項目范圍管理在中小企業信息管理系統建設中的應用

薛旭

摘要：隨著時代的發展，我國民營中小企業在經濟發展中凸顯出越來越重要的地位，為了進一步提升企業信息化建設水平，國家及各省、市都相繼開發了信息平臺項目，在項目計劃及實施過程中，項目管理尤其是項目范圍管理為保證項目順利進行起到了重要作用。本文運用了理論與實際相聯系的研究辦法，在對項目范圍管理的全面分析的基礎上，提出范圍管理在中小企業平臺建設中的應用工作的思路和建議。

關鍵詞：項目管理；項目范圍管理；信息化建設；信息平臺

隨著時代的發展，我國民營中小企業在經濟發展中凸顯出越來越重要的地位，此前，國家出臺了一系列的扶持中小企業發展的相關政策，為了進一步提升企業信息化建設水平，國家及各省、市都相繼開發了信息平臺項目，以利企業盡快發展，在這些項目建設過程中，項目如何進行良好地建設管理以滿足需要，項目范圍管理占有重要地位。以下我結合在工作中的實踐，淺談一下項目管理尤其是項目范圍管理在中小企業信息化平臺管理系統建設中的應用。

項目管理分為很多方面，同時也是一個極其復雜的管理過程，有著嚴格的工作進度、成本及質量方面的要求，共有九大領域對其產生影響。而結合工作實踐，筆者認為最為重要的就是如何做好范圍管理，這其實也決定了項目的成敗。

大型項目往往功能復雜，涉及人員、部門較多，中小企業信息管理平臺系統這個特點尤為明顯。在本平臺項目中，涉及的省及省內各市情況參差不齊，項目干系人眾多，人員素質不一，信息化基礎設備相對比較欠缺，信息化建設和使用者之間的聯系存在斷層。同時結構功能模塊要求復雜，要求確保在規定時間內一致上線，達到全省聯通，時間緊，任務重。在此種背景下，如何確保項目保質保量的如期完成，加強項目管理尤其是項目范圍管理為確保項目成功起到了非常重要的作用。

項目范圍，是依據開發的項目目標而制定出來的明確的項目，更具體的表達即為了交付具有規定特征和功能的產品、服務或成果所必須要做的工作。它表達項目中哪些該做，哪些不該做。只有明確的項目范圍，才能正確分析項目范圍內的業務流程，建立系統的功能需求。

而項目范圍管理是基于項目范圍關注信息系統項目內容的定義和控制，讓項目管理和實施人員明確項目的目標和主要的項目可交付成果。因此，項目范圍管理具有提高時間、資源和費用的準確性，確定進度測量和控制的基準以及清楚地確認項目相關各方在工作中分工和責任。如果沒有明確的項目范圍，那么將不能有效地解決本應解決的問題，還會將時間、費用等資源浪費在職責以外的工作上，對項目開發與管理人員造成不必要的問題與麻煩，造成進度拖延，成本超支、繼而對質量造成一定的影響，因此范圍管理必須清晰定義項目目標，且必須在客戶與項目組之間達成一致。

當在開發過程中，進行有效的范圍管理，這無論是對于項目的開發者還是使用者都具有重要意義，只有這樣才能確保項目及時有效的支付，在使用時也更得心應手。

項目范圍管理在實施過程中具體包含以下幾個方面：項目啟動階段的范圍管理，項目計劃階段的范圍管理以及項目執行階段的范圍管理。

在項目啟動階段中，我們組建了包括項目經理和使用方負責人、具體使用人員在內的組織結構。考慮到對該項目雙方都抱有很高的期望，但是往往意見不統一，存在沖突，我們進行了充分的需求分析調研，確定項目的需求。為了保證需求分析的全面準確，首先制訂了需求分析計劃，明確規定需求調研時間，調研內容，詳細列出問題提綱，以免在調研過程中有所遺漏。對于明確或隱含的需求，用文件的形式來表述，在此基礎上編制需求說明書，包括滿足需求的工作陳述，對項目的要求，對時間、質量的確認。在本項目中我們雙方經過多次前期會議的不斷討論，對需求做出明晰的界定，并得到了雙方的一致認可，以便于在今后的實施過程中有明確的指導和參照。

在項目計劃階段，根據項目范圍確認的要求，詳細的項目范圍計劃編制是重中之重。它規定了如何對項目范圍進行定義、確認以及如何制訂工作分解結構的過程。合理的精確的范圍定義，是項目范圍管理的基礎。在對業務進行調查和需求充分分析的基礎上，明確定義系統范圍是整個項目管理的脊梁。我們根據國家及省企業平臺建設的相關文件及實施要求為模板，建立項目范圍管理計劃。包含詳細的項目范圍定義說明，同時包含創建WBS分解結構和需求變更下的范圍控制等內容。

