園林工程資料歸檔與檔案管理存在的問題及應對策略

◎ 成亞玲

園林工程資料歸檔與檔案管理存在的問題及應對策略

◎ 成亞玲

園林工程是城市美化工程中的重要組成部分，而園林工程的資料歸檔與檔案管理工作，也是確保工程施工與管理有效性及規范性的重要方面，本文就園林工程資料歸檔與檔案管理工作中存在的問題加以闡述，并在此基礎上探討工程資料歸檔與檔案管理的優化措施與方法，旨在進一步規范園林工程檔案管理工作，避免由于資料管理混亂而產生的問題。

園林工程的資料是工程在施工過程中產生的各種文件與檔案，與工程的策劃、簽約、規劃、方案、制度、施工、監理、管理、驗收與竣工等環節都息息相關，其重要性可想而知，而近年來，園林工程的工程資料歸檔與檔案管理工作都存在一定的疏失與問題，亟須采取有效的措施加以調整，以確保資料歸檔與檔案管理的有效性與科學性。

園林工程資料歸檔與檔案管理存在的問題

施工文件原件缺失。園林工程給施工過程中，由于空間距離或間隔時間等因素，會存在原件缺失的情況，部分單位對于資料歸檔與檔案管理工作并不重視，原始資料亂堆亂放，等到當真需要這些文件的時候，卻已經難以找到，有可能造成工程參與各方的矛盾與齟齬，甚至會導致工程變更、合同爭議等問題。另外，部分相當重要的文件，也以復印件的形式下發或轉發，違背了工程資料管理規范中的相關要求，是檔案管理不規范的表現。

檔案管理缺乏現代化的管理手段。部分工程的檔案管理工作并沒有采取行之有效的現代化管理手段，管理條件較差、設備設施匱乏，可能出現由于管理與保存的疏漏，導致檔案在溫度與濕度的作用下發生缺失或失真的情況。另外，檔案管理工作中，部分單位并沒有采取現代化的管理手段與方法，依舊以紙質檔案進行存放，資料歸檔與檔案管理費時費力，嚴重消耗了人力成本與空間成本，隨著信息時代的到來，檔案管理工作還是應該充分運用現代化的管理技術與設備設施，建立電子化與數據化的檔案管理系統。

園林工程資料歸檔與檔案管理的優化措施

構建全過程檔案管理體系。現階段，大多數的園林工程通常采用項目負責人管理的模式，項目負責人需要承擔園林工程項目的全部責任，包括園林工程資料歸檔與檔案管理工作。而有效的檔案管理工作，應當從園林工程項目前期策劃開始，就設立專門的資料管理部門，由檔案管理的專職人員負責，就各項工程的相關文件、資料、檔案進行及時的收集、整理、存檔與管理工作，以確保文件資料的齊全完整。另外，在檔案管理工作中，還應該做好原件的存檔工作，以確保檔案文件的有效性。園林工程中，有效的檔案管理工作應當是全過程管理，即從工程立項之初即開始的，貫穿工程全部過程的檔案管理，確保園林工程給施工的每一個環節與步驟都與檔案管理工作相同步，工程立項與資料收集與歸檔同步、分項工程與檔案管理同步、工程驗收與檔案驗收同步，從而確保資料管理全過程的完整。

運用現代化管理手段。信息時代的文件歸檔與檔案管理工作，應當充分運用現代化的管理設備與管理手段，充分運用計算機網絡設備及技術，改善檔案管理環境，提高檔案管理的技術應用水平。現階段，電子檔案管理方式已經進入到各行各業當中，園林工程的資料歸檔與檔案管理也應當以電子化與信息化手段加以完善。運用現代化的管理手段，應當首先做好文件資料的掃描存檔，將紙質檔案轉化為電子檔案，以此來提高檔案管理的效率與水平，同時也能夠有效減少不必要的空間占用與人力資源的消耗。檔案部門要想實現電子檔案的長期保存，需要構建一個新的存儲與管理系統，例如，構建一個具有系統設置、權限管理、數據錄入、整編組卷、檢索利用與統計報表功能模塊的電子檔案管理系統，可以引進先進的系統編程團隊，或與具備豐富經驗的IT企業進行合作，以滿足園林工程資料歸檔與檔案管理的現實需求。

健全資料管理制度。加強檔案歸檔與檔案管理工作，還應當建立健全資料管理制度。對于園林工程而言，確保資料歸檔與檔案管理的準確性、完整性與長效性是十分有必要的，這是由于園林工程的施工可能是由多個部門或單位共同參與的，多方參與的條件下，工程的資料與檔案就會愈發復雜而繁瑣，就需要專職的檔案管理部門在工程立項之初就結合園林工程的實際情況與工程參與的各方單位，建立資料管理制度，對各單位在資料產生與收集的過程中需要承擔的責任與義務加以明確，落實各單位的分工。另外，檔案管理工作還應當確保管理的有效性、統一性及規范性，例如，管理部門應當在工程策劃階段就擬定行之有效的資料歸檔、記錄、統計、保存、統計與提取的表格及范本，以確保檔案管理工作的規范性，避免由于格式的不統一而導致的檔案失落與沖突情況，減少由于格式不統一而帶來的不必要的工作量。

做好檔案管理過程控制。園林工程的檔案管理工作需要做好過程控制，需要建設單位、施工單位與建立單位及檔案管理工作人員切實落實自身責任，將工程施工過程與資料歸檔及檔案管理同步進行，嚴格依據工程施工開展檔案管理，避免有可能產生的檔案內容與工程內容不符的情況。每一項的工程施工，都需要及時進行資料收集與歸檔，嚴禁以往存在的先施工、再歸檔情況，避免檔案資料的堆積及由此產生的檔案疏漏問題。檔案管理人員還應當定期進入施工現場考察，對照工程施工進度查看檔案資料是否對應，以確保資料同步性與真實性。另外，檔案管理工作的過程控制，還可以建立有效的獎懲機制，對及時提交檔案資料、及時推進檔案歸檔的相關負責人給予評分獎勵，將之納入到績效考核工作當中，以此提升相關工作人員的積極性與主動性。

園林工程的資料歸檔與檔案管理工作，應當貫穿工程立項至工程竣工的全過程，首先建立健全檔案管理制度，并引進現代化與信息化的管理手段與技術，引進先進的管理系統，同時還應該做好檔案管理的過程控制，將資料歸檔與檔案管理工作作為工程重點內容來抓。另外，檔案管理工作也需要有效的監督機制，以確保檔案管理的規范性。

四平市園林管理中心）