開展檔案信息化建設的探索

楊靜

[摘要]當今信息社會，必須以加強檔案信息化建設，建立完善的信息系統(tǒng)和快捷的信息交流來作為促進企業(yè)經濟發(fā)展、科技進步、事業(yè)發(fā)達的戰(zhàn)略舉措。作為企業(yè)基礎管理工作的檔案事業(yè)，也應該緊跟時代發(fā)展的步伐，與時俱進，加強和完善企業(yè)的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念，利用好檔案這種企業(yè)經濟和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。

[關鍵詞]企業(yè)檔案；信息化；建設

面向21世紀，面對信息技術的挑戰(zhàn)，計算機技術和網絡技術的發(fā)展，掀起了全球信息化的浪潮，檔案管理作為信息資源的重要組成部分，也被推到了浪潮的前沿。隨著企業(yè)OA（辦公自動化）、MIS（企業(yè)管理信息系統(tǒng)）的廣泛應用，檔案管理系統(tǒng)作為整個系統(tǒng)的子模塊，其管理現代化跨上了一個新臺階，數字化向傳統(tǒng)檔案管理模式和理論提出了挑戰(zhàn)。

黨的十八大指出，全面建設小康社會，最根本的是堅持以經濟建設為中心，不斷解放和發(fā)展社會生產力。因此必須完善社會主義市場經濟體系下的檔案信息化建設，深刻認識到檔案信息化建設在國民經濟和社會發(fā)展中的重要地位和作用。她告訴我們，信息化是推動工業(yè)化、推動現代化、推動經濟和社會發(fā)展的火車頭。檔案信息化是國家信息化的重要組成部分，也是推動檔案事業(yè)發(fā)展的火車頭。抓住檔案信息化就是抓住了加快檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略機遇，就是在努力發(fā)展先進生產力，就是在為黨和國家工作大局服務，促進經濟和社會發(fā)展。

一、檔案工作與信息化的含義

檔案是在各項活動中形成的，并以文字、圖片、影像資料、實物的形式真實的記錄了在發(fā)展過程中的點點滴滴，反映了歷史建設發(fā)展過程。成為社會發(fā)展的歷史文化積存。檔案經過檔案工作人員的梳理和價值判斷，規(guī)范的進行整理和歸檔，從而使這種無形的東西歸化為有形。檔案信息化是指在檔案管理活動中，從檔案實體管理模式向檔案信息管理模式重心轉移的過程。它代表了信息技術在檔案工作事業(yè)里廣泛應用，信息資源被高度共享，人的智能潛力以及檔案資源潛力被充分發(fā)揮，個人行為，組織決策和檔案社會化運行趨于合理化的理想狀態(tài)，其中計算機化程度是衡量是否進入檔案信息化的標志。檔案信息化建設是指：在各級組織的統(tǒng)一組織與規(guī)劃下，全面應用現代技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加快實現檔案管理現代化的進程。包括檔案信息數字化，檔案信息網站建設和數字檔案館（室）的建設工作。

二、檔案信息化建設的作用

（一）為領導決策提供參考

領導必須充分了解企業(yè)的歷史發(fā)展過程、周圍發(fā)展環(huán)境、企業(yè)的制度、管理方式和員工的思想狀況，并進行細致的研究。為此檔案就能發(fā)揮其作用，為領導者提供大量的資料，供領導和有關部門參考。

（二）為企業(yè)文化建設提供歷史文獻

檔案是編寫《企業(yè)發(fā)展簡史》、《企業(yè)發(fā)展概況》、《大事記》、《企業(yè)先進人物集萃》等史料匯集的依據。這些史料資料離開企業(yè)檔案是無法形成的，這部分企業(yè)檔案與企業(yè)的文化建設有著密不可分的聯(lián)系，是企業(yè)文化建設的直接依據。

（三）展示企業(yè)文化價值

企業(yè)檔案是發(fā)揮文化價值的一個重要途徑。企業(yè)檔案如實地記錄了企業(yè)創(chuàng)辦初期的艱辛、巔峰時期的輝煌、困難時期的堅持及企業(yè)歷史時期的原始資料和數據，各種合同等歷史資料，對企業(yè)的建設和發(fā)展起到了一定的作用。這一點在工作實踐中體會比較深，智寶公司下屬企業(yè)改制，涉及到文件資料比較多（如改制前期準備工作、招投標工作、產權轉讓合同等一系列文件），辦公室和改制相關部門一起，完成了改制企業(yè)檔案整理、歸檔等工作。為以后各級領導和部門檢查，提供了有價值的資料。