在范圍定義時，我們制定了詳細的項目范圍說明書，這是項目決策的基礎。詳細的項目范圍說明書定義了項目的邊界，能夠明確地判斷變更或附加工作是在項目范圍內還是在項目范圍外，也是進行成本、質量和進度管理的基礎。它的詳細程度，決定了項目團隊能否很好地管理項目的范圍。我們借鑒了以前的項目經驗，進一步完善了項目范圍說明書，制訂了確認樣板、表格及標準，充分考慮了現場情況，為業務相對復雜的端口多留一些時間進行思考，適當放寬確認周期，對于相對簡單或任務明確的業務口，盡量縮短時間，同時對風險進行充分的預估，保證應付過程中可能出現的風險。

大型項目的估測相對困難得多，為了更好地界定項目范圍，需要采用分解技術對項目進行分解。創建工作分解結構WBS是將項目范圍說明書和項目范圍管理計劃以及批準的客戶變更請求，通過一些分解方法和表示方法，按一定的顆粒度，將項目成果按層次分為更小、更易于管理的要素。這些要素非常詳盡，能夠支持下一步的項目活動分析和分解工作。每個要素的特性都盡可能用可以度量的量化指標來表達。以項目的生命周期分解成里程碑，以及每個里程碑應完成的功能需求，制訂階段性的交付成果，并進行功能驗證。每一個階段的里程碑都是以業務的特性劃分的，采用由上而下的方法，將必需的基礎業務和基礎的系統架構劃分到第一層次，將另一些需要實現的功能和部分分析模塊劃分到其他層次，每一層次都需要交互認證。范圍細化至每個特定的功能，使得分解后的任務既可管理，也可定量檢查。同時便于在不同階段有效控制中間成果，不至于陷入項目細節中去。隨著項目的進行，WBS會更加的細化，細化到最底層的項目組成元素即“工作包”。這種根據實際情況細化的方法為提高項目質量，保證項目的成本打下了良好的基礎。

在項目實施的過程中，及時規范的項目范圍確認能夠使人最直觀的了解當前項目的進步，它是對已完成項目范圍正式確認的過程。在本項目中，我們通過項目例會、周報、月報等形式加強對于項目進度的有效監控，對重要問題及時決策，及時通報成果和問題，明確了各個環節的確認工作，如設計確認、施工圖確認、裝修布線確認、設備確認、安裝及調試確認等。對被確認的可交付物，必須有正式的簽字確認文件，如果沒有通過的，分析檢查原因，并予以書面記錄。這種方法不僅加強了雙方的充分溝通和交流，也避免了在項目實施后期的風險。

在項目完成過程中，經常會遇到一些特殊的情況，如對某項需求發生改變，這個項目范圍變更了。其實在很多項目中，變更是常態現象，不變反而是不常見的情況。因為再好的項目前期的需求分析、需求評審等方面不可能做得盡善盡美，同時在各項目完成過程中也不能保證百分百的準確有力的控制。改變需求，增加新的功能也是非常常見的現象，因此在此過程中，引入范圍變更管理非常重要。

在范圍變更管理中，我們以項目范圍基準為依據，結合項目采用變更控制系統進行項目范圍變更管理，制定變更控制計劃，并成立了變更控制辦公室對變更進行批準和執行。規定什么情況下可以變更，什么情況下不能變更，在哪些方面可以變更，哪些方面不可以。分析變更的步驟、程序對項目存在的或潛在的變化。對影響較大的變更請求提議共同決策，雙方項目干系人，如項目經理，項目實際使用代表等對變更內容召開會議，進行分析評價，給出評審意見，以確定是否實施。在實際操作中，嚴格執行變更流程，對資源進行重新配置，采用正確的策略和方法才能進行成功的處理。對已產生的變更我們定期檢查與實際情況是否相符并予以跟蹤，同時記錄在案，提交項目跟蹤報告。

結束語

綜上所述，項目范圍管理是通過項目范圍計劃、范圍定義、WBS及范圍確認及變更控制達到項目管理的目的，是項目管理中最重要的內容。以上是服務平臺實際建設過程中我們的一些做法及思考，可以肯定的是為了確保如期的保質、保量將一個時效性好、穩定的及易用性突出的中小企業信息化平臺項目系統上線交付使用，項目的范圍管理起到了突出地作用，正是因為范圍管理落到了實處，才使系統平臺項目達到預期的效果，真正起到了為企業服務的作用。

參考文獻：

[1]張友生.信息系統項目管理師教程.清華大學出版社.

[2]曹濟，溫麗.信息系統項目管理師案例分析.清華大學出版社.