基于設(shè)備物資信息系統(tǒng)的管理實(shí)踐

郭靖斌/中國葛洲壩集團(tuán)第一工程有限公司

基于設(shè)備物資信息系統(tǒng)的管理實(shí)踐

郭靖斌/中國葛洲壩集團(tuán)第一工程有限公司

本文立足于網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)，研發(fā)了“葛洲壩集團(tuán)第一工程有限公司設(shè)備物資信息系統(tǒng)”，將傳統(tǒng)設(shè)備物資管理手段信息化、模塊化、流程化、科學(xué)化，大大提高了企業(yè)設(shè)備物資管理的效率。

設(shè)備物資；信息系統(tǒng)；管理實(shí)踐

引言

隨著國家十三五規(guī)劃宏偉藍(lán)圖的繪制和“一帶一路”偉大戰(zhàn)略目標(biāo)的引領(lǐng)，將進(jìn)一步鞏固建筑業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)中的支柱地位。建筑業(yè)將再次迎來行業(yè)的春天，同時(shí)建筑業(yè)也面臨產(chǎn)能過剩的問題，這就必須走深化改革、轉(zhuǎn)型升級(jí)的路線，打造“特色、科技、綠色、安全”建筑。有了發(fā)展目標(biāo)，就要積極努力去實(shí)現(xiàn)，要想實(shí)現(xiàn)目標(biāo)就必須轉(zhuǎn)換思路、改進(jìn)管理方式，才能一步一個(gè)腳印，扎實(shí)穩(wěn)步推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

一、設(shè)備物資信息系統(tǒng)的實(shí)施背景

中國葛洲壩集團(tuán)第一工程有限公司作為中國葛洲壩集團(tuán)股份有限公司核心骨干企業(yè)，緊跟集團(tuán)改革創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型升級(jí)的步伐，搶抓PPP業(yè)務(wù)、環(huán)境治理業(yè)務(wù)、綠化園林業(yè)務(wù)、“一帶一路”國際市場(chǎng)業(yè)務(wù)的歷史機(jī)遇，為努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)“改革創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型升級(jí)”的目標(biāo)，中國葛洲壩集團(tuán)第一工程有限公司在設(shè)備物資管理方面，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，整合資源，借助科技信息化手段，研發(fā)了“葛洲壩集團(tuán)第一工程有限公司設(shè)備物資信息系統(tǒng)”，將傳統(tǒng)設(shè)備物資管理手段信息化、模塊化、流程化、科學(xué)化，大大提高了企業(yè)設(shè)備物資管理的效率。

二、設(shè)備物資信息系統(tǒng)的管理理念

公司借助網(wǎng)絡(luò)信息化手段，有效整合資源，以公司設(shè)備物資管理模式和管理流程為骨架，將設(shè)備物資從計(jì)劃、采購、賬務(wù)、核算、分析、處置等環(huán)節(jié)流程化、模塊化，業(yè)務(wù)操作簡單，形成流水作業(yè)，上下環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，減少重復(fù)工作量，提高管理水平，并且達(dá)到系統(tǒng)資源共享。

三、設(shè)備物資信息系統(tǒng)的主要做法

通過設(shè)備信息系統(tǒng)的服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、應(yīng)用程序、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)主機(jī)等設(shè)備進(jìn)行設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，以確保公司設(shè)備信息系統(tǒng)安全、可靠、高效運(yùn)行。工作方式由原來的人工管理，改為由系統(tǒng)流程管理。傳統(tǒng)的人工方式存在很多問題，比如效率低下，每次查找設(shè)備的歷史狀況，要找相關(guān)人員詢問，重復(fù)查找資料，現(xiàn)在這些重復(fù)性工作完全有系統(tǒng)進(jìn)行替代，在系統(tǒng)上為設(shè)備建立檔案，包含技術(shù)參數(shù)、費(fèi)用、調(diào)配和維修歷史狀況等所有相關(guān)信息，輸入關(guān)鍵字立即搜索出相關(guān)信息。由于公司所有工程項(xiàng)目部都屬于臨時(shí)機(jī)構(gòu)，以往一個(gè)項(xiàng)目完工后，設(shè)備資料大部分也丟棄、遺失，造成設(shè)備管理沒有連續(xù)性，信息丟失，給今后的管理工作造成很多麻煩，建立系統(tǒng)后每臺(tái)設(shè)備有了網(wǎng)絡(luò)檔案，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備的全壽命周期管理，從而可以長效、全面、高效管理。