（四）為目標發(fā)展提供質量依據

檔案信息化建設的目標有局部和全局之分。局部目標即為組織目標或者團體目標，指通過規(guī)范控制與管理檔案信息流，提高檔案管理的效率和質量，實現本單位檔案工作的科學化、現代化管理，為本單位領導決策、行政管理、生產經營、基本建設、設備管理、技術更新、法律依據提供一流的檔案服務，通過改善服務形象，使本單位檔案工作實現健康有序的持續(xù)發(fā)展。

三、檔案部門自身文化建設

（一）增強文化底蘊

檔案工作者個人文化底蘊蘊涵決定著自己處事的思維方式并影響著個人能力水平的發(fā)揮。對于每個檔案工作者來說，無論是處在什么崗位，增加文化修養(yǎng)，夯實文化功底，增加軟實力。作為今天擔負著光榮責任的檔案工作者來說，多些文化素養(yǎng)對于調整自我、密切聯(lián)系群眾，推進日常檔案本職工作不斷走向進步，有著很重要的作用。

（二）發(fā)展檔案服務功能

檔案部門要真正認識到，要著重發(fā)展檔案的企業(yè)文化服務功能，真正體現檔案的文化功效，把檔案的文化資源、文化憑證放在重要地位上，作為檔案部門也要轉變作風，主動提供服務。建設服務型檔案文化，也就是主動提供利用。這就要求我們檔案部門要采取服務型措施、制定服務型章程、形成服務型氛圍。檔案工作人員要加強責任心，弄清楚哪些檔案是企業(yè)比較關心的，哪些檔案是以后利用率比較高的，要做到心中有數。形成具有提供利用快，影射范圍廣，認可反向度高的優(yōu)勢。

（三）增強檔案文化意識

檔案文化建設要求檔案部門轉變傳統(tǒng)觀念，深刻認識檔案的文化屬性，增強檔案工作的文化機制，確立嶄新的文化工作機制，凸顯檔案文化屬性，從而在群眾中樹立檔案工作的文化形象，使檔案文化在企業(yè)文化建設中奠定基礎。

四、檔案的收集、管理與開發(fā)利用

（一）檔案的收集

檔案收集工作是檔案工作的基礎和起點，沒有檔案的收集，就沒有檔案的形式。檔案收集工作做的好不好。直接影響檔案的整理、質量和利用，信息化建設也是無米之炊，目前企業(yè)在收集工作中存在以下幾點問題：檔案收集材料不齊全、不完整、不到位及個別部門和人員不移交，催好幾遍也無濟于事，這種現象經常發(fā)生，對企業(yè)的發(fā)展造成嚴重阻礙。如何改變類似現象，從檔案工作者和廣大職工來說只有認識到檔案的重要性，才能使企業(yè)的檔案發(fā)展更上一個臺階。如何改變檔案收集工作不良局面呢？我認為應當做到以下幾點。endprint

1.建立健全規(guī)章制度，制定獎罰辦法

俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，做任何一項工作，沒有規(guī)章制度作保障，工作不可能做好，要制定專項收集制度與措施納入到企業(yè)制度和個人的績效考核之中，定時考核，明確任務，責任到人，如項目竣工時必須移交竣工圖紙和相關的技術資料，如不移交或移交資料不齊全，工程不能通過驗收，財務不給結款。

2.加強宣傳，獲得領導和職工的關注

由于諸多原因，很多職工普遍對資料歸檔的重要性認識不夠，因此給檔案工作者帶來困難。這就要求我們通過多種途徑和方式進行宣傳，使廣大職工人人皆知。

3.主動參與，掌握方向

檔案工作人員在檔案收集時應主動爭取，積極參與。檔案部門在參加各種會議時，必須做到心中有數，及時與領導和各部門溝通，達成共識，爭取他們的理解和配合。

4.擋案人員要嚴把質量關

對缺少的資料和不符合歸檔要求的資料退回文件形成部門，在收集檔案資料時經常遇到資料不齊全、不完整情況。如：有的文件缺少附件，文件編號重復，無蓋章，有的有批復文無請示文等等，這就要求我們在收集材料時對移交的每份文件進行過目，仔細檢查，對缺少的文件追根溯源，收集齊全；對不符合存檔要求的文件，一律要求返工，嚴格按照檔案收集制度辦事。

（二）做好檔案管理工作

1.建立健全切合實際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有文書檔案、電子檔案、實物檔案等。因此需要完善檔案管理制度、庫房管理制度、檔案鑒定銷毀及各項業(yè)務檔案制度。檔案工作人員要嚴格按照文書檔案制度，正確地進行分類、立卷、編號、擬寫標題，嚴格按照檔案鑒定銷毀制度進行鑒定、銷毀，按照庫房管理制度進行清潔、通風、做好防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。使檔案的壽命更加延長。

