醫院科研經費報銷信息化管理

文/鄭波,浙江省舟山醫院

醫院科研經費報銷信息化管理

文/鄭波,浙江省舟山醫院

現階段，國家向醫院投入的科研經費越來越大，相應的，醫院對科研經費的精細化與規范化管理需求越來越大。基于此，本文就醫院科研經費報銷信息化管理展開分析，首先對醫院科研經費報銷管理中在會計核算、科研經費管理、信息技術應用等方面存在的不足進行了簡要介紹，然后進一步對信息系統的設計與應用進行了細致分析，最后，簡要探究了信息系統的應用優勢。

科研經費；信息系統；會計核算

前言

醫院科研經費的報銷需要嚴格遵循相關流程，對這一流程管理的有效性，將會直接影響醫院科研經費的預算、分配以及投入使用狀況，同時，也會對醫院整體的科研建設與發展起到重要的影響作用。在醫療體制改革的推動下，無論是財政部門還是教育部門，甚至是科技部門都向醫院的科研項目投入了大量的資金，針對這一發展現狀，醫院科研經費報銷信息化管理的推動具有極大的必要性與緊迫性。

1 醫院科研經費報銷管理現狀

醫院科研經費報銷管理中存在的問題具有普遍性，因此，下文以某三甲醫院為例，對其原有科研經費報銷管理中存在的不足進行簡要分析。

1.1 會計核算方面問題

該醫院中每年所獲得的科研經費近億元，經費管理過程中，原科研經費報銷管理過程中采用傳統人工操作管理的方式，手工記賬“科研經費本”，進行科研經費的相關審核與報銷流程。傳統手工記賬的方式，為每一個科研項目單獨設置一個經費本，交由項目負責人記錄并保管；報銷過程，由經辦人將發票等報銷憑證整理后依次移交到科研部門、醫院分管領導、財務部門負責人進行審核；最后，再由醫院的辦公自動化平臺對審核結果進行公示[1]。若審核通過，則經費本可直接移交至財務部門辦理相關報銷手續；若為通過審核，則要重新填寫報銷單。這種較為落后的會計核算手段，造成現階段醫院大數額的科研經費報銷周期過長，進而影響相關科研項目的順利進行。

1.2 科研經費管理方面問題

醫院科研項目的負責人多由優秀的醫生擔任，由于其職業特點，在項目執行過程中，會更加重視臨床研究工作，而忽視對經費報銷的有效管理，就上文所述的三甲醫院來說，經費登記錯誤的現象曾多次發生，甚至還曾出現過經費本遺失的情況，嚴重影響經費報銷流程與科研項目的順利進行；另外，在經費報銷審核通過后，經辦人有時未能及時辦理相應的報銷手續，會導致經費本與賬務上出現一些差異，為財務部門的對賬工作帶來一定難度。

1.3 信息技術應用方面問題

醫院科研經費報銷涉及金額大、處理環節多、流程重復且內容較為分散，在經費管理過程中，還存在信息傳遞以及反饋十分遲緩的現象，后期數據的核對工作也較為復雜。基于這種管理特性，原科研經費報銷管理模式中信息技術應用的極度匱乏，導致了科研項目負責人無法對經費使用狀況進行實時核查，進而影響科研部門對經費使用與科研進度的有效對比，最終影響之后的經費下達與報銷流程受阻，管理效率十分低下。在年末審計、對賬或結題階段，財務部門、項目負責人、科研部門需要以經費本為依據進行對科研經費的使用狀況進行核對整理，這一過程十分耗費精力，工作效率不高，出錯率也難以控制。

2 醫院科研經費報銷信息系統的設計與應用

2.1 信息系統設計

2.1.1 建立信息化管理體系

針對上述管理問題，該醫院及時提出了整改意見，并充分利用現代信息技術制定了經費報銷信息系統設計方案。方案中將流程管理體系進行了有效劃分，主要包括項目立項管理、預算管理、經費報銷管理以及結題驗收管理四個方面，以信息系統為核心，科研部門與財務部門直接參與，而醫院分管領導與審計部門則主要起到監督考核的作用，督促各個部門的職能有效實現。

1）項目立項的管理，涉及到的管理內容包括提交立項相關材料與創建、錄入項目信息。一般來說項目立項管理應由項目負責人進行統籌管理，準確錄入項目名稱、編號、課題組負責人及成員、經費來源等信息；在錄入完成后交由科研部門審核，審核通過后則進入預算管理模塊[2]。

2）預算管理部分由財務部門主導，財務人員將科研經費錄入到信息系統當中；科研部門以相關財務證明為依據對系統中已經立項的科研項目與實際核對；核實后則要為該項目設立獨立的核算賬戶與財務編號。科研部門認定信息系統中的已立項項目后，還會依據相關批復文件給予一定的配套資金支持，如會議費與差旅費等，這一部分預算需要由科研部門將其錄入到分類項目預算當中。通過信息系統，到賬信息將能夠直接通知項目負責人，保障科研活動的及早進行。而項目負責人則需要依據經費使用規定以及財務管理規定等，嚴格執行；若切實存在需要進行預算更改的狀況，要首先向科研部門提交書面申請，說明情況，得到主管部門的批復后才能進行更改。

