論新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理

文/詹寧,國網湖南省電力公司岳陽供電分公司

論新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理

文/詹寧,國網湖南省電力公司岳陽供電分公司

人力資源和社會保障局是人事檔案管理的主要機構，它是各企業和社會單位之間的重要連接紐帶，起著溝通上下部門的重要作用。隨著社會經濟的進一步發展，在新形勢下，對人力資源和社會保障局的檔案管理工作也提出了新的要求。本文通過闡述新時期，我國的人力資源和社會保障局檔案管理工作中存在的問題，針對這些問題，提出了改善當前的人社局檔案管理工作的有效措施，以供借鑒和參考。

新形勢；人力資源；社會保障；檔案管理

進行檔案管理工作是人力資源和社會保障局相關工作人員日常工作中的重要組成部分，做好檔案管理工作，一方面可以讓企業以及各事業單位更好的實現對自身內部工作人員的科學合理管理，另一方面，加強檔案管理，可以使人才資源的流通更加順暢，進而讓企業和各事業單位實現更好的可持續發展。但就目前來看，我國人力資源和社會保障局的檔案管理工作中還存在著這樣那樣的許多問題，嚴重阻礙了我國檔案管理工作效率的提高。在新形勢下，有必要對當前人力資源和社會保障局的檔案管理工作中存在的問題進行及時的解決，以更好的發揮檔案管理工作的作用和價值。

1 新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 對檔案管理工作的重視程度有待提高

由于我國是一個人口大國，人口基數較大，建檔相對較完善，因此，也就造成了我國的人社局等相關機構的檔案管理工作充滿了復雜性和多樣性[1]。但是人社局等機構的管理工作人員在實際的檔案管理過程中，一方面受到硬件等設施不足的限制，另一方面，管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，對檔案管理工作投入的人力資源不充足，造成了檔案管理工作效率的低下，導致了檔案丟失，檔案文件缺乏等檔案管理問題層出不窮。

1.2 檔案管理工作機制不健全、不完善

我國的檔案不是統一進行管理的，而是實行分部分崗管理，且各個部門與崗位之間是相互分離、相互獨立的，由于這些檔案管理部門的不統一，之間的交流不協調，就很容易造成各部門之間的檔案管理工作配合程度低，檔案管理成為了一個分散的零落群體，而很難成為一個協調統一的整體[2]。此外，我國的人力資源和社會保障局的檔案管理室之間也是相互獨立的，每個部門自主劃定自己的檔案室的管理準則，缺乏統一的管理規范。檔案管理工作缺乏健全完善統一的工作機制，使得各部門之間的檔案管理信息流通不暢，增加了檔案管理人員的工作力度。同時，這也是造成當前我們的人力資源和社會保障局檔案管理工作效率低下的主要原因。

1.3 檔案管理工作方式落后

隨著信息技術的不斷發展，計算機等信息技術已經給我們的工作生活帶來了巨大的變化，開始在我們的生活工作中扮演著重要的角色。在新形勢下，我國的人力資源和社會保障局雖然也開始了使用現代化的檔案管理工具來開展檔案管理工作，但是有很大一部分檔案管理人員的檔案管理觀念還沒有擺脫傳統檔案管理觀念的束縛，或者是存在對計算機等相關設備操作不熟練的問題，這就在無形中造成了檔案管理工作效率的低下。

1.4 檔案管理工作人員的專業素養有待提高

我國大多數的人事檔案管理的相關工作人員都不是專業的人事管理員，他們沒有人事管理的專業素養，而且相關單位也缺乏對人事檔案工作人員的專業培訓。導致他們工作不專業，沒有責任心，不能夠及時按質按量完成人事檔案管理工作，造成企業、單位的人事檔案管理不規范。