四、設(shè)備管理

（一）基于設(shè)備信息系統(tǒng)的設(shè)備管理核心

1.需求階段。

需求階段是設(shè)備需求的發(fā)起階段，針對(duì)工程所需求的設(shè)備選型、成本測(cè)算、技術(shù)要求、規(guī)格型號(hào)等方面充分分析論證后，制定項(xiàng)目總需用計(jì)劃和月度需用計(jì)劃。

2.策劃階段。

在策劃階段在設(shè)備總需用計(jì)劃和月度需用計(jì)劃，根據(jù)公司自有的設(shè)備情況，再進(jìn)行深入的經(jīng)濟(jì)合理性對(duì)比分析，最終確定設(shè)備來源，比如新購、租賃、購置二手設(shè)備、調(diào)配、工程分包等方式。

3.合同階段。

在設(shè)備配置策劃已經(jīng)確定，進(jìn)入采購實(shí)施階段，包括招投標(biāo)管理、合同談判、合同簽訂、采購結(jié)算等環(huán)節(jié)，最終完成設(shè)備實(shí)體采購。

4.使用階段。

使用階段是檢驗(yàn)設(shè)備配置方案經(jīng)濟(jì)合理性、技術(shù)性能指標(biāo)、工作效率、運(yùn)維管理的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是公司固定資產(chǎn)管理的重要環(huán)節(jié)。包括查詢分析、臺(tái)賬管理、維修管理、特種設(shè)備管理、監(jiān)視測(cè)量儀器管理、設(shè)備事故管理、設(shè)備調(diào)撥、設(shè)備報(bào)廢、資產(chǎn)管理等模塊。

5.結(jié)算階段。

結(jié)算階段主要是設(shè)備購置費(fèi)用、租賃費(fèi)用、折舊計(jì)提、資產(chǎn)重置、報(bào)廢處置等費(fèi)用的賬務(wù)核算。

（二）設(shè)備信息系統(tǒng)管理模塊

1.查詢分析。

（1）設(shè)備臺(tái)賬。可以查詢單臺(tái)設(shè)備的編號(hào)、名稱、分類、型號(hào)、資產(chǎn)單位、使用單位、使用狀態(tài)、購置原值、重置原值等基本信息。

（2）設(shè)備分布。以直觀圖形的方式，體現(xiàn)公司所有設(shè)備按類別所占比重；以表格的形式，顯示使用單位所有設(shè)備的數(shù)量及類別。

（3）設(shè)備地圖。以地圖分布方式，直觀展示每個(gè)省級(jí)地區(qū)的公司所屬工程項(xiàng)目數(shù)量以及項(xiàng)目部相應(yīng)的設(shè)備情況。

（4）設(shè)備使用費(fèi)查詢。可以查詢使用單位相應(yīng)的設(shè)備使用費(fèi)明細(xì)及費(fèi)用收繳信息。

（5）維修計(jì)劃執(zhí)行統(tǒng)計(jì)報(bào)表。可查詢每臺(tái)設(shè)備歷史維修類別、修理項(xiàng)目和時(shí)間、修理單位、修理費(fèi)用、資金來源和主要部件，可方便快捷的了解設(shè)備機(jī)況。

（6）設(shè)備事故統(tǒng)計(jì)月報(bào)表。及時(shí)掌握設(shè)備使用過程中，發(fā)生事故的情況。

（7）監(jiān)視測(cè)量設(shè)備檢定檢驗(yàn)計(jì)劃表。以報(bào)表的形式反映出公司所有監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備檢定日期、檢定周期、檢定計(jì)劃及責(zé)任人員等信息。

