學校行政辦公室日常管理系統(tǒng)的思考

劉雙福建海洋職業(yè)技術(shù)學校

學校行政辦公室日常管理系統(tǒng)的思考

劉雙福建海洋職業(yè)技術(shù)學校

學校的行政辦公室是整個學校行政部門的核心，主要負責學校行政事務(wù)的管理，辦公室工作做得好壞與否，直接關(guān)系到整個學校的管理運行效率的高低。本文將探討學校行政辦公室日常管理系統(tǒng)的運行狀況，做出一些發(fā)展建議，以供借鑒。

學校；行政辦公室；日常管理工作

引言

隨著我國社會的不斷發(fā)展，學校對辦公室行政管理工作的要求也日益提高。行政辦公室是學校行政管理的核心部門，對整個學校的機構(gòu)運行具有重要作用。因此，學校辦公室應做好日常的行政管理工作，不斷轉(zhuǎn)職能、促發(fā)展，增強學校的發(fā)展動力。

一、學校辦公室管理工作的職能與地位

（一）辦公室職能所在

學校的行政辦公室是為學校各部門或?qū)W校各領(lǐng)導、廣大師生提供全面服務(wù)，以促進學校各方工作開展，提高其工作效率的行政辦事機構(gòu)。學校的行政辦公室由其性質(zhì)決定其具有權(quán)力與職能的覆蓋面積廣，工作中面臨的問題復雜多變等特點。具體說來，學校行政辦公室作為學校的綜合性的行政辦事機構(gòu)，具有接收與傳達指令、協(xié)調(diào)并處理各部門關(guān)系、排解各種問題及糾紛、監(jiān)督并檢查、實現(xiàn)對搜集與整理各種文件等具體職能，需要學校辦公室行政人員具備較高的行政管理水平，同時需要學校相關(guān)領(lǐng)導的高度重視與幫助?；诖耍?nèi)各層級的管理人員都應提高對學校辦公室行政管理水平的認識，加強其對行政管理工作的重視程度，促進學校行政管理工作的順利開展，從而令未來管理工作中所遇到的問題加以有效處理。

（二）辦公室管理地位

隨著我國社會不斷發(fā)展，我國的學校教育事業(yè)也得到了又一次的發(fā)展。在此之中，學校辦公室作為整個學校的行政管理機構(gòu)的核心所在，肩負著對整個學校各方面事務(wù)管理與問題處理的重任，處于學校高層管理之下的行政部門，是整個學校中各級部門開展行政工作的中樞神經(jīng)，在校內(nèi)的日常行政工作中，既要負責接收高層管理人員所下達的各項指令并及時將各項指令向下級各部門下達，又要對下級各部門的關(guān)系及利益加以斡旋，作為學校對外服務(wù)的一項平臺，該機構(gòu)所覆蓋的范圍較為廣泛，在對外宣傳工作上起著重要的示范作用，深刻反映著學校的整體形象?；趯W校行政辦公室管理的重要地位，校內(nèi)管理人員務(wù)必要重視學校的辦公室管理工作。

二、學校辦公室管理工作處在的常見問題

（一）思想有待提升

在學校辦公室管理工作中，行政人員的工作較為瑣碎、繁雜，對辦公室人員的操作性與實踐性要求較高，但理論性基礎(chǔ)較差，往往造成學校辦公室管理人員的政治理論水平不高的狀況，導致辦公室行政管理人員在對課程進修、科研項目的申報以及對職稱的評選上較其他理論素質(zhì)較高的工作人員缺少競爭力，導致其思想情緒波動較大、對行政管理工作缺少積極性與主動性，對學校的日程行政管理工作帶來一定的負面影響。

（二）服務(wù)意識較差

學校辦公室行政管理人員中還普遍存在服務(wù)意識較差的問題，影響著學校的日常的行政管理工作。在實際工作中，學校辦公室行政人員普遍存在服務(wù)意識較差的問題，主要表現(xiàn)為未能及時解決下級各部門或師生群體所傳達上來的問題與困難，遇事采取推脫、逃避的消極應對方法，未能達到對學校發(fā)展過程中所遇到的具體問題的有效處理，對整個學校的發(fā)展造成消極影響。另外，學校辦公室的行政部門的性質(zhì)與特點決定了該部門所在的行政人員大多默默無聞，因瑣碎的事物較為繁雜，往往會因受到批評而埋怨、委屈，導致學校辦公室行政人員在長期的工作中產(chǎn)生消極情緒，致使其行政能力與服務(wù)意識未能完全發(fā)揮出來，嚴重影響了學校行政工作的開展。

