高職院校檔案建設方略談

文/王昕娟，赤峰工業職業技術學院

檔案管理是國家和政府機關工作中的重要內容，是對某一時期發生的重大事件的記錄，同時也是對個人或者團體發展變化的記錄。檔案建設能夠為組織的發展提供豐富的資料支持，也能夠為個人工作和發展提供幫助。隨著信息技術的不斷發展，檔案建設迎來了新的歷史時期，不僅在工作過程方面發生變化，檔案建設的宗旨以及服務目標等都發生著改變，值得我們進行深入的思考和探索。

1 高職院校檔案建設概述

高職院校檔案建設主要包括三個方面的內容，第一，收集檔案資料，形成檔案庫。高職院校收集的檔案資料包括學生和教師的個人發展資料以及學校教育教學資料、學校建設和發展資料以及其他與高職院校建設相關的必要資料；第二，保存和管理檔案資料，將收集到的檔案資料統一保管，并保證資料安全；第三，應用檔案資料，對檔案資料進行整理和分析，總結出高職院校某一階段的發展經驗，為學校的后續建設提供基礎。調動或者分析教師和學生的個人資料，幫助教師和學生實現個人發展目的，展現檔案的服務功能。目前，高職院校檔案建設普遍使用信息化的工作方法，將檔案數據化，并通過網絡實現檔案管理是基本的建設模式。這意味著，高職院校檔案建設與目前的信息化時代、大數據背景一致。但是，在當前的大數據背景下，高職院校檔案建設還存在著一些問題。一些學校檔案資料收集不夠全面，學校之間的資料共享不足，師生個人檔案的應用效率比較低，檔案建設的服務性功能發揮不強。加強高職院校檔案建設，是大數據背景下高職院校管理工作發展的重點內容。

2 高職院校檔案建設方略

2.1 創新思維方法，改善檔案管理思路

在大數據背景下，檔案作為高職院校發展過程中的重要的數據資源，首先具有與其他數據相同的特征，即動態性。高職院校檔案建設也應該是動態化的，這需要體現在檔案管理思路方。然而，目前很多高職院校在檔案管理思路方面仍比較落后，盡管意識到檔案管理信息化的有利之處，在實際的管理過程中，仍沒有全面推行這種管理模式。有些學校較為廣泛地退信了信息化管理模式，但管理行為與大數據時代信息發展變化相差甚遠，例如，只是將檔案資料數據化，但沒有進行相關的制度改革，導致檔案資料的應用存在問題。因此，高職院校檔案建設的方略之一，是創新思維方案，改善管理思路。首先，要加強對在高職院校的檔案信息化建設的指導與監督，對于不規范的行為要及時改進，例如，檔案資料的數據形式轉化方法不正確、學生或者教師提交的文檔格式不規范等，這些要及時糾正；其次，要不斷健全學校自身的檔案管理制度，明確信息化檔案管理不僅是將檔案資料數據化，而是依靠互聯網和數據處理技術，全面實現檔案的應用。高職院校有必要在管理制度中明確檔案應用相關的內容；最后，高職院校檔案信息化建設就是為了更好實現對檔案的管理以及實現檔案信息資源的共享。在豐富檔案信息資源時，可以通過加強檔案宣傳來提高高職院校以及社會的檔案意識。

2.2 跟住時代腳步，利用大數據進行檔案管理

以互聯網和信息技術為基礎形成的大數據時代，其本身就是在不斷發展和變化的，這是時代發展的主旋律，在這樣的時代背景下，任何一項工作都需要跟住時代腳步，才能獲得長足的發展，高職院校檔案建設也是如此，在大數據時代，對數據的利用以及生成數據進行再利用，是事物發展的基本路線，對于高職檔案建設來說，就是要利用好現在的檔案數據，進行檔案管理。大數據時代，簡單的數據或是文件利用已經不能滿足檔案用戶的利用需求，他們更希望獲得數據背后的信息及在信息中所蘊含的知識。然而，知識不是自然生成的，也不是簡單的存在于信息集合中，需要經過抽取和挖掘才能獲得。針對高職院校教學、行政管理方面。對學校的資產數據進行全面整理歸納，分析其具體使用情況，所得結果可以為日后學校硬件設施采購，合理分配學校的教學資源等提供參考依據。在學生個人信息方面，應對學生入學和畢業登記表上的生源地、家庭背景、畢業去向等數據進行統計分析，對所得數據進行深入挖掘，可以為學校招生就業、專業設置、教學改革提供重要的參考價值。當然提供這些挖掘后的知識遠比提供簡單的數據和文件對檔案用戶的價值來得更大。

2.3 發展服務目標，重視檔案工作能力提升

高職院校檔案建設的一切工作，都需要檔案部門相關工作人員完成，對檔案數據的利用以及實現檔案相關服務，有賴于檔案管理者的職業能力的展現。因此，發展檔案服務目標，提升高職檔案建設程度，需要重視相關崗位工作人員的工作能力提升，例如，為了更好地分析高職檔案資料，管理者需要具備一定的數據分析能力；為了體現檔案的服務功能，管理者要具備充分的服務意識；為了實現檔案數據的共享，管理者需要具備信息管理和安全維護能力。因此，高職院校有必要對檔案管理工作者開展職業能力培訓，或者按照檔案建設發展要求，聘任相應的專業人才。

3 結語

綜上所述，高職院校檔案建設應該尊重時代背景，從當前互聯網和信息技術的應用除法，利用大數據開展檔案建設。在建設過程中濃，不僅要改革檔案管理思路，實現服務型的檔案管理，還應該重視檔案管理工作者職業能力的發展，只有這樣，高職檔案建設才能與高職院校發展統一起來。

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