“互聯網+”環境下電子文件利用方式研究

摘 要：“互聯網+”的不斷深入發展，使得電子文件的利用越來越廣泛，并已經成為我國信息化實踐的一種基本憑證。在檢索、傳輸、利用等方面，電子文件以簡單、高校、快捷、可足不出戶的在電腦終端可以看到并利用的特點，使得人們對其信賴有加，并使用越來越頻繁。但是，電子文件在利用的過程中也存在一定的安全和管理問題。因此，本文通過對電子文件在互聯網+的環境下利用的方式及其存在的問題進行探討，并針對性的提出改進策略，為互聯網背景下，電子文件利用的安全性提供保障。

關鍵詞：電子文件；“互聯網+”；電子文件利用方式

在現代化的企事業單位管理中或者個人的生活中，文件是主要的信息交流的重要載體，同時，文件作為“憑證”“信息資源”等的定位，這對于企業、政府和社會的發展具有非常重要的意義。隨著信息化技術的不斷發展，電子文件這種自動化的信息載體已經取代之前的紙質文件被廣泛的運用，但是從傳統的紙質文件向互聯網+技術的電子文件的傳化雖然推動了社會的發展，并給企事業單位、政府和社會的管理創造了便利，但是在電子文件的利用和管理方面還是存在一定的問題，這些問題有一部分是技術的原因導致的，但是也有一些是因為現用的文件管理不足造成的。因此，研究互聯網+環境下電子文件的利用方式具有非常重要的意義。

1 電子文件利用的方式分類

（一）作為文件載體利用

電子文件作為文件載體利用，主要是指企事業單位或者政府的文件保管的部門給文件使用者直接提供所需的電子文件的文件載體的一種方式。這個利用方式要求文件保管的部門必須具備輸出、處理和實現電子文件的軟硬件的平臺。這種利用方式，減少了通信傳輸過程中的管理工作，但是這種利用，很大程度上局限于文件保管部門的計算機信息系統中文件信息資源的量。

（二）作為載體復制利用

載體復制，是指用戶利用移動硬盤或者光盤等將檔案部門載體上的電子文件信息復制過來，并帶回去使用的一種電子文件利用方式。這種方式可以達到同一個電子文件被多次的重復使用，更加的提升了信息資源的利用率，但是，這樣的利用方式，在一定程度上加大了電子文件的信息安全隱患，在處理不當的時候，也容易造成電子文件中的信息的缺失。因此，在使用這種電子文件利用方式的時候，一定需要設置一定的復制和使用的權限，確保電子文件中信息資源的安全性、完整性和保密性。

（三）在網絡瀏覽的利用

隨著互聯網+的不斷深入發展，網絡給予了電子文件提供了更大、更便捷的傳遞平臺，網絡瀏覽成為了電子文件的信息資源的一個重要的交流方式，網絡流程也就成為了電子文件利用的一個重要方式。這種利用方式對于企業之間、單位之間、館際之間等信息資源的互相交流是非常有利的。這種利用方式解決了之前的電子文件存儲載體或者復制等要求，直接通過現代化的網絡進行電子文件的傳遞，這樣更加的便捷、安全、保密性強，而且只需要利用雙方都有瀏覽器和相應的電子文件信息資源輸出設備就可以完成的。

2 互聯網+環境下電子文件利用方式存在的問題

（一）電子文件信息安全存儲問題

在互聯網+的環境下，電子文件的利用方式有以上三種，但是在這個利用的過程中，容易造成電子文件信息的存儲的安全和內容的安全。這種安全問題主要是由電子文件的存儲載體造成的。電子文件的存儲載體可能會因為使用太久或者自身的質量等問題造成的存儲載體的損毀，導致電子文件載體的信息數據不具可讀性。

