檔案管理在大數(shù)據(jù)時代背景下的探討

文/鄭義，山東省濟寧市魚臺縣交通運輸局

檔案管理在大數(shù)據(jù)時代背景下的探討

文/鄭義，山東省濟寧市魚臺縣交通運輸局

在當今社會，隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理信息化建設顯得尤為重要。檔案管理是一個單位的順利發(fā)展的必要條件。通過檔案管理，可以查閱歷史資料，記錄歷史功績。檔案管理科學規(guī)范，能夠?qū)⒐ぷ飨到y(tǒng)的歷史檔案顯示，讓領導及時了解工作情況，為下一步提供理論依據(jù)，使工人可以在實際工作中參考，少走彎路，提供有效的工作條件，也有利于提高社會認定單位的工作效果，為單位的長遠發(fā)展奠定根基。而現(xiàn)如今全球進入大數(shù)據(jù)時代，如何在這樣的背景下做好檔案管理是本文將要重點探討的問題。

檔案管理；大數(shù)據(jù)時代；策略

檔案管理工作對國家發(fā)展而言是不可或缺也是不可替代的，信息需要不斷更新，并要對更新的信息進行再次儲存，便于后續(xù)的利用。當前我國的檔案管理工作中，存在一些問題，因此，要探究解決問題，提高管理水平的方法。

1 大數(shù)據(jù)時代的特點

近年來我國檔案管理正在慢慢向信息化發(fā)展，并且獲得了很好的發(fā)展成果。可是，伴隨著國家的科技發(fā)展與進步，現(xiàn)在的檔案管理方式已經(jīng)慢慢暴露出了許多不足的地方。這個時候把國家的檔案管理工作正確地投入到大數(shù)據(jù)當中，是我們國家將來檔案管理在發(fā)展方面的主要因素。首先，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，檔案管理工作也慢慢從數(shù)字走向了數(shù)據(jù)。其次，檔案管理的方式方法也從傳統(tǒng)的人工操作升為更簡單化的電腦操作，它不僅僅降低了人工操作容易出現(xiàn)的錯誤及漏洞，還能更加精確地把檔案信息存入數(shù)據(jù)，這為檔案管理的發(fā)展工作提供了極大的保障。

2 大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)優(yōu)勢明顯，能力突出，可以在短時間內(nèi)完成對大量數(shù)據(jù)的準確處理，在檔案工作中可以發(fā)揮巨大的作用。各種類型的主體，無論是組織還是個人，所產(chǎn)生出來的檔案數(shù)量也都在不斷增加，若是仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對信息進行整理與保存，則需要大量的紙質(zhì)資源，同時，要占據(jù)巨大的保存空間，其經(jīng)濟成本較高。若是利用充分利用大數(shù)據(jù)對信息檔案進行整理與保存，則可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，將大量信息保存在信息庫當中，在節(jié)約空間，減少工作時間的同時，還可以減少保存載體所需要的經(jīng)濟成本。與此同時，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理下，檔案的抗風險能力弱，容易受到外界因素影響，造成檔案的損壞，甚至導致檔案的丟失。若是檔案保存地發(fā)生意外情況，如火災、水災，則會對紙質(zhì)檔案造成嚴重的破壞，與此同時，紙質(zhì)檔案在保存一定的時間后，不可避免的會出現(xiàn)字跡模糊，以及紙質(zhì)老化損壞的情況，還會受到一些蟲害的侵襲，遭到破壞。而大數(shù)據(jù)，則可以有效地避免上述問題，通過大數(shù)據(jù)對檔案進行保存，只要通過數(shù)據(jù)存儲空間就可以完成大量檔案的保存，同時，檔案保存的穩(wěn)定性高，不易受到其他因素的干擾與影響，檔案保存時間久，并可以切實提高檔案的保存質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理策略分析

3.1 健全科學化的檔案管理機制

檔案的管理機制，最重要的是要保證檔案及時和完整收集，檔案管理要滿足大數(shù)據(jù)時代及社會發(fā)展的需要，要利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在具體的工作中，要通過有關的規(guī)章制度和法律法規(guī)來通過立法完善管理機制，并在此基礎上推動檔案管理的自主創(chuàng)新。此外，還要加強對管理者思想上的重視，從根本上提高管理工作者對檔案重要性的認識，設立相應工作機構(gòu)配備合格的檔案管理工作人員，并通過對檔案管理工作不同環(huán)節(jié)管理制度的監(jiān)督以及責任追究、業(yè)務考核和表彰獎勵等來深化內(nèi)部體制改革。

3.2 加強檔案信息化管理

要促進檔案信息化管理，首先必須強化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。其次，要加快開發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源，克服“等”的思想。不能因為檔案管理要實現(xiàn)信息化便將現(xiàn)在的所有檔案材料藏于“死庫”，拋棄不用，一切從“零”開始，而要重視其繼承性，要對現(xiàn)有的檔案資源進行全面開發(fā)，如可分類檢索拷貝、按類儲存、試驗傳遞，逐步地適應。同時，同時，利用現(xiàn)代信息處理技術對各類檔案進行處理和存儲，加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設。當然，加強電子檔案的管理和人員建設也是必不可少的。

3.3 建設企事業(yè)軟件和硬件的設施

電子文件的管理以及數(shù)字檔案的管理是檔案信息化的主要體現(xiàn)，由于功能需求的不同，企事業(yè)必須建立出龐大的資料信息資源庫，對不同用戶的訪問管理系統(tǒng)進行開發(fā)，并配置出高功率路由器、高效率交換機等對高性能的服務器進行處理，以便不斷擴大各類系統(tǒng)。在此之外，建設企事業(yè)系統(tǒng)中的軟件系統(tǒng)也是不可忽視的，其中計算機的設計者開發(fā)提供的一類程序軟件，這些系統(tǒng)程序主要是使用計算機自身的邏輯功能管理其各種類型的資源信息。而第二類則是用戶利用計算機所提供的編制軟件，主要解決具體應用程序的問題。

3.4 保證檔案信息的安全

信息技術的發(fā)展為檔案信息的收集、存儲、瀏覽、篩選、查找等工作都帶來了極大的方便，使檔案管理工作更加高效便捷，檔案文化的建設也離不開信息手段。因此，檔案管理部門應該加大在技術方面的投入，配備精良的信息化設備，加快檔案的數(shù)字化進程。同時要對檔案工作人員進行相關方面的專業(yè)培訓，讓工作人員能夠掌握先進的信息技術，在對檔案信息的管理過程中，能夠有效操作，確保檔案信息的完整與安全，及時進行備份，避免源信息丟失或損壞造成的損失。在管理的過程中，要對檔案資源進行系統(tǒng)的分類，并建立相應的聯(lián)系，利用信息技術實現(xiàn)資源共享。并通過網(wǎng)絡，向社會提供專業(yè)性、系統(tǒng)性的檔案信息，提高檔案信息的利用率。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代，雖然，企事業(yè)檔案信息的管理要比傳統(tǒng)時代的檔案管理方便了很多，但網(wǎng)上處理信息也會遇到很多意料不到的問題，如何在大數(shù)據(jù)時代下做好檔案信息的保密工作，仍然是一件不輕松的事情，仍然需要面對很多問題，所以，企事業(yè)的檔案人員要不斷學習和提高網(wǎng)絡安全技術和檔案保密意識，按照相關的規(guī)定做好自己的基本工作。

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