增強檔案保密意識 依法利用檔案資源

文/劉偉清，寧鄉縣人力資源和社會保障局

0 引言

曲徑回廊，壁燈懸空，密集架，排排無縫，萬象蒼桑，歷史見證，件件真情，字真跡，印真紅；當年激情，回蕩庫鳴，多少事，疊疊層層，人歡馬叫，聲匿卷中，調卷聲催，閱聲微，效聲宏。作為從事機關檔案工作近十載的筆者來說，堅持檔案保密以人為本，堅定推行依法利用檔案的信念不變，堅持做好保密工作的信念不變，在檔案的保密和利用問題上，有以下四個體會。

1 因工作職責要把握和處理好保密任務

在圖書管中存在大量的檔案，其中不乏存在保密檔案。依據我國《保密法》對保密檔案的劃分，可以分為三級，分別為“絕密”、“機密”和“秘密”。每一個檔案管理人員對保密檔案都要做好保密工作，這是我們的職責、我們的任務，這是國家賦予我們的責任。對涉密檔案進行保密，保密的目的是為了更好的利用，只是涉密檔案對時間、地點、范圍以及能夠觀看的人群進行了限定。對保密檔案僅僅進行保密但不對其進行合理的利用它，這就失去了保密檔案的意義。當然，對保密檔案進行利用是在保密的基礎上進行的，利用也不是無限制的，因為無限制的利用會為國家的安全帶來隱患，會給黨造成困擾。保密和利用既是相互沖突的又是緊密相扣的，因此這就需要檔案管理者要有較高的思想覺悟，能夠做到不偏不倚，合理恰當的處理兩者之間的關系。

檔案是為人們服務的，通過對檔案的查詢能夠使人們從中找到前人相關經驗，使得自己少走彎路，因此檔案具有重要意義的。但是，在實際工作中，人們很少去查閱檔案，造成檔案利用率較低。檔案管理者則怕檔案丟失、錯亂等原因，對檔案的利用投鼠忌器，使得檔案被束之高閣，繼而也使得檔案的利用率再次降低，使檔案資源白白浪費。筆者認為，兩者主要矛盾在檔案管理者的思想認識。檔案管理者要有開放性的思維，端正認識，與時俱進，改變傳統觀念，在嚴格做好保密工作的基礎上，積極為檔案利用者提供方便，才能使檔案的價值真正的體現出來。

2 要把握和處理好制度與措施的關系

俗話說，沒有規矩，不成方圓。建立合理有效的管理制度，進而能夠保證檔案的保密性，又能夠促進檔案的使用。僅僅有制度沒有合理的措施是不行的，那樣會使得執行起來特別難，不容易落實。反過來，有措施無制度也是不行的，會造成綱目混亂的現象，進而無法長久下去。因此需要兩者結合，相互彌補、相互促進。根據筆者多年從事檔案工作角度出發，構建合理的檔案閱覽制度、外借制度以及復印制度等，進而做到有序操作。同時，也應該建立不同的審批制度，繼而做到對檔案的利用情況有跡可循。除此之外，根據我國相關法律法規規定，對收發、分送、移交、銷毀等每一個環節都要做好相關工作，保證每一項工作的正確性。為確保每一項工作的準確性，應建立檢查小組，定期對工作進行檢查。由諸多管理制度和有效的措施同時進行，進而能夠確保檔案保密性的同時，又能夠實現對檔案的有效利用。

3 有效的處理“死”與“活”的轉化關系

依據我國《保密法》規定，對涉密檔案進行等級劃分，分為三個等級，其目的是為了讓檔案管理者根據不同的管理等級應用不同的管理辦法，這樣能夠實現最大程度的利用檔案。同時，國家對機密文件設定了保管期限，依據保密級別的不同，對機密文件設定了30年，20年，10年三個等級，除了特殊規定的除外，在保密期內保密事項受到國家法律保護。并不是所有的涉密文件是不可更改的，在保密期滿后，該涉密文件就不再是保密的了，它就變為了公開的了，這一部分檔案就可以被大眾所看見，該檔案也就由死轉生了。在思想不能認為涉密文件是終身保密的，沒有正確的認識到涉密文件的時效性以及范圍，這樣是不正確的。同時，缺乏對保密文件的保護，任由保密文件被規定之外的人翻閱也是錯誤的。檔案管理人員要對檔案進行科學有效的管理，對檔案的保密期限進行劃分，這樣能夠有效的掌握檔案的死與活的關系。對涉密檔案和非涉密檔案進行嚴格劃分，確定那一類的檔案可以利用，然而哪一類的檔案不能夠利用，這樣能夠使得檔案最大程度的被使用。

4 正確處理軟件和硬件之間的關系

所謂軟件，是指人的思想建設。再好的制度和措施都需要人去執行。因此在重視涉密檔案管理的同時也要注重硬件設施的建設，因此需要對檔案管理者的思想進行建設，進而實現對檔案有效的進行保密管理。所以，要加強法制教育，進而有效的提高群眾保密觀念。與此同時，也要加大對涉密檔案管理工作的宣傳。筆者對所在單位檔案管理進行闡述，該單位設有專門的檔案存放室，為有效的保護檔案，防止檔案受損傷，對檔案室進行改造，為檔案室配備濕度機，除濕器以及粉碎機等裝置。與此同時，加大宣傳教育工作，并對涉密文件管理員進行定期培訓，增加管理員的保密意識。要求全體工作人員，對不該知道的秘密不問、不看、不記;不在通信中涉及國家秘密;不與親屬、朋友等無關人員及在公開場合談論秘密;不向外泄露領導同志的地址、電話及行蹤;不向外泄露尚未公布的突發事件;不隱瞞泄密事件。檔案管理工作者因為工作性質特殊，管理人員具有知道秘密時間早，并且知道的多且詳細，為了保密，此時要求檔案管理者具有較高的素質，并能夠對所知道的秘密守口如瓶。這樣既有硬件的保證，又有軟件與之配合，這樣就能夠起到很好的效果。

檔案從保密到利用，從利用到保密，看似對立的一對矛盾，卻又是相互制約的統一體。檔案保密工作只有解放思想，實是求是，與時俱進，不斷創新，才能滿足人民群眾對檔案日益增長的需要。

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