淺談住房公積金檔案的特點及檔案管理

閆寶君

摘 要：近年來，隨著住房公積金制度的日趨完善，住房公積金的資金量和業務量呈現出快速增長的趨勢，其檔案數量也相應增加。本文簡要分析了住房公積金檔案的特點，并對如何加強住房公積金檔案管理工作提出了幾點意見。

關鍵詞：住房公積金；檔案；特點；管理

一、住房公積金貸款檔案基本概念

所謂的住房公積金貸款檔案指的是，管理住房公積金的部門在公積金貸款的相關工作中所形成、歸集的各類文件材料的權證，它真實記錄了各當事人在借貸的過程里履行各自的權利、義務的行為，它是管理部分之債權存在的證明。住房公積金貸款檔案是公積金管理相關工作的產物，也是公積金制度得以正確推行之基礎。

檔案主要包括兩個部分資料，分別為貸款前期辦理過程資料、貸款后期管理資料。住房公積金貸款形成的材料包含有借款人及配偶基本信息（戶口本、身份證、單身證明或結婚證）、申請表、繳存證明、借款人與配偶信用證明、放款通知書、談話備忘錄、擔保協議、還款承諾書、買賣合同或轉讓合同、付款憑證、借款抵押合同等，以上形成的一連串資料被我們稱為“原始資料”；我們所說的“發生資料”，指劃撥貸款以后來進行后期管理過程中所產生的資料，比如催收記錄、還款證明、還清證明、貸款核銷、法律訴訟等。以上的“原始資料”與“發生資料”一起構成為一套具有自身特點的完整的合同材料，成為一宗住房公積金貸款檔案。

二、檔案所具有的特點

1.它的形成過程具有動態性.。在一般情況下人們會理解檔案是在所有工作辦理結束后形成的文件，不過貸款檔案不是這樣的，住房公積金貸款的工作是由三個階段組成，分別為貸前、貸中、貸后，最長需要的時間可以達到三十年，在貸款工作已經全部結束以后，再去整理檔案明顯是不現實的。檔案在借款者提出貸款的申請，到獲得借款后就形成了。貸款檔案的形成不代表貸款工作全部結束，還要在以后的過程中不斷給檔案增加新的內容，比如還款情況、訴訟、擔保情況等，到借款者把還款義務履行完為止。正因為貸款工作具有長期性的特點，因此貸款檔案的形成具有動態性。

2.檔案材料具有特殊性。每使一宗住房貸款完成，都需要履行很多的程序，也牽涉到較多的部門，所形成的材料文件也不統一，所以貸款檔案材料具有其特殊性。拿一住房抵押貸款作為例子，借款者提出書面的貸款申請以后，還要經過貸前檢查、抵押登記、房地產評估等系列過程，這一些程序皆需書面材料。它們沒有統一格式，其紙型紙質與書寫工具也都不一樣。這樣一來，也就增加了整理、保管貸款檔案的難度。

3.檔案使用十分頻繁。貸款工作有著長期性，所以該類檔案使用的頻率遠高于別的類型的檔案。比如記錄借款者履約的情況時；當貸款遇上風險，要對抵押物處置時；履約完成后貸款者把相關材料歸還借款者時，皆要隨時隨刻調用檔案。

4.類別差異性。正因為擔保方式不一，導致了個人貸款所需材料也不一樣。住房公積金貸款在目前有三種方式：抵押、保證和質押，在整理保管資料時要根據擔保形式的不同區別地對待。

5.檔案的保管責任很重大。住房公積金貸款所涉及的金額比較大，它關系到了借款者、貸款人切身利益，還直接關系到很多繳存者的利益，因此防范貸款風險更顯重要性。

三、檔案的重要作用與重要性

1.它是防范貸款風險的依憑。貸款檔案具有重要法律效用，比如當事人進行了違約，無法履行相關權利和義務，以致風險產生。當事各方都可用貸款檔案當為依據，并且采取行為，把風險降到最低。