（二）電子文件流轉中的信息安全問題

對于電子文件的信息安全來說，信息安全技術主要是應用在電子文件的流轉中和存儲過程中，這表明了，電子文件的信息安全是一個連續不可間斷的過程，雖然對電子文件存儲過程中的安全很重要，但是電子文件流轉過程中的安全也不可忽視。在現在的電子文件流傳過程中的信息安全技術有一種應用比較廣泛的就是加密技術，這是一種對電子文件進行加密后形成一段不可讀的代碼，需要輸入相應的密鑰才可以看到真實的電子文件信息的一種方式，防止電子文件在流傳的過程中出現安全問題，但是現實生活和工作中，很少有單位對該情況給予高度重視，加密技術也很少運用到電子文件的流傳中，造成了電子文件信息安全問題的頻發。

（三）電子文件信息安全管理問題

電子文件信息安全的管理，是電子文件管理的重要部分，也是信息安全保障的前提，但是很多的信息安全管理問題都是因為管理人員的安全意識淡薄或者信息安全管理制度的不完善等引起的。例如2010年的維基解密事件，該事件的發生和形成雖然有非法人員的竊取行為造成的，但是更重要的是內部電子文件信息管理人員安全管理意識淡薄引起的。當電子文件信息管理人員缺乏信息安全管理意識的時候，他們對于電子文件的管理能力是不夠的，對于電子文件信息安全的問題沒有處理能力，也無法做到絕對維護，那樣對于電子文件信息的安全構成了嚴重的威脅。因此，為了更好的確保電子文件信息安全，建立適合的電子文件信息管理機構，制定科學合理的電子文件信息安全管理制度是十分必要的。

目前，我國的很多企事業單位在進行檔案管理的過程中，主要采用的是電子文件和紙質文件并存的一種管理方式，這種方式對于電子文件信息的安全是十分不利的，在進行電子文件的信息管理的制度的制定的時候，因為局限于部分傳統紙質文件檔案管理的存在，使得電子文件信息化管理與現代化信息發展存在一定的差距，無法做到完全的電子文件信息的安全管理。而一切的電子文件信息安全的管理是需要依靠檔案管理人員來完成的，這就需要管理人員具備一定的電子文件信息資源的收集、整理、歸納和利用電子文件的能力，并且這些能力需要得到電子文件信息管理機構的認可，通過一定的管理手段來實現。

3 基于聯網+環境下電子文件的利用方式的建議

（一）建立電子文件信息檢索數據庫

建立電子文件信息檢索的數據庫，是指按照一定的程序，將電子文件的信息資源進行篩選、整合、編排、存儲、管理等的一個過程。這種方式可以有效的對各類的電子文件信息進行分類存儲，后期人們在利用電子文件信息檢索數據庫的時候，可以根據自己的需求選擇不同的數據庫進行分類檢索，減少了檢索的時間，確保了信息的完整性和有效性，這是在最大程度上利用了現代化的互聯網+的優勢，加強對電子文件的利用。

（二）實現電子文件網上聚合共享

實現電子文件網上的聚合共享，可以促進電子文件信息資源的有效聚合，達到最大程度的信息資源的共享和交流。在現代化信息科技飛速發展的今天，通過互聯網進行電子文件的信息資源的獲取是一種適合現代社會發展的重要方式，這種方式提高了檔案開放服務的水平，同時也給予了不同需求的人們選擇不同檔案信息的機會，這種聚合共享在一定程度上講電子文件的信息資源進行了整合，在達到共享的同時，降低了分散查找資料的難度。

（三）對電子文件實施標準化管理

在互聯網+的環境下，電子文件資源信息的網絡利用，關鍵是對單子文件實施標準化管理。對電子文件實施標準化管理，首先需要將電子文件利用過程中的各個環節進行標準化管理，確保電子文件的有效利用。但是現代社會中，雖然很多企事業單位對電子文件實施了管理，但是其標準不一，具有自身的特色，使得相互交流出現了障礙，只有在全國范圍內實施電子文件的標準化管理，才能有效的推動互聯網+環境下電子文件的利用，現實電子文件的交流和共享。

參考文獻

[1]殷菲.電子文件信息安全問題與策略研究[D].安徽大學，2016.

[2]陳琿夏.機構電子文件管理能力評估與實證研究[D].浙江大學，2014.

作者簡介

羅茜（1984-），女，漢，湖南長沙市人，本科，助理館員。endprint