正確認識Excel在高校戶籍管理中的應用

于海霞

摘 要：本文主要針對在高校戶籍管理中應用Excel軟件的方法進行了介紹，并且著重介紹了應用COUNTIF以及VLOOKUP函數(shù)進行數(shù)據(jù)處理的方式。Excel是一個集表格功能和運算功能于一體的表格軟件，對其合理善用可以極大程度上提高管理工作的效率，尤其是在戶籍管理工作方面，可以提高戶口遷移的準確率，有效降低工作量。

關(guān)鍵詞：Excel；戶籍管理；應用

高校本身存在著學生人數(shù)多、人口密度大和戶口流動頻繁以及戶籍情況復雜等方面的特點。當前我國高校還處于擴招階段，學生的數(shù)量也在不斷增加，很多高校的招生人數(shù)可以達到六、七千人，甚至更多，而每年畢業(yè)的學生數(shù)量也是如此。在進行戶口的遷入和遷出時，學校往往要處理大量數(shù)據(jù)，所以采取有效手段來提高工作效率就顯得格外重要。Excel是一個非常常用的辦公軟件，可以承載大量的戶籍數(shù)據(jù)，但是很多人對其使用方法并沒有完全掌握，所以本文將Excel軟件的幾個使用要點和竅門加以介紹，希望給大家?guī)韰⒖迹岣吖ぷ餍剩s短工作時間。

1 戶籍管理數(shù)據(jù)的復雜性

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，高等教育已經(jīng)越來越普及了，當前全國一共有高等學校將近三千所，每年研究生招生六十幾萬人，在校研究生人數(shù)接近二百萬，畢業(yè)生五十五萬。普通本科、專科生每年招生七百余萬人，在校生兩千六百萬，每年畢業(yè)生六百八十萬人。所以這樣看來，在校生人數(shù)每年都維持在兩千六百萬人左右，再加上學校內(nèi)的教職員工，所以戶籍管理數(shù)量龐大，給工作帶來了很大壓力。其實這些數(shù)據(jù)的儲存和管理方式都以Excel形式進行的，但是處理方式比較單一，僅僅是填寫、刪除、復制和粘貼這類簡單操作，但是內(nèi)容十分繁雜并且龐大，每個部門在使用數(shù)據(jù)的時候要求并不一樣，所以整體上來說，整個戶籍管理工作是非常繁雜的。運用Excel來提高工作效率已經(jīng)成為一個重要的課題。

2 在比對戶口遷移表格中使用Countif函數(shù)

在戶籍管理中有一類常見情況，從一個表中找出符合某些條件的學生名單，如果采用人工一一核對，效率很低也容易看錯，如果運用countif函數(shù)可以解決這個問題。

Countif函數(shù)是Excel中對指定區(qū)域中符合指定條件的單元格計數(shù)的一個函數(shù)，該函數(shù)的語法規(guī)則如下。countif（range，criteria）參數(shù)range：要計算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域參數(shù)criteria：以數(shù)字、表達式或文本形式定義的條件通常它用來對符合條件的數(shù)量計數(shù)，但是我們可以用它來查重。下面通過一個實例介紹該函數(shù)在高校戶籍管理管理中的具體用法。

在工作中經(jīng)常出現(xiàn)這樣的問題，例如在處理研究生畢業(yè)戶口時，就業(yè)辦提供了一份已經(jīng)遷出的學生的名單，需要將該表格和總?cè)藬?shù)名單進行對比，確認未遷出人員。總名單人數(shù)為699人，已經(jīng)遷出的名單為118人，雖然僅僅有幾百人，數(shù)據(jù)量不是很大，但是采用傳統(tǒng)方式進行對比的話仍然比較麻煩，會浪費很多時間，對此可以采用Countif函數(shù)來進行解決。

這兩個表格都有包括一系列的學生個人信息，例如姓名、性別、年齡和身份證號，以及學籍和就業(yè)方便的信息，包括學歷、學院。專業(yè)和單位名稱這些項目。這些項目中，身份證號碼是唯一的，所以我們選擇身份證號進行篩選。為了避免破壞原有表格的數(shù)據(jù)，我們建立一個新的excel表格，將第一個sheet作為總表，復制進新表格，然后將已遷出名單的表格放進sheet2，將sheet2表格命名為已遷出。

