高校辦公自動化系統的現狀及發展方向研究

盧偉燦

【摘要】隨著信息技術的發展，辦公自動化信息系統已經成為構建數字化高校的重要組成部分，直接反映了高校管理現代化的水平。通過高效辦公自動化，可有效提升學校的管理水平、辦公效率，從而為學校的教學、科研與管理提供有利的基礎環境。本論文以高校辦公自動化系統為出發點，對目前高校辦公自動化系統中存在的問題，進行了詳細的研究，并在此基礎上提出了高校辦公自動化系統的構建途徑及發展方向，對其他高校辦公自動化系統的建設和發展，提供了一定的借鑒。

【關鍵詞】高校；辦公自動化；現狀；系統構建；發展方向

【中圖分類號】TP317.1 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）19-0279-02

隨著信息技術的發展，自動化系統正在全方位地改善著工作方式。辦公自動化系統在高校的運用，標志著高校進入信息化建設階段，不僅推動了高等教育的發展，還對教育形式、教學管理觀念、運作方式等產生了重大的影響，促使著大學校園邁向全新的信息時代。

一、辦公自動化系統概述

辦公自動化，簡稱OA，是一種新型的現代化辦公方式。在上世紀70年代提出，且在80-90年代，得到了飛速的發展。90年代以后，逐漸走向成熟階段，很多企業單位都已經實現了辦公自動化管理模式。

二、高校辦公自動化系統中存在的問題

高校辦公自動化系統建設，是一項艱巨的、復雜的任務，在構建高校辦公自動化管理模式中，由于沒有任何經驗可借鑒，因此在我國高校的自動化系統構建過程中，還存在不少的問題：

（一）只重視硬件，忽視軟件

就目前而言，我國大部分高校在進行自動化系統構建過程中，還存在嚴重的重視硬件，忽視軟件的問題。在構建自動化系統中，大部分高校一味地追求硬件，卻不愿把資金花費在軟件的投資上。于是很多高校都會選擇一些價格便宜、功能不是很完善的自動化辦公軟件，從而導致軟件與硬件不相匹配的現象。

（二）各部門之間信息不互通

高校在構建自動化系統的過程中，各部門在系統的開發和引入過程中，缺乏整體的系統，都是分散進行的，缺少整體性的統籌。

（三）各部門使用水平不同

高校在構建自動化系統的過程中，雖然內部機構很早就引進了計算機，協助管理工作，有些部門制定了完善的信息管理系統，但也有些部門對其仍然不太重視，仍然采用紙質文檔的工作方式，不僅沒有制定完善的信息管理系統，甚至一些教師的計算機水平還存在很大的差異。

（四）相關工作人員思想保守，不善于接受新鮮技術

在高校辦公自動化系統的構建過程中，不僅要解決相關的技術、資金問題，還要重視相關工作人員的思想觀念轉變。

三、高校辦公自動化系統的構建

（一）辦公自動化的主要結構

辦公自動化系統是建設數字化校園的關鍵環節，構建高校辦公自動化系統，對于提高學校的管理信息水平、構建現代化高效管理體系，具有重要的意義。通常在構建高校辦公自動化管理中，一定要從以下兩方面進行：

1.功能構架

在高校辦公自動化的管理系統中，其結構功能一般可分為六部分，即：個人辦公、公文處理、發文傳閱、會議管理、公共信息、個人設置。在實際工作中，具體到每一個功能構架下，又可以根據處理對象的不同，而進行具體的細分，將其劃分為若干子功能。從而實現高校各種事務管理的有效進行，促進各部門之間協調合作。

2.管理模式

辦公自動化系統是建設數字校園的一個重要子系統。在我國，高校辦公自動化主要為雙方管理的模式，主要由辦公室和信息技術為中心兩個部門進行共同管理。其中，辦公室主要是按照學校的總體決策，主要負責高校的系統建設和規劃、日常運行維護。

（二）辦公自動化系統運行的重要價值

1.改變了傳統的管理方式，實現了科學化管理

高校辦公自動化系統的運行，改變了高校傳統的管理模式：由傳統的“管理”逐漸改變為“服務式”的管理模式。在這種自動化的管理模式下，辦公室能夠將管理與信息數據有效的銜接在一起，高校領導可以根據對信息進行有效的分析，并在此基礎上做出科學的判斷，從而使得民主決策更加科學化。

2.有效降低了辦公成本，提高了工作效率

高校辦公自動化系統的運行，改變了傳統的管理模式，實現了從紙質化管理到數字化管理的轉變。這種管理方式的轉變，一方面節省了學校的管理經費，另一方面還在一定程度上節省了人力資本和時間成本。這主要表現在：高校辦公自動化系統的運用，改變了傳統的高校管理從傳統的紙質文件“滿天飛”、下發文件“跑斷腿”的現象。

3.規范了高校管理工作的流程，提升了管理水平

在高校自動化系統管理中，主要是通過數據信息處理的功能，實現對相關數據的獲取、處理、儲存和檢索。在這一系統中，管理人員可以明確看到工作的進展情況。例如，對于某分文件，已傳遞到哪一步驟、哪一個環節，有哪些人已查閱、哪些人正在辦理等，都可以通過自動化管理系統，進行詳細的跟蹤記錄。

四、高校辦公自動化系統的發展趨勢

高校辦公自動化已成為高校管理中不可或缺的重要手段，但隨著信息技術的不斷發展，還必須要進行不斷的提升和完善。

（一）進一步拓展功能模塊

就目前而言，雖然辦公自動化的模塊已經滿足了現有的管理，但是這只是淺層次的應用，在未來的高校管理中，還必須要結合數字化校園建設的實際情況，進一步拓展和完善功能模塊，甚至是設計和開發新的功能模塊。

（二）不斷完善制度建設

任何系統在運行過程中，都必須擁有完善的制度保障，高校辦公自動化系統的運行也不例外，學校必須不斷推進制度建設，對已有制度進行完善，使得管理人員權責分明并對工作人員提出具體的使用要求。

這就要求高校必須對已有制度進行完善和健全，并結合學校的實際情況，研制和出臺相關的有效地、可操作性強的規章制度，確保自動化辦公系統順利實施。

（三）加強系統的安全性能

受到電子信息技術的不穩定因素的影響，高校自動化管理中，系統的安全系數比較小，非常容易受到攻擊、破壞，這就要求高校在管理的過程中，一方面要加強硬件的安全防范，對學校的服務器、防火墻等進行及時的升級和完善；另一方面還要采用信息安全技術，采用身份驗證、訪問控制等方式，加強對自動化辦公系統的信息安全防范。

五、結束語

綜上所述，高校辦公自動化系統是數字校園的重要組成部分之一。目前，一部分高校已經組建了高校的自動化管理系統，并且在運行中實現了一定的價值。但是在系統構建與運行過程中，還存在一定的問題，這就要求高校必須不斷對現有的管理系統進行升級與完善，以適應未來高校發展的新需求。

參考文獻

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