管見流動人員人事檔案管理工作

◎王一博

管見流動人員人事檔案管理工作

◎王一博

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展與全面改革的不斷深入，人員流動更加頻繁，流動就業(yè)廣泛存在，流動人員人事檔案管理工作也出現(xiàn)了許多新問題，迎來諸多新挑戰(zhàn)。如何加強(qiáng)流動人員人事檔案管理，更好為流動人員提供便捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)，已成為人事檔案工作當(dāng)前需要研究的重要內(nèi)容之一，也是人力資源和社會保障部門適應(yīng)新形勢下市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，促進(jìn)人才合理流動和配置的一項(xiàng)重要職責(zé)。筆者結(jié)合自身多年在檔案管理部門的工作經(jīng)歷和體會，對這一問題進(jìn)行一些初步探索。

流動人員人事檔案管理在實(shí)際工作中主要存在著以下問題

流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)混亂繁多。中組部、人社部相關(guān)文件明確規(guī)定，流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)。但目前，省、市、區(qū)各級人才交流機(jī)構(gòu)和各級職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)、社保部門都在保管檔案，甚至一些社會中介組織、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)都在管理流動人員人事檔案，造成檔案管理工作秩序混亂。

企業(yè)及流動人員對人事檔案認(rèn)識不足，重視不夠。有些企業(yè)認(rèn)為人事檔案在很大程度上已經(jīng)不能幫助他們正確判斷某個人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景。有些個人也認(rèn)為檔案在求職及職業(yè)發(fā)展中不重要，甚至不知道自己的檔案存放在哪里，人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重。更有甚者認(rèn)為檔案是私有財(cái)產(chǎn)，一直放在自己手中，導(dǎo)致相關(guān)材料不完善，影響其此后檔案接續(xù)。

檔案管理規(guī)范缺失，管理水平亟需提高。有些存檔機(jī)構(gòu)制度不完善，不注意平時材料形成，導(dǎo)致檔案材料不齊全。甚至違反規(guī)定出具假證明，私自抽取、涂改、銷毀有關(guān)材料，致使人事檔案安全性、真實(shí)性、嚴(yán)肅性受到威脅。一些檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，缺少創(chuàng)新，對檔案管理還僅停留在接收時不缺要件、存檔期間不遺失，致使檔案管理職能不能有效發(fā)揮作用，這都影響了流動人員的檔案管理趨向正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

努力提高流動人員人事檔案管理的社會化服務(wù)水平

形成共識，促進(jìn)發(fā)展。由于現(xiàn)在全國各地區(qū)之間檔案流動數(shù)量大，各省、市、區(qū)之間政策有差異，轉(zhuǎn)遞材料要求有不同，導(dǎo)致很多檔案不能一次性順利完成轉(zhuǎn)遞。建議相關(guān)主管部門，規(guī)范統(tǒng)一全國各地區(qū)之間的有關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞方面的要求，完善針對流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞政策的規(guī)定。通過加強(qiáng)對人事檔案流轉(zhuǎn)過程的管理來規(guī)范、引導(dǎo)人才流動，使人事檔案價(jià)值得以體現(xiàn)。

加強(qiáng)統(tǒng)一歸口管理，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，流動人員人事檔案管理遵循集中統(tǒng)一、歸口管理原則，因此流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)。這樣解決了多頭管理的問題，檔案管理工作才能有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，才能促進(jìn)檔案管理事業(yè)規(guī)范、快速發(fā)展。

加強(qiáng)政策宣傳，做好面向重點(diǎn)群體的政策解讀。每年在高校畢業(yè)生離校前后，將檔案管理服務(wù)政策作為就業(yè)創(chuàng)業(yè)政策咨詢的重要內(nèi)容，引導(dǎo)做好檔案轉(zhuǎn)遞工作。要通過多種方式及渠道組織內(nèi)容豐富、形式多樣的流動人員人事檔案管理服務(wù)政策宣傳普及，介紹檔案材料內(nèi)容、形成過程及主要功能。提高用人單位和存檔人對檔案重要性的認(rèn)識，在全社會形成共識，營造良好的人文環(huán)境。

實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，推進(jìn)走向法制化軌道。流動人員人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補(bǔ)充檔案材料。而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量。對收集到的檔案材料，要從手續(xù)是否完備，內(nèi)容是否準(zhǔn)確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別。建議完善有關(guān)規(guī)范流動人員人事檔案材料的收集、充實(shí)等問題的政策性、可操作性的文件，使流動人員人事檔案管理向法制化管理的軌道推進(jìn)。

增強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)性，提升服務(wù)管理水平。存檔部門要帶領(lǐng)檔案管理人員學(xué)習(xí)上級文件，了解相關(guān)政策，將定期組織業(yè)務(wù)及相關(guān)知識學(xué)習(xí)制度化。并且要明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)日常管理工作。業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，讓檔案工作者交流工作經(jīng)驗(yàn)和心得，以適應(yīng)形勢發(fā)展的要求。并且要鼓勵檔案管理人員加強(qiáng)進(jìn)修學(xué)習(xí)，及時補(bǔ)充專業(yè)知識、法律知識等以提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、責(zé)任意識，不斷提高檔案科學(xué)管理的水平。

（作者單位：哈爾濱市民政和人力資源社會保障局）