3）信息系統中經費報銷管理部分，需要由經辦人填寫系統中的經費報銷申請，完整填寫項目名稱、報銷金額、財務編號等，填寫完成后，系統會以自動審核申請報銷金額是否超出分類項目預算，并生成唯一的申請單號。在報銷流程中，經辦人還需保障發票等報銷憑證的妥善粘貼，并交由項目負責人對其完整性進行初步審核。在提交報銷申請后，該申請會以此流向科研部門以及醫院分管領導處，對報銷憑證與項目內容的相關性進行二次審核。在審核通過之后，經辦人的下一步工作就是將報銷單打印出來，交由財務部門進行報銷。在審核過程中，若發生報銷憑證不全、不實等現象，則要由審核部門聯系經辦人對其進行修改，然后重新進入審核流程。

4）應用信息系統，結題驗收管理部分需要由立項時的錄入信息為依據，項目負責人應在截止日期之前清理完成經費報銷、應收、應付等款項。信息系統當中存有項目結算明細表，將其導出，經由關部門審核后上報主管部門。在確認結題之后，結余經費應依照相關專項經費管理辦法進行處理，在信息系統中取消已結題項目的報銷權限，并凍結所有相關操作。

2.1.2 完善信息系統功能

信息系統相關管理作用的有效實現，依賴于各系統功能的有效實現，包括實時查詢功能、數據匯總功能、自動對接功能與成本歸集功能。

1）實時查詢功能的主要作用是對經費使用狀況進行有效監督，項目負責人利用經費報銷的唯一申請單號就能對報銷處理進程進行實時監控；系統建立過程中，設置了訪問權限以及關鍵字，相關人員在登錄系統之后，就可以依據時間、金額等摘要信息進行經費報銷狀況查詢。信息系統的功能實時查詢功能的完善，有效實現了信息系統的實時查詢、監控并追蹤科研經費的使用狀況。

2）數據匯總功能的實現，則能夠極大的方面科研經費統計，在該醫院中，對上億科研經費進行統計是一項十分大的工程，以年、月為單位生成項目收支匯總報表，來反映各項經費的使用狀況，同時還能極大的方便財務記賬與核對工作，全面保證信息系統中相關科研項目經費信息的準確性。

3）自動對接功能的主要作用就是協調各個科室之間的有效溝通，連接財務管理、藥品管理、物資管理等系統，這樣一來，相關經費報銷的信息就能夠通過相關軟件程序自動傳輸到相應系統當中，顯著降低各個科室在科研經費管理部分需要投入的精力與時間。

4）成本歸集功能則是項目評估的重要前提，結合項目預算以及項目立項時設置的科研經費使用標準與范圍，對具體的使用數據進行有效評估，進而得出相關成本指標，便于后期對經費使用狀況的科學考核。

2.2 應用優勢分析

醫院科研經費報銷信息系統的成功應用，顯著提高了相關財務管理工作效率，與此同時，科研項目的報銷效率也得到了顯著提升。在進行科研經費報銷的過程中，采用網上報銷、簽字、審批流程，減少等候時間，便于科研經費的及時報銷與獲取，避免科研人員過多的受到經費不足等狀況的影響，降低科研效率。信息系統能夠處理大量數據，且準確、快速的提供各項信息，在節省了大量時間、人力與財力的情況下，提升報銷效率[3]。信息系統的有效應用，也在很大程度上提升了科研經費的預算管理水平，通過預算控制方案的有效制定與執行，能夠對科研的事前、事中以及事后經費進行全面控制，維護科研經費使用的針對性、合理性以及有效性，輔助相關科研決策的有效執行。

3 結束語

綜上所述，對醫院科研經費報銷信息化管理的相關探究，有利于提升現階段各大醫院科研經費報銷效率。通過信息系統的成功應用，能夠顯著提升經費管理質量，降低經費管理過程的人工工作量，提升經費審核、報銷效率，有利于相關財務管理工作整體效率與水平的提升，維護了相關科研工作的順利進行。

[1]鄭軍將,柳適.科研經費報銷系統設計[J].科技視界,2016,(15):101.[2017-09-20].

[2]謝新敏,胡克,王領.醫院科研經費預算管理存在的問題及信息化對策[J].現代醫院,2015,15(03):136-138.[2017-09-20].

[3]孫荇,陸曉菁,王巍,吳丹,金陽.研究型中醫院科研經費的特點及管理方式探索[J].中國衛生經濟,2013,32(12):98-100.[2017-09-20].

鄭波（1989—），女，浙江舟山人。本科，畢業于中國計量大學初級會計處。