二級學院行政秘書服務意識和能力素質的研究

胡雨青

二級學院行政秘書服務意識和能力素質的研究

胡雨青

在高職院校二級學院中，行政秘書的主要職責是處理辦公室的行政事務工作。在實際工作中，行政秘書還需幫助學院領導來解決那些日常瑣碎的事情，并管理好各項工作，他們在學院中往往能夠展現出重大的效用。然而，部分行政秘書在實際工作過程中依然存在著這樣或那樣的問題，由于部分行政秘書的服務意識比較薄弱，而且綜合素質水平明顯偏差，那么必然會妨礙到院校管理工作的進行。針對這種情況，文章將詳盡闡述行政秘書的各項工作職責，然后再結合實際情況來探析二級學院行政秘書服務意識以及能力素質提升的有效策略。

二級學院 行政秘書 服務意識 能力素質

高職院校的二級學院是教學、科研、行政的基層辦學單位。[1]學院辦公室是開展學院工作的主要部門，二級學院的所有主要行政管理工作均由學院辦公室來負責。而行政秘書則是在學院辦公室主任的引導下，專門管理學院辦公室行政事務工作。在行政事務工作過程中，二級學院行政秘書的重要性是不言而喻的，其實學院與其他院系、部門溝通交流的主要人員，同時還有助于協調學院領導與學院教職工之間的關系，并能夠幫助學院領導處理一些日常事務，從此不難看出行政秘書在學院辦公室工作中是極為關鍵的。

一、行政秘書的工作職責

（1）文書工作：在學院日常工作中，行政秘書需要做好二級學院規劃、工作規劃、有關報告、總結以及相關決議的制定，并將這些文件徹底分發給學院的相關人員。

（2）日常行政工作：在進行日常行政工作時，行政秘書務必嚴格遵守學校管理工作的相關要求。同時要認真仔細做好相關文件的接受與轉達工作，安排好各項學院的會議活動，確保學院后勤工作能夠保質保量地完成。

（3）檔案管理工作：由于二級學院的行政工作將會涉及到諸多文件和材料，故二級學院行政秘書必須要對這些材料進行合理分類。對于學院里的諸多檔案資料，行政秘書應該根據相關規范來進行管理，并將這些檔案放置在適宜的位置，做好檔案資料室的監管工作，并做好相關記錄。

二、二級院校行政秘書服務意識的強化

二級院校行政秘書往往會承擔著多個職務，在這種情況下，行政秘書不僅需要具有一定的靈活應對能力,而且還應該認真細心地對待每一項工作任務，務必將這些任務妥善處理完成。同時行政秘書還需始終秉持著以人為本的管理理念，通過學習來不斷強化自身的綜合能力，進而促使各項工作更具成效。而要想確保行政秘書的服務意識能夠持續提升，那么就應該要達成以下幾項要求。

（一）服務于領導

首先，行政秘書要學會察言觀色，只有這樣才能夠更加迅速的知曉領導人員的實際意圖，理清領導的工作思路，相關工作的關聯也會更加清晰化。同時，行政秘書還應該根據事情的急緩程度來展開各項工作，并了解清楚與學院有關的各種信息，并對其進行分析整理，然后將整理后的報告交至領導人員，這樣他們在制定各種決策時將有據可依。

（二）服務于廣大師生

學院正常運轉離不開后勤工作的撐持，行政秘書要與教師之間建立起緊密的聯系，這樣教學信息將能夠更加順利地轉達到各位教師。同時，還可以為教師設立相關檔案，幫助教師處理那些難以處理的問題，多與教師進行溝通交流，并及時向相關部門反映具體情況。再者，行政秘書應具備為學生服務的觀念，如果學生對某些事情存在著一定的疑問，行政秘書應認真解答。對于生活比較困難的學生，應該多多給予幫助，確保他們能夠順利完成自己的學業。

（三）服務于其他部門

各部門的協同發展能夠促使學院的行政效率不斷提高，故行政秘書必須妥善處理好各部門之間的關系，進而完成各項任務。對于院校的來訪者，行政秘書在接待過程中應該始終保持著良好的態度，這樣有助于進一步改善院校的形象。

