新形勢下檔案管理工作研究

摘要：檔案管理工作因其工作性質，不斷進步的同時，也存在一定程度的滯后。如何在國家發展、社會轉型的關鍵時期，緊跟時代步伐，滿足新形勢下各單位檔案管理的需求，本文通過分析檔案管理工作的特點和現狀進行探討。

關鍵詞：檔案管理 信息化 整理

國務院辦公廳在其印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出，檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。因此，做好檔案管理工作，對于各地區各單位來說，是必須進行的基礎性工作。新時期新形勢下，檔案管理工作必須與時俱進，不斷推進檔案管理科學化、系統化、規范化的進程，加強檔案管理人員的服務水平和綜合素質。

一、檔案管理工作的特點

（一）不同階段表現。根據我國國情，檔案管理工作主要分為兩個工作階段：檔案室階段和檔案館階段。不同階段的工作側重不同，對于檔案的管理方式及檔案工作的服務對象也不同。檔案室階段，檔案的管理是為了本單位日常工作提供所需憑證和參考，強調利用性，一般屬于檔案的中間過渡階段。而在檔案館階段，檔案的使用價值降低，社會價值上升，檔案從社會應用走向永久保存。檔案管理工作的重心也側重于對檔案的保護和整理。

（二）主體依附性。檔案產生于其所記錄的社會主體和實踐活動過程，是對該主體的全部歷史以及經驗成果、方法理念的反映。因此，檔案具有主體依附性，檔案的價值與其記錄的社會主體息息相關。檔案的主體依附性，使其不具備一般的傳播性，無法進行正常的交互傳遞，從而限制了檔案管理的活動范圍。

（三）相對封閉性。基于檔案的生成性質，檔案管理具有相對封閉性。檔案直接關系到其所依附社會主體的切身利益，可能涉及國家機密、技術秘密等，因此，檔案從生成開始，便由國家嚴格界定對外封閉期。檔案封閉期不對外開放或限制開放，有利于檔案的有效保管和保密，但同時也影響和阻礙了檔案的利用。這是貫穿于檔案管理工作中的固有矛盾，也側面推動了檔案管理工作的發展。

二、當前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理機制不完善。當前，我國檔案管理工作尚未建立健全嚴格的規章制度和規范有序的工作流程。在實際工作中，建檔、保存、借閱等環節都存在疏漏，檔案資料收集片面、整理混亂等問題時有發生，這對檔案的日常使用和保護都造成了負面影響。檔案管理人員素質良莠不齊，且某些單位管理人員多為兼職干部，崗位輪換不規律、人員調動頻繁，無法專注于檔案管理業務，難以保證檔案管理工作的專業化。

（二）信息化水平不夠。隨著信息化管理的推進，文檔管理系統介入到檔案管理的工作當中，以信息化形式實現了文檔的集中選編、交互管理、靈活存儲。但文檔管理系統安裝復雜、存儲信息龐大，對管理人員的軟件水平提出了更高要求，并且具有一定的維護成本。因此，加強信息化建設，實現硬件設施齊全，提高人員信息化水平，是滿足信息化管理的基本條件。

（三）從業人員狀態。由于檔案管理工作的相對封閉性，以及日復一日復雜且枯燥的工作事務，作為檔案管理人員，容易把自己與外部環境隔絕，產生孤僻、壓抑的心理，對自身的職業產生煩躁不安的情緒。檔案管理工作本身也處于各單位整體工作的邊緣，擔負的職責往往得不到其他崗位人員應有的尊重，使得檔案管理人員和相關從業人員往往缺乏應有的職業成就感，進一步加劇了檔案管理人員不良的心理反應。

三、新形勢下檔案管理和服務理念的創新

（一）優化人員結構。以人為本是開展一切工作的基礎。檔案管理工作的創新，歸根結底是人的理念、思想、方法和素質的創新。要改變當前檔案管理人員兼職干部多、業務素質不均衡的現狀，需要培養和引進信息化、專業化人才，實現專人專崗和協同管理。

（二）優化檔案資源。檔案資源的收集，既要廣，也要精；既要全面，也要深入。不能一味求多，要嚴格按照《檔案法》《檔案工作實務》等法律法規和業務標準，結合實際，著重收集、整理具有代表性的資料，規范檔案建檔編檔，形成檔案資源的集中和優化。

（三）優化服務機制。檔案管理工作雖然具有其特殊性，但本質還是服務性工作。要改變檔案管理部門長期以來“你來查我才找”的被動形式，把握好利用和管理之間的尺度。要從管理人員開始，提倡積極主動的服務態度，推行檔案管理服務均等化。要靈活運用信息化管理，加強檔案管理人員協作、檔案管理部門協作以及兄弟單位協作，實現檔案資源共享，建立檔案“一站式服務”，從而使得檔案服務更便捷、更親民。

作為檔案管理人員，必須要對檔案管理工作的重要性有足夠的認知。隨著信息化建設的推進，檔案管理工作也在向新的階段邁進，檔案管理人員也面臨新的機遇和挑戰。在這樣的新形勢下，把握機遇，突破自我，實現發展，成為檔案工作的有力保障，是每個檔案管理人員都應當爭取的。

參考文獻：

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[3]徐章蕊. 新形勢下做好檔案管理工作的思考[J]. 商界論壇，2013（08）.

（作者簡介：劉樹君，男，中專，集安市清河鎮文化站站長）（責任編輯 張云逸）