社會的進一步發展，網絡信息和數字化管理在現代的辦公和生活中扮演者愈加重要的角色，檔案數字化將會凸顯出越來越多的優越性，我們要充分認識到檔案管理數字化的意義，更多地考慮如何加強檔案數字化建設。但是，檔案數字化工作是一個龐大的系統工程，在推進中我們會遇到各種各樣的困難和挑戰，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數字化的進程。