雙層PDF 技術在檔案管理中的應用

盛靜SHENG Jing；王曙明WANG Shu-ming

（永州職業技術學院，永州 425000）

（Yongzhou Vocational Technical College，Yongzhou 425000，China）

1 政策背景

檔案作為一種重要的信息資源，具有較高的科研價值。在《國民經濟和社會發展第十個五年計劃的建議》中共中央明確提出：檔案作為一種原生的信息資源，在國家信息化建設過程中，檔案信息化建設是一個重要的組成部分。通過加強檔案信息化建設，提高檔案管理的現代化水平，這是先進生產力、先進文化發展的必然要求，同時也是提高檔案信息服務水平的必然選擇，在檔案事業發展過程中，提高檔案管理的現代化水平具有重要的現實意義。

2 技術研究

2.1 概念 PDF 全稱為便攜文檔格式（Portable Document Format），是一個適合文檔交換的開放標準，致力于不依賴文檔創建環境，允許用戶交換及瀏覽的一種電子文檔格式。具有不限定軟硬件及系統環境，高壓縮比、長期保存、高質量輸出等特點。

2.2 技術 PDF 文件格式已成為國際標準，越來越多的行業和單位正在使用它。PDF 文件是一種具有多層結構的格式文件，其特點是：文件既可以是文本型的（比如由word 生成的文件），也可以是圖像型的（比如由掃描生成的文件），雙層PDF 技術還可以將tif、jpg、bmp、gif、png、單層PDF（圖像）等圖像類文件經加工后輸出為可全文檢索的雙層（圖層和文字層）PDF 文件。雙層PDF 文件是指文件內容既包含文本層，也包含圖像層，且其位置上下一一相對應。對于PDF 文件來說，其每一頁涉及的內容主要包括：第一上層是對紙質文件進行掃描獲取的原始圖像，第二下層是通過OCR 軟件對圖像進行掃描識別后產生的文字結果。通過上述處理，用戶在使用PDF 文件的過程中，看到的是掃描圖像，原始版面的公章、簽名等可以100%保留，在需要的情況下，可以對下層的文字信息進行選擇、復制、檢索等。

2.3 制作方法 PDF(Portable Document Format)文件格式作為一種特殊的文本格式，是由Adobe 公司所開發，該文本格式與其他文本格式相比，其優點主要表現為：尺寸小、閱讀方便，同時便于網絡傳播和使用。但是，如果對其進行文本、格式等操作就會變得比較困難，因為在解碼格式方面，PDF 格式與Doc 格式存在一定的差異，通過回車符、換行符，以及圖片格式等在PDF 格式下無法將其直接轉換為Doc 文件。具體的解決方式為：

Adobe Reader 6.0 Standard：通過點擊菜單欄中的“創建PDF”按鈕，對相應的創建途徑進行選擇，選擇“從文件”，選中需要轉換的文件。

在文件格式轉換過程中，通過Acrobat Distiller 使得轉換更加輕松，在這種情況下，借助Office 辦公軟件打開相應的Doc 文件，然后選擇“文件”——“打印”中的Acrobat Distiller 打印機。

Adobe Acrobat 7.0 Professional：對于Adobe7 來說，通常情況下需要進行激活處理，用Paradox Key Generator 生成，在rar 文檔中，經解壓后出現一個“Keygen”。運行文件夾里的pdx-ac7p.exe 程序，借助該組生成的S/N 進行相應的安裝處理，完成安裝后，需要重新啟動計算機，進入Acrobat 界面,在操作界面上選擇彈出菜單列表中的“Activate Option”,并單擊“Activation by telephone”按鈕,在彈出Acoabat 中，產生Activation code,這時，Paradox Key Generator 程序將會被執行,在界面產生的S/N 及Activation code 中輸入Paradox Key Generator，同時取得Authorization code，并手工輸入。

利用Office2003 的轉換工具：首先使用Adobe Reader打開需要轉換的PDF 文件，同時對文件菜單中的打印進行選擇，按照“Microsoft Office Document Image Writer”設置“打印機”的“名稱”，確認按照MDI 格式將該PDF 文件設為虛擬打印文件。對于“Microsoft Office Document Image Writer”項，如果在“名稱”設置的下拉列表中沒有找到，在這種情況下，說明安裝Office 2003 時沒有安裝該組件，這時對其進行更新和安裝，需要借助Office 2003 安裝光盤中的“添加/刪除組件”。通過運行Microsoft Office Document Imaging，打開保存的MDI 文件，在工具欄中選擇將文本發送到Word 菜單，然后選中彈出窗口中的“在輸出時保存圖片板式不變”，經過確認后，系統會自動提示“必須在執行此操作前重新運行OCR，這可能需要一些時間”，最后按確認鍵即可。

3 PDF 技術在檔案管理數字化的作用

PDF 技術使檔案數字化管理給搜索、查找、即時閱讀帶來的便捷是毋庸多言的，能夠簡化并極大提高管理的質量和效率。許多紙質或其他實物檔案，由于年月已久，只要動一動就會散裂或塵化，損毀風險極大，通過PDF 技術數字化采集圖片、視頻、尺寸、材質、介紹、文字描述等內容就可以在未來相當長一段時期保證原檔的完好性，并且便于向需要的人提供參考。

隨著PDF 技術的發展，檔案數字化管理技術實現了長足的發展，同時隨著技術的不斷創新，其工作方式、管理模式必將出現新的變革。在一定程度上利用先進的技術對檔案進行數字化管理，進而對檔案進行多元化、網絡化管理，同時轉變檔案的管理模式。在對檔案進行管理的過程中，以保管、利用檔案實體為重點，同時以檔案信息的數字化存儲為核心，使得檔案管理走向數字化、規范化、網絡化。

[1]郭金光.雙層PDF 技術及在檔案數字化中的應用[J].陜西檔案，2013（02）.

[2]周錦云.檔案管理系統的設計與實現[J].電子科技大學，2013（03）.

[3]熊雨前，徐紅輪.PDF 技術及應用[J].數字與微縮影像，2011（03）.