協同辦公系統應用問題及合理應對建議研究論述

文/王靜 王磊，國網隨州供電公司

協同辦公系統應用問題及合理應對建議研究論述

文/王靜 王磊，國網隨州供電公司

隨著社會不斷進步，科技持續發展，以互聯網為基點的協同辦公系統逐漸被廣泛應用到企業運營管理中，發揮著不可替代的作用。由于受到各種主客觀因素的影響，系統辦公系統應用問題不斷顯現。因此，本文作者客觀闡述了協同搬動系統應用問題，多角度提出了一些合理化的應對建議。

協同辦公系統；應用；問題；應對建議

在科技日益發展浪潮中，很多地區電力公司協同辦公系統已正式上線運行，前期運行中經過了多次數據遷移測試，上線準備工作充分。在應用過程中，企業可以根據協同辦公系統的特點、性質，結合自身運營情況，設置多樣化的應用模塊，比如，文秘辦公、輔助辦公、接待管理，優化利用協同工具，比如，電子郵件、移動辦公，提高系統綜合管理水平，挖掘辦公各業務信息數據，簡化工作流程，提高員工工作效率與質量。在應用協同辦公系統中，企業必須多層次客觀分析其存在的問題，通過不同途徑采取有效的措施加以解決，確保協同辦公系統處于穩定運行中，更好地發揮多樣化作用，促使一系列經濟活動順利開展。

1 協同辦公系統關于用戶身份問題與應對建議

1.1 用戶有雙重身份問題與應對建議

在協同辦公系統應用中，發揮著多樣化的作用，有利于各項工作的順利開展，大幅度提高企業運營效益。由于相關因素影響，極易出現用戶雙重身份問題，比如，用戶同時具備分管局領導、部門領導身份，但在運營管理中，企業明確規定用戶只能申請一個登錄賬號。如果將該賬號設置在內部某部門機構中，其他部門員工將無法第一時間把需要審批的文件送到該用戶手中，嚴重影響相關工作的順利開展。在相關人員對該問題進一步分析之后，發現是因為一般用戶都只設置了所在的核心部門，并沒有設置相關的隸屬部門。針對這一問題，在登錄協同辦公系統客戶端之后，依次點擊“系統管理、用戶管理”[1]，再根據各方面要求，選擇需要進行設置的用戶賬號，點擊修改用戶，重新設置所在部門，使其成為該用戶的重要職能部門，根據提示，合理選擇隸屬部門，將其作為次要職能部門，這樣兩個部門的用戶都可以在對應部門成員中準確找到該用戶，用戶雙重身份問題得以有效解決。

1.2 更改信息整理員權限問題與應對建議

在協同辦公系統應用中，由于崗位工作變動，需要及時優化調整信息整理員對應的管理用戶。在政務管理-信息管理中卻找不到相關的信息，無法獲取相關的數據信息。經過分析，發現協同辦公系統特殊特色的變更不止體現在某方面，如果只是單方面更改，極易導致功能模塊無法正常發揮應有的作用。在處理更改信息整理員權限問題中，在合理變更信息整理人員角色管理用戶之后，相關人員要借助系統管理員身份，進入協同辦公系統客戶端，點擊“系統管理-公共常用聯系人”后[2]，迅速找到信息上報行政人員，根據各方面具體情況，優化調整對應人員信息，增加變更后信息整理員的同時，要將原來的人員刪除，保存退出后，新配置的收文登記人員才可以進行收發文的處理。這樣在登錄該客戶端后，便可以隨時受到相關的信息，確保企業領導者隨時掌握各方面情況，科學決策，確保一系列經濟活動順利開展。

2 協同辦公系統公文起草問題與應對建議

在協同辦公系統運行中，用戶在點擊發文擬稿按鈕后，填寫好基本信息后，點擊起草正文，復制之前擬好的Word文檔文字，粘貼到彈出的內容礦中，或者選擇發文擬稿按鈕，填寫好基本信息后，點擊起草正文，在彈出的內容框中按下F2鍵或引入文字按鈕，直接引入不同格式的文檔，導致需要審核的公文在傳到上級后，無法顯示正文內容或者文檔格式出現問題。主要是因為某些企業采用的協同辦公系統版本存在問題，無法和微軟Office軟件版本兼容[3]，特別是文檔格式方面，需要在文檔編輯過程中，才能將不正確的格式去除。對于這一問題來說，用戶可以在點擊起草正文后，在彈出的內容框中合理編輯正文內容。還可以在打開新建后，復制之前擬好的Word文檔文字，粘貼到TXT格式的文本文檔中，再選擇發文擬稿按鈕，填寫好基本信息，點擊起草正文，彈出的內容框按下F2鍵，也可以找到關于引入文章的按鈕，在所選擇的新建文本文檔中順利導入文檔，有效解決公文起草方面的問題，確保上傳的文檔格式正確，可以正常顯示正文內容。

3 協同辦公系統公文起草附件無法添加的問題與應對建議

用戶在起草好文件，添加附件過程中，經常出現添加不成功的問題，檢查之后，并沒有文檔本地打開方面存在問題，拷貝到其它電腦后，也可以正常打開對應的文檔，但在計算機終端中添加公文起草附件，仍然無法添加成功。經過分析，發現無法成功添加的公文起草附件文件名都比較長。以此為基點，系統管理人員進行了相關的測試，重新構建一個Word文檔，設置較長的文件名，逐一減少字節，反復測試，在測試過程中，發現在達到相關字節后，便能順利添加公文起草附件，一旦超過該字節，公文起草附件將無法成功添加。針對這一問題，在添加公文起草附件中，用戶必須合理修改對應的文件名，確保文檔字數不超過相關字節，便能成功添加公文起草附件。

4 結語

總而言之，在協同辦公系統應用過程中，系統管理人員必須全面、深入分析該系統“架構、流程、運維”等，在應用業務系統中，及時發現存在的問題，有效解決，確保各系統模塊處于安全、穩定運行中，逐漸提高自身的業務處理能力。同時，系統管理人員要多和系統辦公運維項目組溝通、交流，有效解決各方面存在的問題，比如，協同辦公系統公文起草附件無法添加、用戶雙重身份、人員調動之后的權限變更等問題。以此，提高協同辦公系統運營效益，更好地發揮多樣化作用，降低企業運營成本，提高其各方面資源利用率，獲取更多的經濟利潤，不斷增強自身核心競爭力，更好地應對來自各方面的挑戰，走上長遠的發展道路。

[1]鄧鴻杰.協同辦公系統應用問題解析[J].湖南農機,2012,07：32-33.

[2]時國棟,汪海濤,陳宇星.協同辦公系統的整體研究與開發[J].河北工業科技,2012,05：286-290.

[3]張冬雪.協同辦公系統應用問題解析[J].電力信息與通信技術,2015,09：98-101.

[4]姚春暉,謝海濤,朱繼鳴,肖景川.移動辦公系統網絡建設及其安全問題探討[J].網絡安全技術與應用,2010,05：22-24.