使用公式如下：=IF（COUNTIF（已遷出！$D：$D，$D2）=1，“已遷出”，“未遷出”），這個公式表示如果在總表身份證數(shù)據(jù)里找已遷出表格里的身份證號碼，如果有，則輸出“已遷出”，否則“未遷出”。再下拉復制公式，通過這個功能，就可找出重復學生信息。

由于身份證號碼具有唯一性，所以其查詢結(jié)果也是唯一的，如果查詢不到則沒有結(jié)果，這樣就可以在兩個表格中篩選出重復的學生，其余的部分就是未遷出學生的名單，可以備用。

如果為了避免出現(xiàn)差錯，還可以把處理項定為學生的學號，來進行另一次處理，將兩個表格進行比對，尋找并且修正異常項，這樣就可以避免出錯了。

3 在比對戶口遷移表格中使用VLOOKUP函數(shù)

在進行戶籍管理工作的時候，把一個表格中的數(shù)據(jù)在另外一個表格中進行合并的工作也是非常常見的。例如一個表格中有學生的高中畢業(yè)學校，但是這一項在另外一個表格中不存在，如果將這些數(shù)據(jù)一個一個找出來并且填放進去，會增加很多工作量，耗費工作時間，還會出現(xiàn)錯誤。這個時候就可以使用Excel表格中的VLOOKUP函數(shù)功能了。

VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個縱向查找函數(shù)，也是可以在戶籍管理中起到很大作用的函數(shù)。

該函數(shù)的語法規(guī)則如下。

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）

參數(shù)lookup_value：要查找的值，可以是數(shù)值、引用或文本字符串

參數(shù)table_array：要查找的數(shù)值表區(qū)域

參數(shù)col_index_num：返回數(shù)據(jù)在查找區(qū)域的第幾列數(shù)

參數(shù)range_lookup：模糊匹配/精確匹配TRUE（或不填）

/FALSE

下面我舉一個例子來介紹該函數(shù)的使用方法。

我們在進行處理學生基本信息統(tǒng)計的時候，需要統(tǒng)計入學新生的畢業(yè)高中這一項，這個時候?qū)W校檔案管理快人員手上有兩張表格，一張是學生基本情況表格，從學院對學生信息的搜集而來。另外一張是存有學生畢業(yè)高中的表格，接下來我們需要將兩張表格的資料進行整合，如果一項一項對比輸入，不僅工作效率低，還很容易出現(xiàn)錯誤，所以我們介紹如何采用VLOOKUP函數(shù)將兩個表格整合在一起。

首先在“學生基本情況表”的sheet2拷入“更新高中”表并重命名為“更新高中”，在“學生基本情況表”中，新增一列“入學前就讀學校”，在第一個個格子里輸入公式=VLOOKUP（H4，更新高中！$H$2：$P$322，9，0）。H列儲存的是學生的身份證號碼，H4表示第一個學生的身份證；更新高中！$H$2：$P$322表示查詢區(qū)域為“更新高中”表格的第H列到P列第2行到第322行，加上$符號是表示絕對引用，可以使該公式下拉復制時相應行、列號不變，這點非常重要；9，表示輸出這個檢索區(qū)域的第9列，即該學生“入學前就讀學校”；0，表示精確匹配，這里必須要寫0或者FALSE，由于身份證號很長，如果不填或填了true模糊匹配會造成匹配錯誤，這點要特別注意。

接下來只要把這個表格的公式下拉到所有表格里即可復制公式，快速將學生畢業(yè)高中信息填寫到《學生基本情況表》中了。為避免出錯，還可以用學生的學號作為處理項，進行另外一次處理，兩個表進行一次比對，找出異常項，修正，避免表格錄入錯誤導致出錯。

結(jié)束語

結(jié)合上文所談，在當前的戶籍管理工作中，Excel表格是非常重要的一個工具，對其進行不斷開發(fā)，就可以更好地利用其功能，帶來工作效率的提高。本文介紹了countif和vlookup這兩個函數(shù)的使用方式，希望可以給廣大戶籍管理工作者帶來一些便利，提高工作效率和工作的準確度。

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