三、行政秘書應擁有的能力素質

（一）業務素質良好

（1）文字語言表達能力：在學院工作過程中，行政秘書不僅要善于與他人進行溝通交流，而且還需要具有一定的文字功底，這樣才能做好院校的管理工作。不僅需要具備良好的文字功底，還需要具有良好的溝通協調能力，二者缺一不可。 文字是表達能力的具體體現，可以將學校的相關決策變成文字形式，變成各部門、師生間的互動活動。[2]而溝通交流水平則能夠在一定程度上反映出行政秘書管理工作的成效，行政秘書需要協調好院校領導與師生之間的關聯。要確保信息傳播至二級學院的全體人員，摒除院內所存在的一些矛盾，從而為教學和科研工作創設出更加優良的工作環境。

（2）現代辦公能力：伴隨著科學技術水平的持續提升，各種信息設備開始運用于學校教學中，故行政秘書首先則需要掌握好現代化辦公設備的具體操作步驟，這樣才能更好地展開各項工作。再者，還需要學會相關自動化軟件的實際使用方法，比如文字表格的處理。

（3）信息處理能力：校園網上上傳的信息往往與校園生活有著緊密的聯系，行政秘書要關注這些消息，對于那些與學院有關的信息內容，要立刻向學院領導人員進行匯報，并運用QQ群、校訊通等一系列手段來傳播這些消息。

（二）較強個人綜合素養

在二級學院中，行政秘書非常有必要擁有以下這幾個方面的能力：

（1）理解與領悟能力：在實際工作中，行政秘書要通過學習來不斷提升自己的理解與領悟能力，只有這樣才能更快地掌握好領導的本意，然后就能夠迅速展開對應的工作。

（2）交流協商能力：行政秘書的工作涉及到諸多方面的內容，并且要接觸到各種各樣的人，比如領導、管理人員、教師以及學生等等。同時，院校可能還會與校外相關企業部門進行合作，這時行政秘書要想做好學院的各項工作，那么就必須能夠與各方面人員之間進行協商溝通，并促使領導與師生間能夠建立起緊密的關系，這樣不僅有助于教學工作的開展，而且可以促使教學效率持續提升，故行政秘書務必注重各項工作的開展。

（3）獨立工作能力：行政秘書必須具備獨當一面的能力。[3]在實際工作過程中，行政秘書不能總是猶豫不決，要能夠獨自處理各種情況，比如最優方案的挑選等等。行政秘書在遭遇突發狀況時，務必要穩定好自身的心態，處理好人際關系，虛心聽取各方面的建議。現如今，二級學院行政秘書的職責變得越來越重，在這種情況下，行政秘書非常有必要強化自身的責任意識，并通過學習來促使自身的能力素質達到更高的水準，進而能夠為學院的管理工作提供更加優質的服務，促使學校能夠實現全方位提升。

（三）過硬的心理素質

由于行政秘書將會面臨著諸多繁雜的事務，故要想做好自身的工作，那么心理素質則必須比較強。

（1）始終保持著自信樂觀的態度：行政秘書要喜愛自身的職業，并能夠迅速融入到現實環境中來，促使自身的潛能被不斷挖掘出來。

（2）熱情主動：熱情坦率的工作態度能營造和諧的人際關系，能變被動為主動，變消極為積極。[4]

（3）開拓進取：行政秘書在工作過程中必然會遭遇到一些煩心事，需要能夠承受得住這些壓力，并能夠取得一定的進展。

四、結語

高職院校二級學院的行政秘書務必要注重自身的管理職責，強化自身的服務意識更加，確保自身的能力素質符合該項工作的需求。同時，要認真完成各項工作人員，推進學院的建設，促使高職院校二級學院能又快又好地發展下去。

[1]柏賀達．新時期下獨立學院行政秘書應具備能力探析[J]．中小企業管理與科技(中旬刊), 2014(02):21～23．

[2]宋柳萍．淺談高職院校系部行政秘書應具備的工作意識[J]．中小企業管理與科技(下旬刊),2014(09):69～71．

[3]王春瑜,胡雨青,王喜鴻． 淺談高校二級學院行政秘書的“配角”意識[J]．企業導報,2015(14):51～53

[4]張露萍． 文秘行政管理能力培養研究[J]．赤峰學院學報(漢文哲學社會科學版),2015(02):121～122．

（作者單位：三亞學院）