（三）缺少創(chuàng)新精神

由于辦公室行政工作需要對繁雜的事務(wù)進行管理并做好后勤保障工作，所涉及的工作覆蓋面積較廣，其中包括接待、協(xié)調(diào)、辦事、來訪、督查等工作，又要統(tǒng)籌全局，起到承上啟下的承接作用。因此，辦公室行政管理人員不可全憑經(jīng)驗去處理日常事務(wù)，應具備足夠的創(chuàng)新精神，以提升管理工作的水平與效率。

三、加強并改進學校辦公室管理工作的舉措

（一）樹立管理理念，增強理論素養(yǎng)

行政管理的終極目標是促進人類的發(fā)展，學校辦公室行政管理工作的目標是促進學校內(nèi)部管理人員及廣大師生的共同發(fā)展，其行政管理人員的執(zhí)行能力強弱決定了辦公室行政管理工作的執(zhí)行力度的大小。因此，學校辦公室行政管理人員應樹立管理理念，增強理論素養(yǎng)，促進行政管理工作的開展，以促進學下內(nèi)部全體成員的共同發(fā)展。首先，學校辦公室的管理人員應堅持“以人為本”的發(fā)展理念，樹立正確的行政方向、堅定的行政立場與發(fā)展的行政觀點，樹立科學的世界觀、人生觀與價值觀，以改革創(chuàng)新的進取之心面對新時期我國行政管理工作中的變化。其次，由于學校辦公室行政管理是一種服務(wù)性與實踐性較強的管理工作，其工作的管理特點在對象、內(nèi)容與方式上較其他管理處室大不相同，因此，辦公室行政管理人員應增強自身的黨性素養(yǎng)，不斷設(shè)法增強其政治理論素養(yǎng)，并將政治理論與黨性素養(yǎng)作為日常工作的理論指導，真正地做到秉承著“以人為本”的發(fā)展理念做好學校的服務(wù)工作，統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好各方利益。

（二）明確崗位職責，提高服務(wù)意識

首先，辦公室行政管理人員應明確權(quán)責劃分，認真履行好自身的責任與義務(wù)，令整個行政機構(gòu)各司其職，以高效率、高質(zhì)量完成上級領(lǐng)導所下達的任務(wù)或指令，并處理好下級部門所傳達上來的各種問題，增強其工作的積極性與主動性，避免在日常工作之中出現(xiàn)相互推諉、拖延工作的情況。學校領(lǐng)導在劃分管理人員的崗位職責時，應堅持因事定崗、因崗定規(guī)、人崗合一的高效劃分方案，從行政管理工作的自身實際出發(fā)，做出科學合理的計劃方案，令行政管理人員明確其自身職能，從而促進其服務(wù)意識的提高，為學校的發(fā)展做出積極的推動作用。其次，堅持權(quán)責統(tǒng)一的原則，對各崗位權(quán)責進行量化處理，盡最大努力做到全面、明確、具體，為學校的工作人員提供更加優(yōu)化的考核方案。再次，應制定嚴格的考核方案與獎懲方案，對考核優(yōu)秀者給予鼓勵與獎勵，而對于考核不利或存在失職、瀆職過錯的人員應給予嚴厲處理，通過此項措施可令辦公室行政人員明確其崗位職責，有效提升其服務(wù)水平與服務(wù)意識。

（三）推動創(chuàng)新工作，提高行政效率

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，人類開始進入信息時代。學校的行政管理方法也應隨著時代的進步而得到應有的發(fā)展。學校行政管理手段應設(shè)法融入信息化的管理模式，推動行政管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。如行政管理人員可利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行接收并傳輸各種數(shù)據(jù)與信息。在遇到某種問題時，相關(guān)人員可通過網(wǎng)絡(luò)進行交流與協(xié)商。管理人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)繪制與學校日常工作相關(guān)的圖表，利用電子打印技術(shù)將圖表打印出來，可實現(xiàn)信息的有效傳達，從而提高辦公室行政管理的工作效能。

四、結(jié)論

總之，學校辦公室行政管理工作是學校開張各項工作的核心工作之所在，在學校的整個工作過程中，占有極其重要的地位。在新時期，學校行政管理工作應做到樹立管理理念以增強理論素養(yǎng)、明確崗位職責以提高服務(wù)意識、推動創(chuàng)新工作以提高行政效率，從而促進學校行政工作的展開。

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[2]巫曉婷.新形勢下高校辦公室管理工作芻議[N].漯河職業(yè)技術(shù)學院學報,2011,1006:102-103.