（8）設(shè)備配置計(jì)劃臺(tái)賬。將工程項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的設(shè)備配置計(jì)劃進(jìn)行臺(tái)賬管理，快速查找設(shè)備配置計(jì)劃的依據(jù)。

（9）設(shè)備采購合同臺(tái)賬、租賃合同臺(tái)賬。可實(shí)時(shí)掌握設(shè)備采購及租賃的合同信息，包括合同基本信息、合同金額、質(zhì)保金、資金支付情況等動(dòng)態(tài)信息。

（10）特種設(shè)備管理報(bào)表。潮汛特種設(shè)備的基本信息、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)單位、責(zé)任人、檢驗(yàn)計(jì)劃，有效提高了特種設(shè)備檢驗(yàn)計(jì)劃管理。

（11）資產(chǎn)折舊表。以動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)，更新設(shè)備資產(chǎn)的折舊計(jì)提過程，包括原值、重置原值、計(jì)提年限、計(jì)提期次、折舊金額、本期應(yīng)提折舊金額、累計(jì)折舊、凈值等信息。

2.設(shè)備配置模塊。

（1）配置計(jì)劃

建立設(shè)備配置需求計(jì)劃，明確所需設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、預(yù)估采購金額、使用單位及公司計(jì)劃批復(fù)信息。

（2）采購合同及結(jié)算。以合同臺(tái)賬管理來體現(xiàn)合同管理程序控制，臺(tái)賬中包括基本信息、采購方式、資金來源、合同會(huì)簽類型、審批人員、公司集采通知編號(hào)、審批狀態(tài)、合同資金動(dòng)態(tài)支付情況，客觀全面的體現(xiàn)了合同管理流程和合同履約情況。

（3）租賃合同及結(jié)算。針對(duì)設(shè)備自理合同流程管理，包括合同基本信息、租賃類型、狀態(tài)、租賃費(fèi)結(jié)算信息。

（4）設(shè)備驗(yàn)收。格局公司設(shè)備管理辦法，對(duì)納入固定資產(chǎn)管理的所有新購設(shè)備，均需辦理設(shè)備驗(yàn)收，建立設(shè)備檔案，包括驗(yàn)收單號(hào)、合同名稱及標(biāo)號(hào)、使用單位、驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收日期、發(fā)票編號(hào)等信息。

3.臺(tái)賬管理。

臺(tái)賬管理共分為三個(gè)層級(jí)，分別為公司臺(tái)賬、項(xiàng)目臺(tái)賬、國際臺(tái)賬，每個(gè)層級(jí)根據(jù)權(quán)限、管理方式、地域的不同分別建立對(duì)應(yīng)的設(shè)備臺(tái)賬。

4.維修管理。

維修管理主要是對(duì)設(shè)備大中修及日常修理過程的管理，制定維保計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃編制對(duì)應(yīng)設(shè)備修理的內(nèi)容、時(shí)間、修理，為其建立修理檔案，對(duì)修理后的設(shè)備起到動(dòng)態(tài)跟蹤監(jiān)控作用。

5.特種設(shè)備管理。

根據(jù)公司特種設(shè)備安全管理辦法，建立特種設(shè)備安全檢驗(yàn)檔案，包括特種設(shè)備檢驗(yàn)，大型設(shè)備安裝與拆除方案。

6.監(jiān)視測(cè)量儀器管理。

主要是針對(duì)測(cè)量儀器建立技術(shù)檔案，包括使用狀況、檢定周期、檢定單位、責(zé)任人等信息。

7.設(shè)備事故管理。

當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)事故時(shí)，在系統(tǒng)上詳細(xì)記錄事故設(shè)備信息、事故經(jīng)過及原因、當(dāng)事人、事故級(jí)別、經(jīng)濟(jì)損失、處理結(jié)果等相關(guān)信息。

