影響檔案查詢效率的原因及解決對策

唐小華

摘要：目前，雖然科學(xué)技術(shù)和管理水平有了極大的進步，但檔案查詢依舊較為困難。本文指出了影響檔案查詢效率的原因，并且給出了相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：檔案查詢；檔案管理；制約因素；對策

檔案雖然不能直接帶來經(jīng)濟價值，但對社會的發(fā)展有著重要意義。做好檔案管理與查詢工作對社會發(fā)展非常必要。

一、影響檔案查詢效率的原因

1.檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄

部分檔案管理單位的領(lǐng)導(dǎo)人員檔案意識淡薄，沒有對檔案管理工作給予足夠的重視。有的領(lǐng)導(dǎo)人員認為檔案工作可有可無，不過就是一些抄抄寫寫的工作，也不能為單位帶來直接的利益或業(yè)績。在這樣的工作態(tài)度之下，檔案工作失去了規(guī)范，導(dǎo)致許多珍貴的檔案遺失，許多應(yīng)該整理的檔案積壓下來，再查詢十分困難。

2.開發(fā)利用工作滯后

檔案記載了許多珍貴信息，進行良好的檔案管理的目的就是為了整理歸納這些珍貴信息，將其中的價值開發(fā)出來。然而許多單位沒有對此進行有效的開發(fā)利用，沒有進行檔案編研工作，讓檔案處于靜止的狀態(tài)。部分單位雖然進行了檔案編研工作，但步驟凌亂，脫離單位的具體情況，這樣也不能將檔案的價值開發(fā)出來。進行檔案編研工作需要確定好出發(fā)點，立足于單位工作和職工兩個方面，全面而真實地開發(fā)檔案的價值。另外，這些開發(fā)利用意識淡薄的單位往往缺少將檔案信息投入社會服務(wù)的意識。例如：編寫檔案只參考史料內(nèi)容，選題與選材上刻板，編研成果價值低下，可利用率不高，并且往往用較長的時間進行編研工作，時效性也跟不上社會發(fā)展的要求。

3.管理人員水平不高

許多負責管理檔案的工作人員學(xué)歷相對較低，大多不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，對管理檔案的具體步驟不是十分清楚，檔案管理工作落實程度較差。這種現(xiàn)象在年輕的檔案管理者里較為明顯，而年紀相對較大的檔案管理者雖然有著多年的管理經(jīng)驗，但樂于積極學(xué)習(xí)先進管理理念的卻十分少有，大多沿用多年前的管理方案，難以將檔案的價值發(fā)掘出來，使這些珍貴的信息無法為社會發(fā)展做出貢獻。

4.資金投入不足，設(shè)備陳舊

原始的檔案工作采用手工抄寫的方式進行。而隨著時代的發(fā)展，這種陳舊的方式已經(jīng)漸漸脫離了人們的使用范圍。然而，許多地區(qū)并沒有跟上時代發(fā)展的腳步，依舊沿用著較為落后的管理方案，使得檔案無法變成靈活應(yīng)用的信息而被人們輕松查閱到。造成這一問題的原因是有關(guān)部門的重視程度不夠，沒有為檔案管理單位配備合適的軟硬件。許多檔案管理單位雖然已經(jīng)具備了計算機和互聯(lián)網(wǎng)，卻沒有配備相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，信息的關(guān)聯(lián)性沒有有機整合起來。檔案雖然傳輸?shù)搅嘶ヂ?lián)網(wǎng)上，卻處于碎片化的狀態(tài)，難以進行利用。如果對檔案的名稱不夠熟悉，很難查詢到檔案的具體信息。

二、加強檔案管理的對策

1.提高投入，建設(shè)平臺

有關(guān)部門應(yīng)該重視檔案的價值，加強對檔案管理事業(yè)的投入，引入先進的軟件，幫助各個單位構(gòu)建檔案管理平臺，讓檢索查詢的功能更加完備，讓檔案信息服務(wù)的范圍逐漸擴展。這樣在實現(xiàn)管理標準化的同時，也促進了信息資源利用的一體化，將各個單位的檔案整合起來，為日后的檔案編研工作打好基礎(chǔ)，也為社會發(fā)展提供了信息資源。

2.加強領(lǐng)導(dǎo)，培養(yǎng)意識

有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注意檔案管理的重要性，將重要性傳達到基層部門，對廣大從事檔案管理的基層工作者做好思想建設(shè)工作，幫助其樹立踏實肯干、服務(wù)大眾、求真務(wù)實、愛崗敬業(yè)的職業(yè)精神，使其以更加飽滿的精神投入到檔案管理工作中。同時，檔案管理單位要對檔案管理工作提出優(yōu)化創(chuàng)新策略，提高本單位的檔案管理及利用水平。

3.加強培訓(xùn)，提高素質(zhì)

提高檔案管理工作者的水平對推動檔案管理工作的開展具有重要意義。在招聘檔案管理工作人員時，相關(guān)部門應(yīng)把好素質(zhì)關(guān)，盡量選取相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生。對于已經(jīng)在工作崗位上服務(wù)的檔案管理工作者，也不能疏于培訓(xùn)，要定期為其提供培訓(xùn)的機會，將最新、最快捷的檔案管理方案和理念傳遞下去，全面提高每一位檔案管理工作者的素質(zhì)。

三、結(jié)語

要提高檔案管理查詢的便捷程度，相關(guān)部門需要從兩個方面入手。首先是通過配備相關(guān)設(shè)備，提升人員素質(zhì)，提高檔案管理的水平；其次是構(gòu)建檔案資源共享平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，將所有的檔案整合到統(tǒng)一的平臺中，以促進檔案管理查詢的便捷化。

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