新時期人事檔案管理工作要點分析

文/李想，吉林省白城市洮北區人力資源和社會保障局

人事檔案管理是黨和國家工作不可缺少的一個重要組成部分，一份規范的人事檔案可以很全面的反應個人的工作表現、行為軌跡、歷史背景及其經歷的重大事件。做好人事檔案管理工作責任重大，意義深遠。隨著信息時代的發展，人事檔案管理工作將面臨更多的新情況，新問題。因此，檔案工作者必須適應形勢的需要，把握好檔案管理工作的要點，進一步提高人事檔案管理水平，使人事檔案管理工作達到規范化、標準化和制度化，使其更好地為地方發展服務。

1 檔案材料的收集

人事檔案材料的收集是人事檔案工作的基礎，是人事檔案工作的重要環節，為保證檔案的完整性，在工作中首先要加強檔案材料收集工作。

1.1 主動收集。作為檔案員，要密切注意單位人事檔案材料產生的信息，主動出擊，爭得各部門和單位的工作配合，對定期形成的如年度考核表、獎勵、職稱、工資等材料及時督促材料形成部門按時保質上交，及時歸檔，避免材料形成時間過長，未及時收集或經辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。

1.2 有重點的收集。個人檔案材料包括很多內容，為了使材料更具有價值，材料的收集必須要有重點。可以依照干部人事檔案分類法的十項分類，擬出重點收集的材料。比如，重點收集反映職工思想政治、工作實績、品德作風、業務能力、學識水平等材料充實檔案，成為單位選人用人的依據。

1.3 實行經常收集與追蹤收集相結合。檔案管理人員工作中要經常關注單位個人基本信息，經常對檔案進行清查，隨時掌握所有人員的變化情況。對新進入人員，要認真審查檔案材料，將缺少的材料進行認真登記，及時溝通，并按規定時間補充缺少的材料，避免時間過長或人員流動造成檔案材料無法收集歸檔。

2 檔案材料的整理

人事檔案的整理工作是一項技術性、技巧性很強的工作。材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔等工作，才能保證檔案資料的規范化和完整性。

2.1 材料鑒定。材料鑒定是人事檔案材料歸檔以前的最后一次檢查，鑒別工作的好壞直接決定著人事檔案質量的優劣。材料鑒定，必須要保證規范準確和真實有效。因此，在鑒定時凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發現未蓋章或簽字的，應及時與歸檔單位或個人取得聯系，對于內容不實，字跡不清，不能反映真實情況，有弄虛作假，涂改痕跡的材料，不能歸入檔案，要及時處理。

2.2 剔除材料。鑒別工作的任務之一，就是把不屬于人事檔案歸檔范圍的材料剔除出去。認定不屬本人的材料，或者是不應歸入人事檔案的材料，均應轉給有關單位保存或處理。轉出時，要寫好轉遞材料通知單。退回近期形成的檔案材料，手續不夠完全，或內容尚需査對核實，應提出具體意見，退回有關單位，待修改補充后再交回來。對于無保存價值、重份的材料，應按有關規定銷毀。銷毀時要認真審查，逐份登記，并說明銷毀的理由，經主管領導批準后，進行銷毀。

2.3 技術加工，分類準確，編排有序。高標準對檔案材料進行技術加工，嚴把技術質量關。對小于檔案規格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，切實做到整齊劃一，歸檔材料左邊應留出2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其他材料相等。特別情況，例如對折皺、破損的材料進行裱糊。如內容太多可折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細，裝訂整齊。依照人事檔案材料的具體分類要求，對材料排列、合理分類，使每卷檔案達到完整、精練、真實、條理、方便利用。

2.4 及時、準確做好目錄，錄入計算機。要隨時有效地保存有效檔案，對于每年每個人常規產生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對于年中不定期產生的材料，可采取隨時產生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。

3 檔案資料的保管

檔案保管是檔案管理中的極其重要的基礎性工作。加強嚴格的保管，才能維護檔案的完整與安全，便于調用。那么，做好檔案保管工作：一是加強檔案的庫房管理。要做好檔案基礎設施的更新，要注意檔案室的防水防火的設施的完善，配置防盜檔案柜等基礎設施，檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開要加大投入，購置先進的計算機設備，完善人事檔案管理的信息化；二是檔案流動過程中的保護。如需借閱檔案材料，則需經過非常嚴格的程序方可借閱復印，并且要加蓋公章。三是加強保護檔案的技術措施。定期進行網絡安全的防護，防止出現人事檔案泄露、系統被攻擊等網絡安全問題。要委派專門的檔案管理人員進行管理，在遇到問題時能夠及時解決，以滿足工作需求。

4 檔案資料的查閱

人事檔案的收集、鑒別、整理、保管等一系列基礎性工作，都是以提供利用為目標。對于已經整理好的人事個人檔案要拓寬服務范圍，除了在政審、調資、晉升時提供人事檔案以外，檔案部門在當前人事工作改革中積極提供人事檔案信息，如為機構人員調整、定崗定員工作提供人員現狀情況、綜合信息、統計信息等。

目前，人事部門普遍使用計算機人事信息管理系統，不但提高了查找信息的速度，而且能對所管理人員的情況進行研究，做出統計分析，開展高層次的信息服務，對人事檔案利用工作的改革和發展起到了促進作用。

5 結語

作為人事組織工作的關鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環節與基礎。所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細致、完整、精準、真實。作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。認真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。

[1]任改蓮;新時期如何做好人事檔案管理工作[J];內蒙古師范大學學報(哲學社會科學版);2013.

[2]張同芹;人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J];科技致富向導;2013.