精準定位 創新工作
——淺議如何做好辦公室工作

文/巴茜，陜西省興平市煙草專賣局

精準定位 創新工作
——淺議如何做好辦公室工作

文/巴茜，陜西省興平市煙草專賣局

辦公室是一個單位的樞紐和窗口，是重要的綜合部門，擔負著參謀、協調服務和督促檢查等重要職能，以主辦“政務、事務、會務”為主線的綜合工作的優劣直接影響著一個單位的風貌和形象，也間接地影響著一個單位的決策和決策實施情況。辦公室無小事，辦公室工作對一個單位全局起著舉足輕重的作用。因此，做好新常態下的辦公室工作不但是一項迫切的任務，而且是一項嚴肅細致的歷史使命。

精字當頭，胸懷全局。辦公室工作繁復龐雜，事無巨細，既有宏觀層面的調控，又有微觀事務的操作，因此，首先需要精確、精準、精細。要精確掌握單位實際情況，清楚單位外部環境和內部構造。要精準把握領導意圖和決策涵義，既要恰當地和上層溝通，又要明確地指導下層，同時還要處理好平行關系，做到上下貫通，左右順暢。要精細處理每一件事情，認真收發文件，縝密審定文稿，細致耐心做好來信來訪工作。具體講，一是要找準辦公室定位，明確辦公室職責權限，既不能越位占位，也不能缺位失位，更不能游離于單位整體之外，正確處理辦公室于單位各部門之間的關系，以及辦公室于基層單位、領導之間的關系，樹立中樞、核心和服務、督促理念，站在全局高度，組織好、協調好、服務好單位各項工作；二是圍繞服務單位重大事項和領導決策，精準開掘調研深度，調研工作是一項基礎工作，也是領導決策必不可少的前提資料，調研要精準無誤，面面俱到，想領導想不到的問題，看領導看不見的現象，反映情況要講領導聽不到的話，起草文稿要寫單位員工和領導普遍關心的熱點、難點和焦點問題，達到準確生動，言之有物，措施得當；三是辦文要細心謹慎，傳遞文件必須及時到位，收閱處理文件細心查看簽名是否妥當，簽發文件是否合乎規范，信息審核發布是否無誤；辦事要注重細節，接打電話、來客接待、督促協調必須適應環境并嚴格按照約定程序操作，辦會要講節儉和效率，不同的會議運用不同的方式，做到細致入微，服務周到。

準字定位，規范運作。辦公室工作龐雜隨機，既沒有一成不變的工作，也沒有無章可循的工作，隨機性質的工作較多，似是而非的工作較多。因此，強調一個準確性就顯得十分必要，每項工作、每項任務、每項活動，如果沒有一個準確的思路和準確的操作規程和準確的實施方法，辦公室工作就無法實現，職能就無法有效發揮，責任就無法履行。為此，一是要結合單位實際情況和辦公室具體職責，準確制定各項規章制度，準確設崗立責，科學合理制訂各項規章制度和設立恰當的職責崗位。一般來講，可以按照辦公室政務、事務、會務三大板塊制訂相關制度，在崗位設置上，可以少設較為固定的崗位，多設流動性強、靈活性高的崗位，這樣可以最大化發揮作用；二是準確選拔優秀人才進入辦公室工作。辦公室工作要求政策性強，靈活性高，文才口才和三觀形象俱佳，爭取把單位人品好、政治覺悟高、勤勞實干、反應靈敏、悟性好、氣質佳，且具備相應專業知識和技能的一些個人素質較高的員工吸納到辦公室，使辦公室人才總體實力和個人實力明顯高于其他部門和基層單位；三是準確掌握辦公室工作節奏。該快速的不能遲緩，該醞釀孵化的不能急于求成，準確判斷和掌握辦公室工作節奏是辦公室一項重要工作，時間觀念和時效意識必須服從于準確二字，否則就會造成失之毫厘差之千里的失誤。準確定制工作節奏的前提是深入細致的調研和積極到位的溝通，以及客觀入理的深刻分析，只有這樣，辦公室工作才能事半功倍，妥帖優良。

細字立身，兢兢業業。辦公室工作千頭萬緒，每項工作和每件事情都離不開一個細字。細心出妙文，細致成大業，尤其在文稿起草和檔案管理等文務工作上，沒有細致耐心的工作態度和細致入微的探求精神，很難把一件平凡的工作做的不平凡，尤其在諸如來信來訪和來客接待等一些工作上，任何小小的遺漏和疏忽都可以造成無以挽回的損失，因此，細節是辦公室工作引以為重的要求。一是重視日常運作中的細節，包括辦公室工作人員的服飾舉止，儀容儀貌，言語行為和精神風貌。辦公室工作人員要熟練掌握禮儀禮節的運用，做到文明禮貌，有禮有節，接打電話必須及時掌握對方基本情況，并針對對方情況及時調整溝通語言。一般來講，使用推廣的普通話較為理想，但如果能夠運用對方方言，效果更佳，由于辦公室是單位的窗口和門戶，待人接物不可或缺，對待不同的來人盡力做到不卑不亢一視同仁，落落大方，溫馨又加；二是重視工作細節，做到謹言慎行。不該說的話不說，不該去的地方不去，給領導匯報工作要言簡意賅條理清晰，對其它部門或基層單位布置工作要元素齊備脈絡了然，同外部溝通要恰到好處，尤其在處理比較復雜的問題時要掌控好情緒，竭盡全力讓事情朝向便于解決的方向發展。領導交辦的事情要按時回音，突發事情要善于處置；三是文稿起草和催辦發文要細心撰寫和審核，從內容到版式、從段落到標點做到零差錯，尤其對于一些急件和新聞信息，都不能放過一處差錯。

狠字在手，勤以修身。辦公室的形象代表著單位的形象，而個人形象則代表著辦公室形象，因此，辦公室人員要對自己狠一些，勤以修身，不斷充實完善自己，力爭德才兼備，精明能干。一是不斷加強學習，樹立正確的人生觀、價值觀，用雄厚的理論武裝自己的頭腦，用淵博的知識支撐從業的本領，用嫻熟的技能開創嶄新的事業；二是加強自身修養，廉潔自律，以人為鏡，剛直正派；三是與時俱進，及時汲取新觀念新知識新技能，努力把自己鍛造為辦公室優秀人才。

巴 茜（1978—），女，本科學歷，現供職于陜西省興平市煙草專賣局（分公司）。