8.設(shè)備調(diào)撥。

設(shè)備調(diào)撥管理主要針對(duì)公司已有設(shè)備的資產(chǎn)調(diào)撥管理，根據(jù)不同工程項(xiàng)目的需求，以設(shè)備管理辦法為依據(jù)，辦理調(diào)撥的手續(xù)，包括設(shè)備信息、調(diào)出和調(diào)入單位名稱、設(shè)備調(diào)撥和財(cái)務(wù)經(jīng)辦人等信息。同時(shí)在設(shè)備管理中，統(tǒng)計(jì)處于閑置狀態(tài)的設(shè)備，填寫相應(yīng)的閑置原因。

9.設(shè)備報(bào)廢。

設(shè)備報(bào)廢是對(duì)設(shè)備報(bào)廢審批、實(shí)物處理、處置合同的流程管理，詳細(xì)記錄了報(bào)廢設(shè)備的信息、審批問好、處置金額、處置方式、處置合同信息等信息，對(duì)設(shè)備報(bào)廢處置加強(qiáng)監(jiān)管。

10.資產(chǎn)管理。

在資產(chǎn)管理方面，設(shè)備信息系統(tǒng)應(yīng)用顯著的提高了設(shè)備資產(chǎn)的管理效率，減少了人工核算勞動(dòng)強(qiáng)度。系統(tǒng)根據(jù)各使用單位設(shè)備清單及使用狀況，自動(dòng)核算當(dāng)期及累計(jì)設(shè)備使用費(fèi)，并根據(jù)財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)折舊核算規(guī)則，核算每臺(tái)設(shè)備折舊計(jì)提和資產(chǎn)重置原值。

五、物資管理

（一）基于信息系統(tǒng)的物資管理核心

1.需求階段。

物資需求階段是根據(jù)工程主合同、招標(biāo)文件等工程主要資料文件，編制工程物資材料總需用計(jì)劃，然后根據(jù)工程進(jìn)度分解到月，制定工程物資月需用計(jì)劃。

2.策劃階段。

策劃階段是工程項(xiàng)目開工前，對(duì)工程所需材料的來源、采購方式、供應(yīng)方式、現(xiàn)場(chǎng)管理模式、市場(chǎng)行情等因素進(jìn)行調(diào)查、論證、策劃，最終形成工程物資管理的指導(dǎo)性文件。

3.合同階段。

合同階段是對(duì)物資采購實(shí)施階段的管理，確定采購方式，比如招標(biāo)采購、詢價(jià)采購等方式，然后進(jìn)入合同個(gè)條件和邊界條件責(zé)任的談判，最后簽訂合同。

4.采購階段。

采購階段是工程物資采購過程的實(shí)施階段，包括向供應(yīng)商申請(qǐng)所需的物資材料、現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收、物資發(fā)放、退庫等管理環(huán)節(jié)。

5.結(jié)算階段。

結(jié)算階段是與供應(yīng)商之間的結(jié)算管理，以采購合同、清單及重要附件為依據(jù)，按合同約定的結(jié)算方式、支付條件等方面，支付供應(yīng)商材料款。

（二）物資信息系統(tǒng)管理模塊

1.查詢分析。

計(jì)劃模塊：物資總需用計(jì)劃、年度需用量計(jì)劃、物資年采購計(jì)劃、月需用量計(jì)劃、月采購計(jì)劃、應(yīng)急采購報(bào)表。計(jì)劃模塊查詢是根據(jù)計(jì)劃的不同類型、不同方式和不同級(jí)別，分別查看所需要的計(jì)劃。

物資核銷模塊：主要物資量差核銷表、自購主要物資材料價(jià)差分析表。可查詢工程項(xiàng)目主要物資材料現(xiàn)場(chǎng)量差核銷控制和材料價(jià)差情況。

2.計(jì)劃管理。

根據(jù)計(jì)劃的不同層級(jí)、不同需求時(shí)間和不同類型，分別建立主要材料預(yù)算、總需用計(jì)劃、年度需用計(jì)劃、月度需用計(jì)劃、年度采購計(jì)劃、月度采購計(jì)劃、應(yīng)急采購、月度報(bào)表上傳，加強(qiáng)計(jì)劃管理，提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性，編制需求計(jì)劃，分解具體現(xiàn)場(chǎng)需求計(jì)劃確定具體采購計(jì)劃，包括采購物資的品種、規(guī)格型號(hào)、采購方式、采購時(shí)間、市場(chǎng)行情等信息。