2 新形勢下加強人力資源和社會保障局的檔案管理工作效率的措施

2.1 轉變觀念，加強對檔案管理工作的重視

在以往的工作過程中，習慣于將檔案管理工作只當做一種用人時的固定程序，所要走的流程來看待，對檔案管理工作重視程度不高，導致一系列人事檔案管理過程中問題的出現。如數據不完整，資料缺乏真實性等問題。要想改變這一狀況，提高人事檔案的使用價值，首要就必須要從思想上進行轉變，認識到檔案管理工作的重要性，尤其是在人才流動頻繁的今天，更要對這一工作加大重視力度。單位及相關部門要對人事管理工作給予最大的支持，提供足夠的人力財力，保證人事管理工作的順利、有序進行。

2.2 合理配備人力資源

人力資源和社會保障局的檔案管理是一項任務繁雜，工作內容眾多的工作，因此，要想更好的完成檔案管理工作，就必須要投入足夠的專業化人力資源。一方面，人社局要對檔案管理工作給予足夠的人力支持，確保檔案管理工作有充足的人手來開展，同時還要對各管理人員的職權進行細分，讓檔案管理工作的責權落實能夠更加的詳細到位。另一方面，人社局還要加快推進自身檔案室的建設工作，盡快實現設備齊全、資源完善等檔案室的建設工作，來推動檔案管理工作的規范化運行。

2.3 提高工作人員的專業素養

提高人事檔案管理人員的專業素養，加強對相關人員的專業培訓。管理人員的工作素養提高了，管理工作才能更加專業化的進行，只有工作人員的工作過程規范了，才能夠更好的推動人事檔案管理工作的順利進行。一方面可以對管理人員進行專業培訓，讓他們及時了解人事檔案管理的最新規范，確保人事檔案管理工作跟得上時代發展的步伐.同時，要及時的向檔案管理工作人員開展技術培訓，幫助他們掌握計算機等相關管理設備的操作方法，提高工作效率，讓他們更好的在新形勢下實現檔案管理工作的現代化轉變；另一方面，要對其進行思想層面的宣傳教育，加強其職業道德觀念，不斷提升他們的工作素養，讓他們能夠有足夠的熱情投入到我們的檔案管理工作中去，使他們真正的成為高素質的專業化的人事檔案管理人員。

2.4 加快推動檔案管理工作的信息化發展

推動人社局人事檔案管理朝著電子信息化的方向發展，一方面，可以實現各類人事數據信息的搜集和共享，提高人事檔案的管理水平，為各單位后續人才資源的管理提供重要的保障；另一方面，推動人事檔案電子信息化管理可以實現企業內部部門與部門之間、企業與企業之間的信息交流與合作，將人事檔案的價值最大程度的發揮出來[3]。

因此，有必要推動人社局的檔案管理工作朝著信息化、現代化的方向發展。在傳統人事檔案管理方法的基礎上，充分借助現代化信息手段，完善人事檔案信息資料。由于人事檔案資料具有較強的流動性和變化性，所以必須隨時隨地依情況對檔案信息進行完善和充實。但是傳統方法采集人事信息具有較大的難度，且及時性不能夠保障。在數字信息化時代，互聯網等科學技術可以很好的解決這一問題。可以充分借助這種手段來進行資料搜集，建立信息資源庫，保證了人事檔案資料完善及時性、數據完整性的同時，還可以提高數據的真實性。大大降低了的管理人員的工作難度，提高了工作效率。

3 結束語

人事檔案是勞動者的重要保障依據，因此，人力資源和社會保障局的檔案管理工作就具有十分重要的現實價值和社會意義。當前，我們的人力資源和社會保障局的檔案管理工作中還存在著檔案管理方式落后、檔案管理效率低下、檔案管理運行機制不健全等問題。在新的時代發展形勢下，只要我們轉變以往的觀念，因時而變，緊密跟隨時代發展變化的步伐，加快健全人事檔案管理工作運行機制，就能夠不斷的提高我國人力資源和社會保障局檔案管理工作的效率，從而更好的為人民群眾服務。

[1]張羽.論新形勢下人力資源和社會保障局的大學生檔案管理[J].科技風,2016,08:84-85.

[2]玄淑云.新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作探討[J].中國集體經濟,2017,16:29-30.

[3]張立恒.新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管分析[J].人才資源開發,2016,20:131.