2.完善電子文件的處理工作，實行數字化

檔案在科學技術突飛猛進的今天，人類進入了信息時代，計算機的應用也成為檔案管理不可或缺的重要組成部分，計算機的發(fā)展為檔案管理發(fā)展提供了準確的依據。因此檔案信息化基礎建設是檔案信息建設及各項應用檔案建設系統(tǒng)的基礎和前提，檔案信息化基礎信息建設整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設的整個硬件和網絡，要在建立檔案局域網的基礎上與辦公自動化、互聯(lián)網連接起來，建立電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng)，推進電子文件歸檔、接收、保管、利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數據庫的建設。

3，提高檔案人員的素質，加強檔案工作人員的業(yè)務水平

檔案工作人員是檔案管理和檔案服務工作的主體，檔案工作人員水平的高低、能力的提高對檔案事業(yè)的發(fā)展起著決定性的作用，因此，檔案工作者自身應注重文化水平的提高，專業(yè)能力的學習。

（三）做好檔案的開發(fā)利用

檔案信息資源開發(fā)利用是指檔案館（室）根據特定利用者的需求和社會需求，將檔案室館藏的靜態(tài)的檔案信息通過查找、篩選、加工、編輯等手段變?yōu)閯討B(tài)信息，通過一定渠道傳播給利用者并被利用者接受的過程。

1.加強檔案資源建設，為檔案信息資源的開發(fā)利用打好基礎

開發(fā)利用檔案信息資源，擁有檔案是基礎。檔案資源建設是一項事關檔案事業(yè)興旺發(fā)達的基礎性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保證，只有大力加強檔案資源建設，注重做好檔案收集工作，檔案信息資源的開發(fā)利用工作才有可能做得更好。檔案的收集工作是檔案信息資源開發(fā)利用的起點，沒有檔案的收集，就沒有檔案信息資源，沒有檔案信息資源，就不可能進行開發(fā)利用，從這個意義上說，檔案資料的收集工作是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎，是首要工作。檔案部門要及時、準確、客觀地收集檔案資源，最大限度地接收檔案的范圍和標準，把握一切可被利用的、原始的、客觀的、真實的檔案，不斷豐富充實檔案信息資源這座寶庫，采用數字方式存儲起來，實現檔案信息資源信息化，為網絡傳輸建立充足的數據庫資源。這也是檔案基礎業(yè)務工作的一項重要內容。

2.運用現代信息技術手段，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平

實踐已經充分證明，現代信息技術手段是高質量快速進行檔案信息資源開發(fā)的重要手段，它可以創(chuàng)造優(yōu)越的條件，提高檔案信息的質量以及檔案信息的傳遞技術，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，使大力開發(fā)和科學合理、有效利用檔案信息資源成為現實，也可以為共享檔案信息資源打下基礎。積極、主動運用現代信息技術，全面地傳遞信息，是開發(fā)利用檔案信息的主要途徑。

3.加強檔案編研工作，是檔案信息資源開發(fā)利用的重要途徑

檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉化為動態(tài)，由傳統(tǒng)的服務轉為提供綜合檔案信息的高層次服務。通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，縮短收集信息的時間，提高工作效率，推進各項事業(yè)的發(fā)展。它是提供檔案信息為企業(yè)服務的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。加大編研工作的力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進檔案信息資源開發(fā)利用的必然所在。

4.搞好檔案服務工作，優(yōu)化開發(fā)利用檔案信息資源的環(huán)境

檢索工具是從浩瀚的檔案中迅速提取檔案的有效手段。編制檔案檢索工具，是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎工作，要十分重視這項工作。應本著檢索檔案信息實用、方便、迅速、準確的原則，采用微機管理及實行電子計算機檢索等現代化服務手段，完善檢索工具，優(yōu)化檢索手段，提高服務效率。

檔案利用工作是檔案業(yè)務工作的中心環(huán)節(jié)，是開發(fā)利用檔案信息資源的直接途徑。要搞好檔案的利用服務。《檔案法》指明，檔案的利用是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。檔案的利用工作是檔案部門為利用者提供檔案和各種相關服務。要最大限度地滿足各方面對檔案利用的需求，提高查全率和查準率。主動拓展服務領域，開展全方位、多層次、多渠道的信息服務。要加快檔案信息化建設，全面推進檔案信息資源的數字化建設，提高服務能力，方便快捷地利用檔案信息資源。

綜上所述，檔案信息化建設作為企業(yè)管理的一部分，必須適應新時期發(fā)展的要求，檔案工作人員應創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能，用信息化帶動檔案管理集成化、現代化和科學化，夯實檔案信息化建設與企業(yè)文化的基礎，做好檔案管理工作，促進檔案信息化不斷向前發(fā)展。endprint