基建工程檔案管理現(xiàn)狀及問題綜述

文/楊巧，山西省奇村溫泉干部療養(yǎng)院

1 基建檔案的作用

1.1 基建檔案是指從建設(shè)工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗收文件等內(nèi)容，基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項目管理工作的真實過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。

1.2 基建工程項目是指在同一個計劃任務(wù)書和總體設(shè)計內(nèi)進行施工，由一個或幾個單項工程組成，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，行政上有獨立的組織形式的基礎(chǔ)設(shè)施或建筑物，工程項目的特點，決定了基建檔案具有技術(shù)含量強、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完整準(zhǔn)確性等特性，基建檔案為基建工程各階段建設(shè)活動的決策、文件編報、施工、竣工、使用、等工作提供依據(jù)和憑證，是單位維權(quán)的依據(jù)，是工程項目的寶貴財富。

2 基建工程檔案管理現(xiàn)狀及問題

基建工程檔案管理就是指對基礎(chǔ)建設(shè)工程項目中的各種有價值的資料進行整理并存檔統(tǒng)一管理。

2.1 基建工程檔案對基建工程的重要性

基建工程檔案包含著工程建設(shè)里面的許多資料以及工程項目的各種情況。基建工程的施工必須以基建工程檔案為依照及參考基礎(chǔ)，檔案是基建工程的實際情況的文本記錄，它代表著基建工程的施工進度，工程范圍等重要工程信息，因此，基建工程檔案管理是基建工程中不可或缺的部分，管理好基建工程檔案能提高工程整體的施工水平。

2.2 我國基建檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，我國部分基建工程檔案管理仍使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即由人力來記錄檔案以及收藏檔案，文本檔案仍然處于重要地位，這也就致使基建工程檔案管理受到更多的客觀因素的制約，從而出現(xiàn)問題，比如文本文件易丟失毀壞、人力記錄檔案易出現(xiàn)誤差等。我國的基建工程檔案管理水平仍有待提高，整體的檔案管理體制存在許多漏洞，由于一些工程承包單位對基建工程檔案管路沒有給予足夠的重視，致使檔案管理缺乏先進的設(shè)備支持以及充分的人力支持，從而使工程檔案管理過于形式化，缺乏管理實效性。

2.3 基建檔案管理中普遍存在問題分析

2.3.1 基建檔案管理涉及部門過多，缺乏統(tǒng)一管理

由于基建工程檔案包含的資料信息較多，其涉及的部門也就復(fù)雜，比如施工部門的施工信息，勘察設(shè)計部門的設(shè)計信息以及維修部門的維修記錄等資料都是需要存檔的有價值的信息，而這些信息來自不同的部門，負(fù)責(zé)管理基建工程檔案的人員就需要從不同部門提取資料，面對過多的部門，檔案信息收集的難度也大大增加，相對應(yīng)的統(tǒng)一管理檔案的工作難度也有所增加[2]。

2.3.2 傳統(tǒng)檔案管理易使檔案信息丟失

傳統(tǒng)檔案管理主要是用文本記錄檔案信息，比起電子檔案來，文本檔案易于損壞及丟失，管理難度較大，而且如果基建工程檔案使用傳統(tǒng)檔案管理方法管理的話，需要投入的人力和物力也會有所增加，這樣工程的成本投入就會提高，工程預(yù)算自然就升高不少。

2.3.3 檔案管理人員綜合能力有待于提高

檔案管理人員在檔案管理中起著主導(dǎo)作用，無論是電子存檔或是文本存檔都需要檔案管理人員收集檔案信息，尤其是基建工程檔案需要很多部門的資料信息，這就對基建工程檔案管理人員的要求更高，管理人員必須細(xì)心收集檔案資料，并且具有良好的檔案管理職業(yè)素養(yǎng)。在基建工程檔案管理中，如果管理人員抱著隨意的態(tài)度收集檔案信息的話，很有可能錯漏一些重要工程信息，影響工程施工，同時，管理人員若是沒有職業(yè)道德的話就有可能致使機密檔案信息泄露，往往很多機密檔案對工程有著至關(guān)重要的作用，一旦泄露，便會使工程受到重大打擊[3]。

3 加強基建工程檔案管理有效措施思考

3.1 各部門共同協(xié)調(diào)管理工程檔案

基建工程需要各個工程部門的共同支持，每個部門擁有的有價值的資料和信息都要進行存檔保管以協(xié)助工程的進行。由于檔案信息涉及多部門，因此信息收集工作也有一定的難度，為了避免信息收集過程中出現(xiàn)重要信息丟失、資料不完善、信息記錄錯誤等突發(fā)情況，各部門就應(yīng)該相互協(xié)作，對于有價值的工程信息就要積極提供給檔案管理部門，并且部門一定要做好資料備份工作，一旦檔案管理部門記錄的檔案信息出錯的話，信息來源部門才能糾正錯誤，減小錯誤信息對基建工程施工的影響。

3.2 提高基建工程檔案管理人員素質(zhì)

基建工程檔案管理的信息收集、資料整理、以及檔案存檔都需要管理人員來進行，因此，管理人員對基建工程檔案有著一定的決定作用，這也就對管理人員的素質(zhì)有了許多要求，首先，基建工程檔案管理人員必須要有檔案管理的相關(guān)專業(yè)基礎(chǔ)，這樣才能對檔案進行技術(shù)性的管理，降低檔案管理的難度；其次，要提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平，保證基建工程檔案所包含的機密工程信息不被泄露，工程檔案管理人員會接觸到許多工程信息，在一定程度上來說，基建工程檔案管理人員的素質(zhì)是工程順利進行的重要影響因素。

3.3 引進先進檔案管理技術(shù)以及設(shè)備

檔案管理的質(zhì)量受到很多客觀因素的影響，其中最重要的就是檔案管理設(shè)備及管理技術(shù)。先進檔案管理設(shè)備能讓存檔及檔案保存事半功倍，且增強了檔案保存的安全性，而管理技術(shù)的好壞也決定著檔案管理的完整性以及檔案信息對工程的支持作用。

3.4 檔案管理的整體要求必須提高

基建工程檔案管理不僅僅是一個工程的組成部分，它也是整個基建工程體系的組成部分，只有整個基礎(chǔ)建設(shè)事業(yè)的檔案管理要求有嚴(yán)格的要求，各個工程承包企業(yè)在檔案管理方面才能有發(fā)展的目標(biāo)，從而自覺地提高基建檔案管理水平。

3.5 加強各企業(yè)部門對基建工程檔案重視度，工程承包方應(yīng)建立必要檔案管理體制

基建工程檔案管理是工程中一個重要的組成部分，檔案管理的情況不僅對工程的施工有影響，對工程的持續(xù)維護也有重要影響。因此，與基建工程有關(guān)的企業(yè)和部門都必須重視檔案管理，并對基建工程檔案管理積極提供支持，只要工程方重視基建工程檔案管理，那么檔案管理就能獲得更多的財力物力上的支持。

3.6 信息化時代，給基建檔案工作帶來了新的課題，基建檔案管理應(yīng)推行計算機管理技術(shù)，適應(yīng)基建工程項目現(xiàn)代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據(jù)基建工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高基建檔案管理效率。

4 結(jié)語

基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實的精神，做好基建檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。

[1]楊曉東.簡述基建工程檔案資料的科學(xué)化管理策略[J].品牌（下半月），2012（4）：78-79.

[2]張智麗.企業(yè)基建項目檔案管理工作中存在問題及對策探討[J].昆明冶金高等專科學(xué)校學(xué)報，2011，（4）：47-48.