2.它是規范化管理住房公積金的基礎。公積金的所有權屬于廣大的繳存人，公積金直接牽涉千萬職工的利益，因此規范化管理檔案很重要。貸款檔案管理的規范程度直接決定公積金管理的合理程度。

3.它是加強貸款后跟蹤管理之依據。因貸款跨越時間較長，參與辦理的人員變動大，因此對貸款的管理需要始終把檔案當作依據，不然跟蹤管理的工作就無法進行下去。

4.它是社會中征信體系里的一部分。它能真實反映貸款的各方的情況，借款者履行合同的記錄體現了借款者的誠信度。公積金的繳存以及使用就是個人信用的履行過程，所以管理機構應該要充分利用檔案這一形式構建完善的征信體系。

四、檔案管理的基本原則

1.按照“一宗一卷”整理。將一宗貸款歸集成一卷，這是基本理念，不要因為貸款材料少，將幾宗材料合起來，這樣的話不利于對檔案的保管。

2.即時地進行歸集。信貸員工作時總是需要同時辦理多宗貸款，會使得貸款資料容易混淆。信貸員理應及時收集貸款工作中各類材料，需要針對各擔保形式貸款，制定一套收集檔案的目錄。由于信貸員第一個審閱貸款資料，因此他們負有貸款檔案歸集第一責任。

3.把格式進行統一。貸款的材料類別很多，所以整理貸款檔案難度很大，在整理的過程中，應該統一格式。制定合同的格式時，要采用A4幅面進行制定，在裝訂的時候將其他收據統一粘貼到A4紙上。

4.創建全宗目錄。將每卷檔案基本情況羅列到全宗目錄里，以便檢索使用。全宗目錄的建立可以按貸款數量多少或者按自然年份。

五、加強住房公積金檔案管理

住房公積金檔案管理起步較晚卻發展迅速，特別是近年來，隨著住房公積金制度的日趨完善和住房公積金資金量、業務量的快速增長，其檔案數量呈現出飛速增加的趨勢。如何建立安全、規范、高效的住房公積金檔案管理體系，逐步實現檔案管理的規范化、科學化和系統化，成為住房公積金事業發展的一個重要課題。

首先，要加強制度建設。結合《檔案法》及《住房公積金管理條例》的有關規定制定住房公積金檔案管理實施細則，使檔案的整理、分類、歸檔、立卷、保管、借閱和利用等管理明細化、規范化和制度化，建立健全檔案管理人員的崗位責任制和檔案保密制度，檔案管理做到有章可循，保證檔案管理工作安全有效地開展，確保檔案的準確、完整和安全。

其次，要加強對管理人員的業務培訓。由于人員編制的限制，住房公積金的檔案管理缺乏專業的工作人員，多數單位都是兼職管理，達不到檔案管理專業、系統、高效的目標。面對這種實際情況，一要加強檔案管理人員專業知識的培訓，積極學習《檔案法》以及近年來檔案管理的新理論、新方法、新觀念，增強檔案管理知識，提高檔案管理水平；二要加強住房公積金各項業務的學習，提高住房公積金檔案管理的業務水平和工作技能。

第三，要加強檔案的信息化建設。數字化是檔案管理的未來趨勢。一方面，對紙質檔案進行掃描，實現文書檔案向電子檔案轉換，有利于保管和查詢。另外，充分利用現有的住房公積金管理系統，把檔案管理工作前移，在住房公積金業務前臺把歸集、提取、貸款的原始檔案掃描入電腦，避免重復輸入信息，對檔案資料可以實現快速、高效的管理。

結束語

住房公積金是老百姓的血汗錢，“取之于民，用之于民”是住房公積金事業的根本宗旨。加強住房公積金的檔案管理，是住房公積金規范管理的需要，更是防范和化解住房公積金風險的需要。住房公積金的檔案管理不是單純的檔案模式管理，更是具有現實意義的、可操作的、可利用的動態管理，在加強檔案管理的同時，一定要遵循住房公積金檔案的特點，使其檔案管理向更高的層次邁進。

參考文獻：

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