探析秘書工作的地位和職責

覃 偉

探析秘書工作的地位和職責

覃 偉

秘書工作具有很強的職能性和藝術性，一個好的秘書工作者要在自身的素質培養上做到全面而細致。秘書之職在于參謀，古語說：“謀事在人，成事在天”，成事者必先謀事。秘書的主要職能作用是助手、參謀。中央領導同志多次提倡秘書部門要充分發揮參謀助手作用。參謀工作的開展，是不斷發展變化的新形勢的需要，是領導工作努力提高科學化水平和效能的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。各地秘書部門的實踐也說明，做好參謀工作，是秘書工作有所突破的關鍵所在。參謀工作的突出地位，不是人為地推上去的，而是秘書部門的特殊地位與任務所決定的。

秘書職能 謀事 參謀工作

一、秘書工作的地位

秘書既是指秘書部門，又是指秘書工作人員。秘書部門是領導機關中的一個綜合性的辦事機構；秘書工作人員是領導機關或者領導人的助手、參謀，輔佐領導人處理各項具體工作。秘書部門（秘書處、辦公室）在領導機關中處于中樞地位，它協調機關各部門之間的工作，溝通各部門之間的信息，調整和解決各部門之間發生的矛盾。同時，它要處理機關內部的各種具體事務和領導人員的各種日常事務工作。行政秘書專指國家行政機關的秘書或者秘書部門。負責政府機關秘書工作的，一般為所在機關的秘書長或辦公廳（室），比如國務院秘書長，省、市、縣人民政府的秘書長、辦公廳（室），國家各部委的辦公廳，省府各廳局的辦公室等等。秘書、秘書部門在行政管理系統中尤其特別重要的地位。它一方面是領導機關、領導人的助手、參謀，協助領導掌握情況、獲取信息、進行決策、處理問題，分擔領導人大量的事務性工作，可以使領導機關和領導人更能集中精力和時間去研究、處理更重大的問題，進行重大問題的決策，有利于行政領導更正確、更有效地進行工作。另一方面，它協調行政管理系統內部關系，在不同層級的行政機關之間，在同一層級行政機關各部門之間氣紐帶作用，溝通情況、協調關系，有利于發揮行政機關的整體作用，提高行政效率。

二、秘書工作的主要職責

行政秘書作為領導的參謀和助手，擔負著重要的責任，他的職責是多方面的，主要有：

（一）協調領導收集、掌握信息

領導機關的基本任務就是決策，決策的正確與否，直接影響到行政效率，是行政管理成敗的關鍵因素之一。決策的基礎是信息，信息的獲取是否及時、正確，信息反饋是否靈敏，都關系到決策是否正確，從而關系到管理是否有效。收集、掌握信息的方法有以下幾種：通過文件掌握信息；有目的的進行調查研究；做好有關材料的信息統計工作；聽取下屬部門和人員的 情況匯報；通過群眾來信來訪和接待有關單位和人員來聯系工作；有計劃地閱讀各種報刊雜志。

（二）協調領導進行決策，下達指令，檢查執行情況

秘書或秘書部門在決策和下達指令工作中發揮重要的作用，他的主要任務是：協助有關職能部門，根據掌握的情況，研究并提出幾種可行的決策方案；在領導研究并確定決策后，要把計劃、規定、制度、措施以及決議等文件形成文字資料；通過會議或文件等形式，把領導的決策下達給所屬部門單位，責成他們研究執行；檢查決策貫徹、執行情況。

（三）做好文件、檔案的管理工作

文書事務是秘書工作中的經常性的重要任務。文書包括命令、指令、決定、決議、指示、布告、通告、通知、通報、請示報告、批示批復、函電等等，它們是傳達、貫徹國家政策、法令和行政領導各種決策的書面材料，也是溝通情況、交流經驗、知道工作的重要渠道。秘書的文書事務包括了起草文書、整理文書、大字、印刷、保管等具體工作。另外，檔案工作也是秘書的經常性工作。

（四）管理和處理群眾的來信來訪和接待工作

做好群眾的來信來訪工作，是密切行政領導機關與群眾的聯系，聽取群眾的意見和呼聲，改進機關工作的重要環節。同時，群眾的來信來訪，又為我們帶來了大量信息，有利于國家的政策方針、領導決策的貫徹執行；有利于了解下屬部門工作中取得的經驗和出現的問題。秘書部門和秘書還要積極協助領導接待各地來本單位洽談工作人員。

（五）做好會議的準備工作和組織工作

主要是：提供會議有關的各種情況和資料，對會議如何召開提出相應的方案建議；撰寫會議文件初稿，處理各種會議文件；做好會務安排；認真做好會議記錄，掌握會議情況；正確控制會議進程，交流會議情況，向領導匯報并貫徹他們的意見；組織好會議的宣布和貫徹好會議精神等內容。

三、秘書工作的特點

秘書部門和秘書人員在行政管理中的地位及職責，決定了秘書工作有以下特點：

（一）輔助性

秘書是領導的參謀和助手，秘書工作是行政管理工作的一個重要環節，它對行政領導起著輔助性的作用。秘書部門和秘書人員在處理任何問題時，應根據領導的決定和意圖來進行，不能代替領導做出任何決定；提出各種方案、建議，必須經過領導的研究、討論，認定后才能貫徹執行；秘書工作本身的業務一般來說都可以自行決定和辦理，但一些重大問題同樣應當經過領導的審核后才能實施。

（二）服務性

秘書工作的基本出發點是為領導在進行工作時創造方便條件，以提高工作效率和工作質量。秘書部門和秘書應當樹立“三服務”的思想，即為領導服務、為本機關各部門服務以及為基層單位服務的思想。其中主要是為行政機關的領導進行管理服務。為此，提供優質服務，是秘書工作的又一個重要特點。為了實現優質的服務，秘書工作人員首先要努力做到準確地領會領導的工作計劃和意圖；其次，要了解、掌握服務對象的情況，即領導班子的工作分工、工作制度，每個領導人員的工作特點和規律等；其三，要熟悉本機關各職能部門的職責范圍及主要負責人；最后，要努力做好各項事務性的工作。

（三）復雜性

秘書工作處于樞紐地位，它的工作對象、內容、方式都涉及到各方面。領導要抓的任何一項工作，都離不開秘書的協助。因而，秘書部門或秘書對每一方面的情況、問題都應了解，都要研究，并提出自己的意見供領導參考。秘書要處理和協調許多復雜機關、部門之間的矛盾、人際之間的矛盾，要與各種不同性格、不同要求的人打交道，無論工作性質和工作對象都是復雜多樣的。有時領導還會交辦一些特殊而緊迫的其他工作，秘書也應該認真對待。還要處理群眾的來信來訪和兄弟單位、下屬部門來機關聯系或者匯報的有關事宜。總之，秘書真如“萬金油”，什么病都得治。這說明秘書應當是“通才”，善于應付各種局面，與各種不同的部門、人群接觸并處理好他們中的矛盾，解決他們的問題。

（四）政策性

從秘書工作的性質和職責來看，秘書工作的全部內容都和政策緊密聯系起來，秘書人員要經常檢查本單位在實施管理中貫徹落實國家的方針、政策、法規、法令等情況，并及時向領導匯報，在制定決策處理文件過程中，必須和國家的政策、法令、上一級行政組織的決策保持一致；處理群眾的來信來訪大都是政策方面的問題。因此，秘書人員必須認真學習，理解黨和國家的方針、政策，加強政策觀念。

（作者單位：銅仁職業技術學院）

覃偉（1980-），男，貴州德江人，銅仁職業技術學院教師，研究方向：漢語言文學。