淺談企業在新形勢下的檔案數字化管理工作

姜泉霞

[摘要]現代科學技術的突飛猛進人們有目共睹，計算機網絡平臺的核心及基礎是數字技術，在社會的多方面得到了發展及應用，改變了原本的工作、生活、思維方式，對傳統的檔案管理產生了強有力的沖擊，各種紛繁的信息采用計算機進行管理是適應時代的必然要求。企業檔案數字化能有效提高工作效率，利于企業成本的節約，并在一定程度上提高企業服務水平。

[關鍵詞]企業；新形勢；檔案數字化；檔案管理工作

一、企業檔案數字化與數字化檔案管理

（一）關于檔案數字化問題

檔案數字化是在電腦技術、打印技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體信息技術等一系列互聯網信息技術迅速發展的基礎上，應運而生的一種新型檔案信息儲存和管理方式，它帶有科學計算、數據處理、輔助設計、智能模擬等多項特殊功能。

（二）關于數字化檔案問題

1.數字化檔案依托于數字化設備。提及數字化檔案就離不開電腦軟硬件和數據庫與網互連網。一旦沒有了電腦和相應的軟件程序，數字化檔案就不能進行儲存、傳輸和識別工作。

2.數字化檔案具有不穩定性。由于數字化文件的不穩定性，導致了數字化檔案的不穩定性。

3.數字化檔案的組成和結構比紙質文件復雜得多。因為數字化檔案由文字、圖形、聲音、影像多媒體信息單獨或相互搭配構成的。

二、企業數字檔案的收集

檔案信息化建設的源頭工作是收集數字檔案的工作，數字檔案的質量和數量是數字檔案館存在的前提條件。現代化和無紙化的辦公使得電子文件的數量劇增，與此同時數字檔案收集工作的重要性同比上升，但應以實用豐富、品質優良、合理結構限定收集范圍。收集數字檔案可以采用網絡存儲轉發等方式進行實時接收、存儲電子文件，并適當擴大收集范圍，不能限于以前實體檔案的歸檔范圍，超出歸檔范圍之外有價值的信息也應保留，以便日后有需要時還能查到相關的記錄，為社會服務打下良好的基礎。

三、企業檔案管理數字化要把握的環節

（一）防止資源的浪費

電子文件與紙質文件的雙重保管易造成資源浪費，有些電子文件的檔案已被廣泛傳播，沒有必要再轉化成紙質文檔保存。因此，除了對現存的重要檔案進行數字化再傳播和儲存外，后續檔案的管理一定要注意防止資源浪費的現象發生。

（二）提高數字化檔案利用率

數字化檔案方便快捷的優勢是紙質檔案無法比的。依托傳播、使用、查閱便捷的功能，人們完全有必要提高數字化檔案的利用率，將其功能更好的服務大眾。但事與愿違，對于浩瀚的網絡資源人們往往利用的僅20%，那么，如何提高數字化檔案的利用率迫在眉睫，首先，建立屬于檔案電子化的專有系統工程，做好系統的總體設計，配套設備選型，檔案管理軟件的開發和使用，檔案匯總和錄入，備份和安全措施更要同步落實到位。檔案管理系統的設備要優選雙服務器的設施，在雙備份的基礎上設置查詢系統，以便從容面對大量的查詢與共享。

（三）提高檔案管理人員隊伍水平

檔案管理要進行數字化管理，如今檔案管理工作也由傳統的勞動密集型工作向知識技能型工作進行了轉換。這就要求提高檔案管理人員的知識技能水平，主要包括檔案整理者對整體的分析能力，能對有效檔案精準辨別并清晰歸檔：再通過大量使用人員的需求提供出完整正確的檔案。這些條件就需要培養高素質技能的信息化人才以適應工作。所以，管理部門對檔案管理人員要多開展培訓，培養且對電子文件管理的意識，加速工作轉型，從而將檔案管理水平提升到一個新的高度。

四、企業如何提高檔案數字化管理的建議

（一）培養檔案信息管理的創新服務意識

在互聯網信息爆炸的今天，檔案管理人員在檔案數字化管理工作中面臨巨大挑戰，和新局面形成了一個全面的認識，要不斷對檔案管理人員的專業技能進行提升，豐富其專業知識，還要從意識上著重培養對檔案管理的主觀能動性，形成對檔案管理工作創新意識和服務意識。

（二）提高檔案管理人員數字化檔案管理水平

檔案管理者應該提高職業技能，不斷加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，并且鼓勵檔案管理者積極參加以汁算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的精神和物質方面的支持。檔案管理者熟練掌握檔案專業知識是對作為檔案管理工作者的必然要求。

（三）加速檔案管理工作的標準化建設

檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案室之間、檔案管理主管部門之間的協同努力。并不是其中某一個單獨完成的，真正實現檔案信息數字化的管理，即要保證信息資源能得到充分共享，而且每級檔案管理的直屬單位都要第一時間建立和完善檔案管理的規章制度，有效實施檔案數字化管理工作，不斷加快檔案工作標準化制度制定的節奏，真正達到檔案管理、時代、信息科技三方面協同進步、均衡發展。

檔案管理數字化是未來檔案管理方式發展的大勢所趨，如果能準確地對檔案管理進行準確全面的掌握，即能帶來方便快捷的生活，又能夠有效地提高工作效率。檔案管理工作人員要全身心投入到檔案數字化工作的創新和發展中來，檔案管理數字化水平的高低也對檔案管理工作是最直接體現，要一絲不茍地對待，不容小覷，將電腦互聯網數字化作為檔案工作的核心目標。

現代科學技術的突飛猛進人們有目共睹，計算機網絡平臺的核心及基礎是數字技術，在社會的多方面得到了發展及應用，改變了原本的工作、生活、思維方式，對傳統的檔案管理產生了強有力的沖擊，各種紛繁的信息采用計算機進行管理是適應時代的必然要求。企業檔案數字化能有效提高工作效率，利于企業成本的節約，并在一定程度上提高企業服務水平。為了搞好檔案管理，實現數字化管理這就要求每個檔案管理人員必須提高知識技能水平，特別是這個對檔案整體的分析能力能有效、準確、清晰歸檔，在通過使用人員對需求提供出完整正確的檔案，這些條件的實現就需要培養高素質技能的信息化人才以適應工作的需要。所以加強工作人員的培訓，將檔案管理水平提升到一個新的高度，勢在必行。endprint