淺論如何做好基本建設項目檔案管理

包亞莉

[摘要]基本建設項目檔案與人們的生活息息相關，有著十分密切的聯系。隨著社會的不斷進步，人民生活水平不斷提高，基本建設項目工程逐年增加，基本建設項目檔案的作用日趨突出，本文就如何做好基本建設項目檔案管理談一些想法。

[關鍵詞]如何；做好；建設項目；檔案

一、基本建設工程項目檔案管理存在的問題

（一）項目參加單位多，水平參差不齊，對檔案管理不夠重視，沒有充分認識到檔案管理的重要意義。工程實施過程中，施工隊伍和內業資料管理人員更換頻繁，工程資料的交接制度不完善，有人走檔案走、人走檔案丟的現象出現，資料收集困難。

（二）歸檔文件材料格式不統一，各單位都以自己習慣的方式做各種表格、文件，沒有統一標準和規范，形成的項目文件內容多樣化，格式不一致，給檔案的統一保管和利用帶來不便。

（三）隱蔽工程、竣工圖紙未將修改依據和修改內容同時歸檔，存在不健全的問題，不僅影響工程建設的進度，而且容易產生各種經濟糾紛，不利于維護項目管理單位合法利益。

（四）項目進度與歸檔文件材料不同步，沒有做到“四同時”即：下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求：檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況：驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況：項目總結應同時做好項目文件歸檔交接。

（五）項目歸檔文件材料在歸檔紙質檔案時，忽略了其他載體應歸檔文件材料。

二、做好項目檔案的措施和方法

（一）嚴格將項目檔案工作納入參建單位領導工作議事日程，納入規章制度及工作流程，納入參加單位有關人員的業績考核或崗位責任制，納入合同管理中，在簽定合同中明確規定工程檔案專項驗收保證金，將竣工檔案的編制工作與計量支付和質量保證金結合起來，不通過工程檔案專項驗收或不能及時完成檔案的整理歸檔，不予結算或扣一定金額的質量保證金，以此保證竣工檔案及時、順利地通過驗收。

（二）制定方案，注重細節

以業務標準為基礎，規范檔案管理，提高項目檔案管理工作效率，實現高質量檔案竣工驗收。建設單位在每項工程開工建設時應提前介入進行歸檔指導，明確規定項目檔案歸檔的范圍、歸檔要求、編制要求、電子文件及圖紙格式要求等，使相應的工程技術人員及早了解項目檔案的具體操作方法和規范。

（三）建立檔案管理網絡，有序推進項目檔案歸檔

建立以建設單位檔案室牽頭，各部門具體實施，同時接受項目建設單位、監理單位指導的檔案管理網絡。按照“橫向到邊，縱向到底”的管理要求，建立兩個檔案管理網絡，根據項目內部機構檔案工作特點，以點接線，以線聯網的管理網絡。督促施工單位按照項目檔案管理要求選配合格的專兼職檔案員，具體負責跟蹤、指導施工單位按照歸檔要求收集、整理歸檔移交。各部門專兼職檔案員按照建設單位要求及時做好本部門施工文件的形成、積累、整理歸檔。建立重要施工文件和資料狀況及其流向追蹤管理網絡，做到施工人員調動、變更“人走檔案留”。

（四）建立監督、檢查、指導為一體的管理機制

為減輕工程施工后期竣工資料整理的工作量，實行項目檔案年度歸檔制度，實時掌控施工單位日常歸檔情況，及時督促整改歸檔中出現的問題，使歸檔工作化整為零，實現檔案管理與工程建設同步進行，建設單位和監理定期檢查和重點檢查相結合，自查與督查相結合，檢查施工文件是否做到及時、齊全、完整、準確，及時糾正不符合質量標準和規范要求的做法，嚴把工程中間驗收程序，做到每一個程序都符合質量標準。

（五）落實檔案人員“四參加”制度，從源頭管控

檔案部門參加設備開箱、工程計劃會和工程竣工驗收，參與合同談判和支付控制，在合同中設立專項條款，明確文件資料的歸檔時間和歸檔要求：工程結算和設備最終付款時，必須由檔案人員在付款審核單上簽字，確認其文件資料已達到歸檔要求，歸檔完畢，方可付款，有效保證檔案資料的齊全和完整。

（六）加強影像資料收集力度

工程影像資料做為最真實、最直觀記錄項目施工生產中的依據，包括項目投標階段現場及周邊環境的拍攝：施工準備階段現場及周邊地形、地貌、管線、電纜等影像資料，工程竣工交驗階段現場交驗過程、實體完工形態及現場狀況等影像資料。

工程影像資料是工程技術及經驗交流最寶貴的資料。在安全教育培訓、經驗交流等方面，通過播放、展示各工程項目的影像資料，有利于資源共享，促進交流學習；有利于促進吸收和接納好的管理理念及管理思想：能直觀的展示工程質量問題，為杜絕類似質量問題提供幫助。

為提高工程影像資料的真實性及實用價值，在工程影像資料的收集過程中，盡可能做到全方位、多角度拍攝。對于地形地貌等必要時可進行攝像：對于重要部位的收集，要兼顧遠景及近景的結合；對于需要丈量尺寸提供數據的影像資料，要保證其數據清晰，位置準確。所有影像資料的收集過程中，盡可能選擇一處或幾處長期不會改變的對象作為參照物，為施工前后比對提供依據。

（七）建立項目檔案管理考核機制，是提高項目檔案管理工作效率、實現竣工檔案高質量的重要手段

建設單位應監督、指導監理督促施工單位建立施工文件和竣工檔案形成、整理、歸檔的相應獎罰制度并與經濟利益掛鉤。把項目檔案工作列入項目經濟目標考核，對施工技術文件、工序質量檢查驗收文件及單元工程驗收評定文件按分部工程進行檢查，并將檢查結果做為月質量考核的一部分對各部門和具體責任人進行獎罰：每年底對各部門及有關人員的項目檔案管理目標進展及優劣情況進行考核和獎懲。對施工文件不齊全或施工文件沒有與施工進度同步形成，或各部門未能按要求定期移交文件的，給予相應部門負責人通報批評和處罰。

做好基本建設工程檔案管理工作具有十分重要的現實意義，有利于提高基本建設工程項目建設的質量。因此，作為基本建設工程項目的建設單位，一定要提高對基本建設工程檔案管理的重視程度，切實認識到加強基本建設工程檔案管理的重要價值，嚴格要求各參建單位認真履行職責，將基本建設工程檔案管理的各項工作納入工程建設的管理工作當中。只有這樣，才能做好檔案管理工作，保障檔案的完整性，以便在后期的使用階段為業主提供高質量的服務。endprint