3.合同結(jié)算。

合同結(jié)算是物資管理的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)了公司對(duì)所屬在建項(xiàng)目的管理，建立合同檔案信息，掌握工程項(xiàng)目物資成本，模塊包括合同基本信息、采購方式、資金來源、采購計(jì)劃編號(hào)、集采結(jié)果通知、每筆業(yè)務(wù)的驗(yàn)收及資金支付情況、每份合同的總體結(jié)算支付情況，在整個(gè)物資管理流程中體現(xiàn)資金流向。

4.項(xiàng)目庫存管理。

將物資賬務(wù)管理表單流水化，現(xiàn)場(chǎng)貨物收到后，系統(tǒng)填報(bào)到貨登記，然后自動(dòng)生成驗(yàn)收單。根據(jù)已驗(yàn)收物資材料，按照發(fā)放方式，填寫領(lǐng)料單和調(diào)撥單。每月定期將現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物盤存數(shù)量，錄入庫存管理倉庫盤點(diǎn)單，公司可以全面掌握在建項(xiàng)目庫存信息，優(yōu)化物資采購需求，合理降低庫存，協(xié)調(diào)項(xiàng)目之間物資調(diào)配，盤活資產(chǎn)利用率。

5.周轉(zhuǎn)材料庫存管理。

周轉(zhuǎn)材料庫存管理是按周轉(zhuǎn)材料的采購方式不同進(jìn)行模塊化管理。第一，按新購周轉(zhuǎn)材料方式，辦理采購入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、攤銷、報(bào)廢等業(yè)務(wù)流程。第二，按租賃周轉(zhuǎn)材料方式，辦理租賃入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、租出、租賃歸還、租入結(jié)算、攤銷及報(bào)廢等業(yè)務(wù)流程。有效加強(qiáng)周轉(zhuǎn)材料管理，防止資產(chǎn)流失，提高資產(chǎn)增值效益。

六、結(jié)語

公司依托信息化管理手段，結(jié)合工程設(shè)備物資管理實(shí)踐，設(shè)計(jì)并研發(fā)了“葛洲壩集團(tuán)第一工程有限公司設(shè)備物資信息系統(tǒng)”，將設(shè)備物資全壽命周期管理納入信息化管理，建立數(shù)據(jù)庫平臺(tái)，直觀地展現(xiàn)了各個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)之間的相互管理，將業(yè)務(wù)管理模塊化，有效地預(yù)警和監(jiān)管公司各單位設(shè)備物資業(yè)務(wù)流程，將管理工作的“被動(dòng)方式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃?dòng)方式”。之前被動(dòng)工作方式，通常在工作中出現(xiàn)問題是，才去向項(xiàng)目部調(diào)查和收集資料，既增加了工作量，也浪費(fèi)了工作時(shí)間，管理風(fēng)險(xiǎn)高。變?yōu)橹鲃?dòng)工作方式后，公司總部可以根據(jù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，及時(shí)掌握項(xiàng)目信息，提前發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，極大地提高了公司設(shè)備物資管理水平，降低了項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)。其次，信息系統(tǒng)充分地展示了每項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理的流程，全部存入數(shù)據(jù)庫，避免了以前項(xiàng)目完工或人員變動(dòng)后，項(xiàng)目管理資料丟失，不可追溯現(xiàn)象，使設(shè)備物資信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成為一個(gè)管理信息化平臺(tái)。此系統(tǒng)的應(yīng)用，大大降低了企業(yè)經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)和管理成本，極大提高了企業(yè)管理效率和資產(chǎn)管理效益，對(duì)行業(yè)管理水平提升起到了示范作用。

[1]李春萍.淺析信息系統(tǒng)在企業(yè)物資管理中的應(yīng)用[J].河南化工，2015（18）.

[2]吳文革.淺談國有企業(yè)如何做好倉庫管理工作[J].經(jīng)營管理者，2015（14）.