我國企事業單位檔案管理存在的問題及其對策研究

文/柳玉婷，唐山市規劃建筑設計研究院

隨著社會經濟的不斷向前邁進，我國企事業單位檔案管理工作從理論水平到實際操作都有了長足的發展，關于檔案管理的各項規章制度也逐漸地規范和更加完善。但是與企事業單位自身發展速度和規模相比，檔案管理工作仍存在很多的問題和障礙，這也自然而然地限制了組織的發展。

1 當前企事業單位檔案管理工作存在的問題

1.1 單位對檔案管理工作重視程度不夠

很多單位對檔案管理工作的重要性不夠了解，沒有對檔案管理工作給予足夠的重視，認為檔案管理可有可無，導致了檔案材料不能及時收集整理或者缺失嚴重，檔案材料堆放混亂，等有需要查詢相關檔案材料時發現無從查找，嚴重影響工作效率。甚至有些單位都沒有組織相關的《檔案法》等相關法律的學習，管理人員缺乏相應的專業知識支撐，無法做到工作到位。

1.2 檔案管理人員專業素質有待提高

很多單位沒有專門的檔案管理人員，經常是從各部門臨時抽調人員借用一段時間。這樣就導致檔案管理人員專業能力水平不夠高，及時去相關部門進行過正規的培訓和學習，也無法對檔案管理工作有足夠的認真和重視，這就直接導致不同時間產生的檔案材料存在不同程度的編制粗劣，準確性不高，甚至是缺乏丟失。

1.3 檔案管理規章制度不夠健全完善

許多企事業單位都沒有正規、合理的檔案管理工作規章制度，造成管理意識淡薄，檔案管理服務水平低下。隨著經濟形勢的高速發展，雖然有些單位已經開始意識到檔案管理工作的重要性，但是投入的人力、物力實在太少，檔案管理發展水平遠遠跟不上組織的發展速度。“不以規矩，不能成方圓”，沒有健全完善的規章制度，工作人員就無法對工作有足夠的責任感，檔案管理工作就無法高質量地完成，組織也就無法及時獲得真實、有效、系統的第一手檔案資料。

2 我國檔案管理工作的發展趨勢

在計算機信息網絡充分發展的今天，檔案管理的信息化成為其發展的一大特點，也賦予了檔案工作新的特征：（1）檔案材料形式多樣化。在信息技術環境下，電子檔案應運而生，它需要借助磁盤或者光盤存儲，極大地節省了存儲空間，但是卻易因損壞而造成極大損失。（2）紙質檔案與電子檔案的雙軌運行。在我國當前的經濟形勢情況下，電子檔案無法完全取代紙質檔案的存在，一些材料必須優先由紙質形態存在，而后才能形成相應的電子材料。（3）對檔案管理人員提出了更高的專業要求。檔案管理的信息化要求檔案管理人員在熟練掌握各種專業知識的同時，還要能夠熟練運用計算機網絡等現代化技術。

3 解決檔案管理工作相關問題的對策和建議

3.1 要充分認識檔案管理工作的重要性。

當前我國大部分企事業單位需要積極改變陳舊的思想觀念，正確認識到檔案管理工作的重要性，上到單位領導，下到具體工作人員，都要從根本上轉變認識和態度。單位領導要從組織戰略發展的角度看待此項工作的發展，給予檔案管理工作足夠的人力和物力的支持，全面提升檔案管理服務水平，時期為組織的戰略發展提供有力的支撐。

3.2 建立健全各項規章制度。健全的規章制度是工作推進的有力保證。為使檔案管理工作水平有效提升，各企事業單位不僅要明確檔案工作人員的分工、責任，還要從檔案材料的收集、整理、分類、存放、借閱、專遞等各方面制定相應的規章制度，保證每項工作都有序、有據、專業地進行。

3.3 提高檔案管理人員專業素質水平與提升企業員工的檔案意識相結合

一方面檔案管理工作人員要掌握《檔案法》等相關法律政策的內容，并熟練第應用于日常工作來。同時，在信息經濟迅速發展的今天，檔案管理人員要與時俱進，不斷學習掌握各種現代化的科學技術，勇于創新檔案管理，主動承擔檔案信息傳播的各種工作，充分發揮檔案管理信息對組織的發展的巨大的推動作用。另一方面，各企事業單位要提高全體員工的檔案意識，把《檔案法》的內容作為一項普遍培訓的內容進行廣泛地宣傳，讓單位的全體員工能夠意識到檔案管理工作的重要性，了解檔案工作直接關系到組織的發展，每個人都配合做好檔案材料的收集、妥善保管、整理、分類，并及時歸檔。

3.4 實現檔案管理的現代化管理，使信息化建設為檔案管理工作保駕護航

實現檔案管理工作的信息化管理，才能充分有效地利用檔案資源，這也是檔案管理工作的最終目的所在。為實現檔案管理的信息化，單位必須提供有力的人力物力支持，逐步推進內部檔案數據庫建設，全面推動紙質檔案向數字檔案轉化的工作，實行檔案材料全文數據庫管理，最高限度地提高檔案查詢的速度和效率，充分開發檔案資源，實現檔案管理網絡化，為組織生存發展及時提供豐富的信息和全面的服務。

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