新時期針對事業單位檔案管理工作的幾點思考

陳留芳

摘 要：事業單位是經濟快速發展與社會和諧發展的支撐體系，檔案更是承載重要信息的主要載體。事業單位檔案管理工作面臨著新的需求和挑戰，提升和優化檔案管理工作水平，是當前不容忽視的問題。優化事業單位檔案管理，不僅有助于滿足人民不斷增長的物質文化需求，而且對社會事業平穩而迅速的發展有著至關重要的推動作用。本文就新時期事業單位的檔案管理工作進行了幾點思考。

關鍵詞：新時期；事業單位；檔案管理

1 引言

檔案管理不僅能夠保證整個行政事業單位協調、有序、高效的運行，更重要的是對單位自身的科學發展、社會精神文明的建設、人民群眾正當權益的維護都有著重要的作用。如何更好地提升和優化檔案管理水平，融入新的發展思路，這是目前我們需要進行深度思考和探究的重要問題。隨著我國各項事業的不斷發展，傳統的檔案管理工作方式已經難以適應時代的需求，需要不斷的更新和優化。在展開相關管理工作中，我們應該以更加科學的視角，對于管理工作進行優化。

2 檔案管理優化的重要性以及必要性

檔案管理是組成事業單位日常管理的重要部分，看似微不足道，實則關系重大。事業單位檔案管理是許多管理工作重要的決策依據，對事業單位的工作狀態、成果、建設及發展有重要影響。在新時期，事業單位的檔案管理工作，可以很大程度上體現其人力資源的管理狀況和人員的素質。尤其是在信息技術得到廣泛應用的時代背景下，很多機構和單位都實現了信息技術的覆蓋，事業單位的檔案管理工作也應順應時代發展的潮流，充分借助信息化帶來的方便，不斷優化檔案管理工作，提升事業單位的人力資源管理水平。

目前，我國事業單位的檔案管理體系仍不夠完善，相關制度仍有待規范，檔案管理工作的流程仍不夠清晰明確。部分檔案管理人員自身綜合素質能力相對有限，且從未經過專業培訓。檔案管理隊伍的穩定性也相對有限，人員流動不合理。信息化基礎設施不完善，辦公環境較為陳舊，檔案存放空間沒有規范性，這些都在一定程度上影響了檔案管理工作的整體效果，導致了檔案工作中的一些問題不能進行有效的解決。

檔案部門要不斷優化檔案管理工作，提升管理的效率和水平，進一步充實檔案部門的服務功能，能夠滿足事業單位對信息資源的篩選、分析、匯總等要求，推動事業單位的進一步發展，以便為事業單位提供科學有效的信息資源。

3 事業單位檔案管理工作存在的問題及改進措施

（一）對檔案工作的不重視

一直以來，沒有認清檔案工作的重要性是行政事業單位的工作人員，從單位領導到職工本人普遍存在的現象。大多數領導都認為檔案工作都屬于幕后服務工作內容，不能為單位創造可觀的經濟利益。而且在年度和任期考核中，上級領導也沒有考慮把檔案工作納入其中。因為沒有認識到檔案工作的重要性，工作人員的責任心不強，沒有積極的態度去完成工作，在工作時，存在應付心理，不規范的現象時有發生。對檔案工作沒有給予足夠的重視，導致檔案工作長期處于被動狀態，規范化和標準化更是不會被談及。

要想實現對現階段檔案管理工作的全面優化，首先，事業單位應當充分認識到檔案管理工作的重要作用，對檔案管理工作給予足夠重視。從制度層面上入手，對于當前檔案管理制度進行調整，使管理制度更加科學化。要根據事業單位的實際情況，以及對檔案資源的使用要求來進一步明確檔案管理的各種規范和要求。設置專門人員對檔案管理工作的質量和情況進行管理監督，使之形成一個圍繞事業單位的檔案管理體系。同時要不斷提升檔案管理人員的工作積極性和創造性，明確責任，引導其嚴格遵守各項檔案管理工作規范，不斷提升檔案管理工作的質量和水平。

（二）工作人員業務素質的欠缺

檔案管理工作要求專業性強，技術性高等特點。因此對相關工作人員的業務水平有著較高的要求。隨著事業單位的發展，原有的、專業素質較高的檔案管理人員被調走，而分配到檔案管理部門的人員大多是新手，工作能力往往不能達到標準。沒有經過專門的培訓，對檔案的管理過程不知曉，工作內容對他們來說相對模糊。管理意識淡薄，存在著消極、懈怠的情緒。一些管理人員工作態度不端正，常常因為責任心不強，在收集、整理、歸檔、裝訂等方面不夠認真，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況。

檔案管理工作是一項嚴謹的工作，對于檔案管理人員自身的素質和能力方面有著極高的要求。可以說，檔案管理人員的素質水平，直接影響著檔案管理工作的質量，影響著各種檔案資料的科學性和準確性。為了減少因管理人員素質和水平不足而給檔案管理工作帶來的限制，我們應當做好人員隊伍的全面優化，注重提升檔案管理人員的素質水平。引入經驗豐富，能力強的檔案管理人員。結合內部管理培訓，提升整個隊伍的整體作戰水平。不斷提升檔案管理人員的工作能力和職業道德觀念，在福利待遇方面給予充足支持，進一步保障檔案管理人員的工作積極性。

（三）現代化管理設施較為落后

科學技術的不斷發展，更新速度迅猛，計算機信息也逐漸深入到我們的生活和工作中。為我們的工作和生活帶來了很大方便。然而在檔案信息管理系統，由于沒有及時、充分的認識和發揮先進技術手段的作用，所以沒有將計算機技術廣泛運用到檔案管理中。其中甚至有些單位檔案室庫房建造不完善、不規范，檔案現代化及檔案保護設備配置基本不全，使得檔案現代化設備安置無法實行。

優化事業單位檔案管理工作，不能僅靠人員調整，硬件設備上也要提供相應支持。事業單位內部應積極加強投入，對服務于檔案管理的基礎設施進行合理的優化，使檔案管理工作在合適的環境下有序進行。做好配套防火防水防盜措施，檔案室應避免日光直射。，還需要保證檔案室內濕度、溫度以及通風。應當確保檔案管理部門干凈整潔，保證檔案信息安全。

（四）檔案檢索效率較低

相對于手工檢索而言，計算機檢索的效率較高，然而我國大多數事業單位采用的仍是手工檢索。顯然，檔案檢索的效率和檔案的硬件設施具有很大的關系。為了提高檔案檢索效率，許多部門專門研發多種檢索工具，認為檢索效率與檢索工具的數量呈正比。然而若是將檢索工具設置的太細、過于繁瑣，可能會出現搜索檔案重疊的情況，反而不利于檢索

檢索效率的提高，不僅是速度的加快，更在于檢索工具的精益求精。應當結合事業單位實際情況進行改進，在當前檔案管理工作信息化建設中，事業單位的檔案管理模式也在不斷更新變化。對于檔案資料的形成、積累、整理、歸檔等工作環節，應當進行充分研究，落實好崗位的工作職責，引入考核制度，以提高工作人員的積極性，提高檢索效率。

4 總結

總而言之，隨著新時期經濟與社會事業的持續快速發展，事業單位檔案管理面臨著更高的需求。認識到，安全工作不僅是對原有檔案進行保存，還要保障信息安全。提升重視程度，對于檔案管理工作中難以滿足實際需求和時代潮流的部分及時予以改正，最大限度提升檔案管理工作的整體效果，推動事業單位進一步平穩有效發展。

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