信息化時代高校檔案管理工作的問題及策略

呂莎莎

摘要：隨著我國科學技術的快速發展，檔案管理工作必然會實現信息化與網絡化發展，對于全國高校來說也不例外，本文首先指出了我國高校當前在檔案管理工作信息化發展中存在的主要問題，接著提出了針對性解決策略，希望對我國高校檔案管理工作的信息化發展有所幫助。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化

我國當前已經進入信息化時代，高校檔案管理工作只有與時代發展相適應，實現信息化與網絡化發展才能推進自身檔案管理工作的健康前行。高校檔案管理部門要充分利用校園網的優勢，實現檔案管理工作的信息化發展。

一、高校檔案管理信息化存在的不利因素

（一）基礎設施配置不科學

分析我國高校當前檔案信息化基礎設施建設情況發現，還存在著較為明顯的不合理現象，一味強調軟硬件配置而不考慮自身實際情況，導致出現了嚴重的資源浪費情況。有時在收集到各種電子檔案后，又不具備處理電子檔案信息的工具與網絡，硬件與軟件設施與此不配套，嚴重阻礙了高校檔案管理工作的順利開展。

（二）不具備完善的管理制度

我國當前很多高校在檔案管理工作中還沒有建立完善的電子化標準與管理制度，還主要依靠原來的管理人員應用傳統管理模式進行整理，學校領導沒有意識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作只針對校內使用者提供服務，沒有兼顧到大量的社會使用人員。最近幾年，我國高校雖然也建立了大量的檔案管理法規制度，但依然存在著管理制度不完善現象。有的高校還沒有配置專門檔案管理人員，不能有效解決檔案管理工作中出現的問題。查找檔案資料時存在著較為混亂的現象，借閱檔案資料不登記，長期借用不歸還，導致大量重要檔案資料丟失。

（三）不具備高素質的檔案管理人員

有的高校檔案管理人員不具備較高的學歷與專業知識，年齡偏大，還主要以傳統管理模式為主，不能掌握現代化管理手段，不理解檔案信息化管理的重要性，嚴重缺少高素質的檔案管理人才。

（四）不能主動開發檔案信息資源

第一，大量電子文件不能及時歸檔，導致大量文件流失；第二，沒有開展檔案數據庫與檔案網站建設；第三，不同高校應用的電子檔案管理標準不同，相互間不能開展有效的交流，阻礙了高校檔案信息化建設的順利發展。

（五）不能主動宣傳檔案管理工作

有的高校檔案管理部門過于保守、不具備市場競爭意識、不能主動宣傳館藏內容、不具備檔案管理的現代意識，固守自有的檔案資料不開放不開發，一味強調檔案內容的保密，影響了檔案事業的健康發展。

（六）不具備良好的檔案保存環境

不具備良好的電子檔案保存環境，存在較為明顯的外來磁場，使大量磁性載體產生消磁現象，造成大量檔案數據的流失，一旦遭遇機器故障或人為操作失誤則會嚴重影響檔案資料完整。

二、提高高校檔案管理信息化水平的策略

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

只有具備高素質的檔案管理工作人員，才能實現檔案的信息化發展。在招聘檔案管理人員時要重視考察其專業知識、專業技能。對現有管理人員開展形式多樣的培訓與進修活動，使其及時轉變管理觀念，掌握高超的現代管理技術。

（二）及時購置合理的信息化建設設施

第一，高校要根據自己的實際情況，引進最為實用的技術設備。建設完善的檔案信息化標準與規范化體系。實現電子文件的集中管理，做到校園網、校際網、檔案系統管理網的互通互聯。第二，大力開發檔案信息資源，重視做好電子檔案信息的收集、整理與應用。利用加大開發力度使檔案信息發揮更大的作用。

（三）有效保障電子檔案信息安全

高校還需意識到電子檔案信息安全的重要性，防止由于人為因素或病毒入侵造成檔案材料的遺失，第一，用于檔案管理的計算機全部安裝防火墻與殺毒軟件；第二，對關鍵計算機要安裝加固軟件，有效保障計算機系統的安全；第三，定時檢測網絡的安全性，尤其是高校內部局域網。

（四）樹立濃厚的服務意識

高校檔案管理工作要拓寬服務范圍，主動為社會各界提供檔案信息服務。高校檔案管理部門在開發檔案信息的同時，有效發揮現代計算機管理系統的作用，隨時掌握廣大用戶的真正需求，為廣大用戶提供針對性檔案信息服務。

（五）及時轉變管理理念

高校檔案管理工作要主動實現信息化發展，大力開發檔案信息資源。高校檔案管理人員要及時轉變管理意識，樹立為社會各界服務的觀念。高校還需在學校發展規劃中引入檔案管理工作內容，幫助檔案管理人員努力提高綜合素質，在檔案管理工作中充分發揮主動作用，敢于承擔檔案管理責任，認識到檔案管理信息化建設的重要性，逐步形成現代檔案管理意識。

（六）建立檔案管理信息化運行機制

開發檔案資源的目的就是為了使其更好的為人民服務，實現檔案管理工作的信息化發展是為了彰顯檔案信息的價值。因此高校檔案管理人員要致力于檔案信息的收集、整理工作，早日實現檔案信息檢索自動化。隨著我國科學技術的快速發展，檔案管理工作可以有效借助當前成熟的網絡技術實現檔案管理的信息化發展，使其更好為教學工作、科研工作、管理工作提供高水平服務。檔案管理人員要利用與各部門的交流與溝通，及時掌握各有關部門對檔案信息的需求情況，努力提高服務水平。同時鼓勵各部門上交統一格式的電子文件材料，提高電子檔案管理建設水平。高校檔案館工作涉及方方面面的內容，實現信息化發展離不開各個部門的支持與配合，只有學校相關部門及時收集、整理、加工各種數字化材料并上交到檔案管理部門，才能實現檔案管理工作的信息化發展。因此高校必須要建立一套完善的檔案管理信息化運行機制，要求領導對此給予高度重視，才能有效提高檔案管理信息化水平。

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